Opmerking

Reactie van Yvonne Welings op 3 Maart 2014 op 14.00

@Anne, er is veel behoefte aan duidelijkheid op dit gebied, zie mijn eerdere vraag van vorige week over b.v. Brondocumenten.
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/digitaal-zaakgericht-werken...

Reactie van Anne Poelman op 3 Maart 2014 op 13.43

Vanuit UW-Samenwerking ben ik bezig met het project Substitutie. Alleen nu vraag ik me af hoe anderen gemeenten de archivering van aanvragen paspoort/ ID-kaart (met foto), rijbewijs, etc hebben geregeld in combinatie met substitutie. Nu worden deze formulieren maandelijks (paspoort) en jaarlijks (rijbewijs) aangeleverd in mappen. Laten jullie deze allemaal inscannen samen met de foto en word de papieren variant dan vernietigd?

 

Reactie van Mart Mommers op 27 Februari 2014 op 13.39

Ik sluit me ook aan bij de reactie van Leo. Er ligt nu een goede handreiking voor maar ik had wel een meer op de praktijk afgestemd instrument verwacht. De handreiking dwingt, en daar is de gehele handreiking op gebaseerd, tot nadenken en tot het maken van een heleboel keuzes. Eerlijk gezegd heb ik wel zo mijn bedenkingen bij het fenomeen bronfunctie en zal er zeker nog aan geschaafd moeten worden. Zo lees ik bij 5.2.4.iets over verlies van functionaliteit bij spreadsheets wanneer je die als pdf opslaat. Terecht maar geldt alleen als je een born digital spreadsheet wil opslaan in een duurzaam bestandsformaat en niet voor een spreadsheet die je in papieren vorm (waar vervanging over gaat) krijgt aangeboden. Jammer ook dat er niet verwezen wordt naar het forum standaardisatie v.w.b. het gebruik van bestandsformaten en de brochure (over tekstdocumenten) van het NOiV. Ik zie die als schoonheidsfoutjes die ongetwijfeld hersteld gaan worden. 

Reactie van Yvonne Welings op 27 Februari 2014 op 12.21

Ik zou graag willen weten welke documenten van Burgerzaken wel of niet onder vervanging vallen.

Voor een toelichting op deze vraag zie deze link en de handleiding wet BRP link

Reactie van Bart van Oerle op 26 Februari 2014 op 8.49

Ik sluit mij helemaal aan bij de complimenten en de zorgen van Leon.

 

Een compleet en waardevol handvat voor iedereen die met vervanging aan de gang gaat. Maar met beide voeten in de modder staande maak ik me tegelijktijd zorgen over de uitvoerbaarheid bij toepassing in dagelijks proces.

De technische eisen die gesteld worden aan het dagelijkse scanproces zijn (erg) hoog. Als je dit één op één toepast wordt het scanproces behoorlijk gefrustreerd schieten opslagkosten enorm omhoog. Voor mij is onduidelijk welk belang daarmee gediend is.

 

Huidige praktijk is dat scansoftware zorgvuldig ingesteld wordt middels vaste profielen. Scanners worden goed onderhouden. Als je daaraan een goede procedure toevoegt  waarbij het 4 ogen principe voor goedkeuring/controle van een scan goed toegepast wordt. Dan hebben vakmensen met eigen ogen kunnen zien dat een scan goed gelukt is.

 

Ik begrijp natuurlijk best dat bij zo'n toetsing de kwaliteit niet objectief meetbaar is, en dat de een wellicht een scan eerder afkeurt dan de ander. Maar ik vertrouw dan toch ook graag in het vakmanschap en gezond verstand van de mensen die daarvoor aangesteld zijn. (met de zeer goede handreiking voor kwaliteits controle, kan je dat nog steeksproefsgewijs regelmatig controleren ook)

 

Ik begrijp bijvoorbeeld niet waarom een scanner dagelijks meerdere malen gecalibreerd zou moeten worden. Ik begrijp ook niet waarom compressie van bestanden eigenlijk niet gewenst is, als we met onze 4 ogen controle kunnen zien dat het resultaat zeer acceptabel is. Om maar 2 concrete voorbeelden te noemen.

