BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Vervanging via diverse wegen

Het is 2019 en voorzover nog niet bekend: ook op andere plaatsen dan centraal via DIV vindt vervanging plaats. Medewerkers scannen documenten die ze niet bewaren of maken foto's van documenten die ze in het systeem opnemen. De papieren documenten gaan de papierbak in.
De vervangingsprocedures in het gemiddelde Handboek zijn daardoor niet volledig.

Wie heeft daarop het Handboek vervanging aangepast / neemt dit mee in het vervangingsbesluit?

Of is het hele vervangingsverhaal inmiddels wel achterhaald? We richten ons op beheer van digitale documenten, ongeacht de manier waarop ze tot stand zijn gekomen.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Wouter Verdaas op 15 Oktober 2019 op 9.42

Dit vraagstuk zou je idealiter wel willen ondervangen in je handboek vervanging. Maar is dat praktisch gezien mogelijk?

We kunnen wel allerlei eisen stellen aan de gebruiker voor het scannen op de multifunctionals, maar dan hebben we geen zekerheid dat ze die daadwerkelijk opvolgen. (Al kan je een aantal eisen wel standaard laten instellen natuurlijk) Hier kan je dan weer een controle omheen bouwen, maar gaat dit dan wat opleveren?

Het scannen op de multifunctionals blijft in mijn ogen een niet controleerbare omgeving. Volgens mij zit het er in de praktijk niets anders op dat DIV het aangeboden gescande document als origineel beschouwt. En dat je in het handboek vermeldt wat de standaard instellingen zijn van de multifunctionals en wat je als organisatie als richtlijnen hebt opgesteld om het gebruik van de multifunctionals te ontmoedigen. Denk hier bijvoorbeeld aan het aanbieden van het scannen van documenten als service voor de organisatie. (Dit echt uit te dragen) en hoe men fysieke stukken kan aanleveren aan het archief o.i.d.

Er zijn bedrijven die alle multifuncionals de deur uit hebben gedaan. Maar of dat nu de oplossing is?

Uiteindelijk blijft de behandelend ambtenaar verantwoordelijk voor zijn/haar informatie.