Opmerking

Reactie van André Plat op 22 Juli 2014 op 14.52

Voor de veiligheidsregio Ijsselland en de GGD worden facturen gescand. Op basis van de handreiking hierbij een eerste draft van het handboek vervanging. Een eerdere versie heb ik nog niet gezien. Het is ongeveer 1,5 dag werk, en er zijn nog enkele puntjes op de i-te zetten. Toch graag reactie(s) van deelnemers op Breed.

Het handboek zijn we gestart op basis van de handreiking, met idee facturen, zodat we nog niet in de zware te bewaren processen terecht kwamen. Nu we een eindje op weg zijn, ontstaat het inzicht dat het niet bijzonder anders is.

Een inzicht is dat de eisen die gesteld worden aan beeldmaterialen, zoals een foto-archief te hoog gegrepen lijken voor documenten. Originele foto's kunnen gewoon met 300 dpi kleur gescand, en zijn voldoende voor in-en uitgaande post. Bij facturen komen ze in het geheel niet voor.

Graag feed-back, suggesties of tips.

Een uitnodiging aan andere Breednetwerk gebruiker; publiceer ook je (concept)-handboek, daar heeft onze branche voordeel bij. En wellicht krijg je nog slimme tips of bemerkingen op je handboek waar je wat mee kunt.

20140722_De%20te%20vervangen%20archiefbescheiden.docx

Klantconfiguratie%20Capture%20Veiligheidsregio%20IJselland.pdf

Reactie van Yvonne Welings op 7 Juli 2014 op 11.07

Moet ook het besluit tot vervanging voor de op termijn te vernietigen archiefbeschieden worden bekend gemaakt ?

link

Reactie van Nadia Favié-Slaar op 18 Juni 2014 op 15.05

@ Jack Schuemie, nog hartelijk dank voor je reactie.

Reactie van Nadia Favié-Slaar op 18 Juni 2014 op 15.04

@Anne

Ik ben niet begonnen bij de bijlage maar heb de Handreiking vertaald in een vragenlijst voor een nulmeting. De door jouw genoemde bijlage is dan een kwestie van invullen. Over de aard van detaillering is in deze groep al aardig wat gediscussieerd. Ik zou zeggen houdt voor ogen wat realistisch en beheersbaar is.

De bijlage heet desalniettemin 'voorbeeld'.

Reactie van Anne Poelman op 18 Juni 2014 op 10.28

Heeft iemand al een handboek opgesteld n.a.v. 'Voorbeeld inhoudsopgave handboek vervanging' zoals genoemd in bijlage 7 van de Handreiking? De archiefinspecteur wil dat ik dit voorbeeld strikt volg maar ik loop aan tegen alle beschrijvingen en toetsingen die van alle onderdelen gevraagd worden. Hoe gedetailleerd moet dat zijn zonder dat het niet meer werk- en leesbaar is.

Reactie van Yvonne Welings op 5 Juni 2014 op 17.49

Ook de gemeente Breda wil deelnemen aan de 'denktank' om de informatie uit het bestuurlijk proces op een verantwoorde manier ter vervangen
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/zijn-er-voorbeelden-van-gem...

Reactie van Yvonne Welings op 3 Juni 2014 op 14.39

Weet jij het antwoord, mag een overeenkomst vervangen worden ?

link

Reactie van Jack Schuemie op 3 Juni 2014 op 12.28

@ Nadia: ik denk dat het met de strenge technische eisen wel meevalt. Let wel, de Handreiking is gemaakt zoals het letterlijk bedoeld is. Het is een handreiking en geen wettelijke bepaling. De tip die ik je wil geven is: treedt in overleg met de leverancier van je DMS/RMA en spiegel dit, desnoods samen met een deskundige van jouw ICT afdeling, binnen de huidige informatiearchitectuur. Dit lijkt mij de meest praktische "pas toe of leg uit" principe.

Als je wilt weten hoe ik dit bij de Regio Gooi en Vechtstreek geregeld heb, mail me dan. Ik wil je desnoods ons handboek vervanging (die in de afrondende beslisfase is) ter kennisname toe sturen of mailen.

Sommige onderdelen van het handboek moet je overigens niet zelf schrijven. Te technisch en meestal niet behorend tot ons vakgebied.

Reactie van Nadia Favié-Slaar op 3 Juni 2014 op 11.57

Weet iemand het antwoord op mijn vraag van 16 mei?

Wellicht lees ik erover heen in de Handreiking, maar in hoeverre bestaat de mogelijkheid tot toepassing van het 'pas toe of leg uit'-principe? Ik ben nu aardig op weg met de handreiking, maar loop inderdaad tegen de strenge technische eisen aan (zoals Leon ze ook benoemde op 25 feb jl.)

Reactie van Nadia Favié-Slaar op 21 Mei 2014 op 10.25

@Yvonne, dat is zeker een goed idee.

• ‹ Vorige
• 1
• …
• 19
• 20
• 21
• 22
• 23
• …
• 33
• Volgende ›
• Pagina