Met name de richtlijnen op het gebied postintake vind ik dan ook erg ver gaan voor het verwerken van dagelijkse post. Blijft dat werkbaar en wordt het niet onnodig kostbaar?

 

 

 

Reactie van Anne Poelman op 26 Februari 2014 op 7.13

Bedankt voor het delen. Ik ga mij er eens verder in verdiepen.

Reactie van Henk Sligman op 25 Februari 2014 op 14.15

@ Peter en alle andere kundigen dank voor de publicatie. Ik zal het eens doorworstelen en ik denk dat het hier toegevoegd wordt aan de interne regelgeving als een "richtlijn" onder de noemer "de gemeente archivaris kan nadere regels stellen voor "vervanging", Dus dank

Reactie van Peter Diebels op 25 Februari 2014 op 14.14

Dank voor alle lof aan de werkgroepleden en andere betrokkenen van Archief 2020. Blij ook met de eerste uitgebreide reactie van Leon van Oosterom. Gebruik dit forum vooral om dergelijke signalen af te geven. Zo kunnen we vanuit Archief 2020 zaken toelichten, verbeteringen noteren en discussie voeren. Ik zal samen met de andere werkgroepleden de reacties volgen, verzamelen en regelmatig reageren!

Reactie van Leon van Oosterom op 25 Februari 2014 op 14.02

Okay, een eerste reactie op de handreiking:

In mijn optiek is deze handreiking een zeer compleet en gedetailleerd overzicht van alles dat komt kijken bij het willen vervangen van het papier. Absoluut een must voor een ieder die wil starten met een dergelijk traject. dus voor wat dat betreft mijn complimenten aan de werkgroep Archief 2020.

Wel is het in mijn mening meer geschikt voor uitbestedingstrajecten of voor in-huis vervangingstrajecten voor de grotere organisatie en dan met name gericht op back-file conversies (dus het achteraf scannen van een archiefcollectie).

Voor een kleine of middelgrote gemeente die bijvoorbeeld het postproces willen digitaliseren en dit willen doen conform de vervangingseisen van de archiefwet c.q. archiefregeling is de handreiking wel erg technisch van aard en ik vraag mij dan ook af of dat in de praktijk goed komt. Ik verwacht eerlijk gezegd dat daarover in dit gremium nog niet het laatste woord gezegd is en ik ga daarover in ieder geval graag de discussie aan.

Een ruime waarschuwing op voorhand. Alle technische benaderingen in het rapport zijn grotendeels terug te voeren tot de Metamorfoze kwaliteitseisen die worden gehanteerd door de KB bij het laten scannen van erfgoedmaterialen of materialen met een esthetische of artistieke waarde. Het is aan de zorgdrager zelf om te bepalen of de te vervangen materialen ook daadwerkelijk onder dat regime moeten vallen. Die risicoafweging heeft rechtstreeks grote gevolgen voor ten minste:

• De kosten van scanning
• De kosten van opslag en beheer
• De kosten van te gebruiken apparatuur
• De inzetbaarheid van b.v. multifunctionals, netwerkscanners en kleine scanapparatuur
• Het functieprofiel van de medewerker belast met kwaliteitsborging

Zoals gezegd dit is een eerste reactie, ik ben zeer benieuwd naar de reacties uit het "veld"

Reactie van Henry van der Zwan op 25 Februari 2014 op 13.42

@Peter Diebels, medewerkers en medeschrijvers @archief2020. Dank voor al het werk wat is verricht de afgelopen tijd om deze handreiking te publiceren. Handreiking en website zien er goed uit. 

• ‹ Vorige
• 1
• …
• 22
• 23
• 24
• 25
• 26
• …
• 33
• Volgende ›
• Pagina