Opmerking

Reactie van Loes van Bijsterveld - Romonesco op 20 Augustus 2018 op 9.52

De vraag is inderdaad zoals Nadia aangeeft, ga je dan opeens van compleet naar verblijvend, klinkt niet wenselijk. De beleidswerker gaf aan dat dat van de proceseigenaar in  de handreiking stond, wij kunnen het niet vinden.

Dat RACI model zullen we sowieso bekijken, maar de complete vervanging klinkt nog steeds als meest wenselijk om het voor DIV beheersbaar te houden.

alvast bedankt voor de reacties

Reactie van vincent Hoolt op 20 Augustus 2018 op 9.42

Hoi Loes,

Leg de rol en verantwoordelijkheden van een proceseigenaar en de eigenaar van het vervangingsproces duidelijk vast. Een RACI model helpt hierbij.

Het klinkt nu wel alsof er een generiek handboek met eisen komt. Als een template kan dat, maar niet als een standaard handboek bij elk individueel vervangingsbesluit. Als er nieuwe besluiten komen vanwege decentraal scannen zullen het doel, het proces, de technische middelen, het soort informatie en de processen en procesverantwoordelijkheden moeten worden beschreven. Zo kun je centraal als DIV niet verantwoordelijk zijn voor een decentraal door anderen uitgevoerd vervangingsproces.

Reactie van Nadia Favié-Slaar op 16 Augustus 2018 op 15.31

Hoi Loes, ik ken uiteraard niet jullie hele handboek en de exacte afspraken die jullie hebben gemaakt, maar zorg ervoor dat je inderdaad grip blijft houden op het complete verhaal. Lukt dat op de voorgestelde manier? Kun je kwaliteitscontroles garanderen als op verschillende plekken in de organisatie wordt gescand? Dan betekent ook zorgdragen voor tijdelijke opslag en vernietiging. Lees ik ook in de omschrijving dat je van een geregelde complete vervanging (per 1-1-2016) naar een vrijblijvende manier van vervanging wilt gaan?

Dat vind ik nogal wat. Bedoel je met de proceseigenaar de business?

Reactie van Yvonne Welings op 16 Augustus 2018 op 15.15

Loes, wat ik me dan hardop afvraag, zijn die processen in beeld en hoe vertaal je die naar de reikwijdte van het handboek? Ik noem bijvoorbeeld Burgerzaken, Griffie, Sociale zaken. Binnen een gemeente heeft DIV soms een beperkte scope op de totale informatiehuishouding.

Reactie van Loes van Bijsterveld - Romonesco op 16 Augustus 2018 op 10.38

in 2015 hebben we het handboek vervanging vastgesteld, ingaande 1-1-2016.

nu o.a. door een nieuwe informatiebeheerregeling willen we i.p.v. aanpassen het handboek vernieuwd vaststellen.

Tot nu toe zorgt DIV voor vervanging van organisatie brede documenten, zoals vastgelegd in het handboek van 2015.

Nu hebben we een tijdelijke beleidsmedewerker die het nieuwe handboek opstelt en daar het volgende in op wil nemen:

"De vervanging heeft betrekking op inkomende, interne en uitgaande fysieke (papieren) documenten, die op de centrale scanstraat van de organisatie bij het cluster DIV óf decentraal elders in de organisatie worden gescand en verwerkt. Wanneer een organisatieonderdeel voldoet aan de vereisten als vermeld in dit handboek en wanneer daarvoor door de streekarchivaris instemming is verleend, kan vanaf een voor dit organisatieonderdeel vast te stellen datum, routinematige vervanging worden toegepast. Dit zelfde geldt wanneer een organisatieonderdeel besluit alleen ten aanzien van bepaalde werkprocessen over te gaan tot vervanging van fysieke (papieren) documenten die behoren bij deze processen. De reikwijdte van het vervangingsproces wordt dan beperkt tot deze specifieke fysieke (papieren) documenten. "

Deze proceseigenaar is tot nu toe in zoverre betrokken geweest dat zij tijdig aan moeten geven of iets op papier ingezien dient te worden of fysiek nodig is.

Hoe hebben anderen de proceseigenaar opgenomen in het handboek of proces van vervanging?

Alvast bedankt voor het meedenken.

Reactie van Yvonne Welings op 19 Juni 2018 op 13.35

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/archiveren-dubbele-registre...

Reactie van Yvonne Welings op 2 September 2017 op 12.59

Naast besluiten tot vervanging worden ook besluiten tot intrekking van vervanging genomen.

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2017-150759.html

Reactie van Yvonne Welings op 30 Augustus 2017 op 12.52

Had het college van B. en W. van de gemeente Tiel nu wel of geen vervangingsbesluit genomen over hun bouwarchief 1945-2010. In 2016 is het papieren archief vernietigd, maar in 2013 wordt al over vervanging gesproken.

http://www.binnenlandsbestuur.nl/digitaal/nieuws/tiel-digitaliseert...

Reactie van Yvonne Welings op 11 Augustus 2017 op 9.49

Van de gemeente Lochem, vervanging en e-depot:

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/vervangingsbesluit-en-e-depot

Reactie van Leon van Oosterom op 20 April 2017 op 17.04

@Robbert Jan Hageman Zie ook deze discussie over precies dat onderwerp:

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/ervaringen-gebruik-utt-in-r...

• ‹ Vorige
• 1
• …
• 8
• 9
• 10
• 11
• 12
• …
• 33
• Volgende ›
• Pagina