BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Uitzonderingen vervangen

Ik ben op zoek naar de documenten die niet vervangen worden als er een vervangingsbesluit is genomen.
Akten burgerlijke stand worden bijvoorbeeld niet vervangen. Maar de bijlagen bij de akten (die 1,5 jaar bewaard moeten worden)?

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van jack karelse op 24 Juni 2015 op 16.13

als je documenten hebt vervangen is een printje inderdaad niet het origineel: dat is het digitale exemplaar, want dat is in de plaats gekomen van het eerdere papieren origineel.

Als de rechtbank is geïnformeerd over je manier van werken zou ik het heel vreemd vinden dat ze zich er niet in kunnen vinden. Je voldoet immers aan (andere) wet/regelgeving en kunt aantonen dat het document gewoon in orde is.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 24 Juni 2015 op 16.47

Het is bij het vaststellen van een handboek nodig dat je de reikwijdte van de vervanging exact beschrijft. Niet wat gaat gebeuren , maar wat er ingericht is. Het collegebesluit is van toepassing op dat handboek.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 24 Juni 2015 op 17.39

Informeel heb ik begrepen dat de nieuwe handreiking vervanging op dit punt verbeterd gaat worden.

Permalink Antwoord van MGroels op 25 Juni 2015 op 9.57

Het lijkt mij sowieso erg lastig om een origineel in tweevoud aan te leveren ... ?

Dat kan dus zelden een papieren exemplaar zijn lijkt me.

Permalink Antwoord van jack karelse op 25 Juni 2015 op 10.31

LOL

Permalink Antwoord van Terri Quinn op 25 Juni 2015 op 10.32

Helaas vind ik alleen verouderde informatie, maar het Nationaal Archief geeft aan dat het gesubstitueerde stuk nu dezelfde bewijskracht heeft als het origineel. Het antwoord van Jack Karelse lijkt mij dan ook juist, het digitale is het originele geworden, al verwijst het NA ook naar het document Rapport risico's van substitutie

Wanneer je besluit tot vervanging voldoet aan de wettelijke bepalingen, en je kunt de vastgestelde procedurebeschrijving voorleggen aan de rechter, lijkt mij dat dan ook voldoende.. En een origineel in tweevoud aanleveren inderdaad... Dat klinkt sowieso al als een rechterlijke acceptatie van papieren kopieën...

Permalink Antwoord van jack karelse op 25 Juni 2015 op 10.40

We zijn nu ruim een half jaar aan het vervangen. Aktes, buitenlandse brondocumenten en verklaringen onder ede vervangen we niet.
Daarnaast nog een aantal documenten niet omdat inscannen onpraktisch is, niet omdat het niet kan.
Kortom: praktisch weinig problemen en uitzonderingen.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 25 Juni 2015 op 10.45

Een groot risico is de beheersomgeving en dat is manco in de wetgeving (archiefregeling 26b). Of dat met DUTO weer wordt opgelost is de vraag.

Er zijn ook gemeenten die bewust niet kiezen voor een vervangingsbesluit om eerst een rma in te richten en aan te sluiten op een e-depot.

Volgens mij is dat ook een misvatting op dit moment, gemeenten willen digitaal werken en direct een besluit nemen. Maar volgens mij richt je je processen eerst in en besluit dan tot vervanging.

In een informatiebeleidplan las ik laatst dat substitutie een ander woord is voor digitaal werken.

Permalink Antwoord van jack karelse op 25 Juni 2015 op 10.58

ik denk dat de rechtbank knullig overkomt met de roep om papieren originelen.

Bovendien is vrijwel nooit de echtheid van documenten in het geding. Als je niks zegt en je stuurt gewoon printjes op is er 99 van de 100x niks aan de hand.
Rechtbank wil nu papier, stapt over op digitaal werken en wil dan ineens geen papier meer ontvangen. Da's ook grappig.
In het kort: we moeten ons niet zo druk maken. Als we elkaar voor de gek willen houden moeten we dat gewoon doen. Iets met 'verwonder u slechts'.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 25 Juni 2015 op 11.03

Ook een groot voordeel van berichtenbox is dat e-mail juridisch ook is geborgd. Als ik nog eens tijd heb, vormt dit nog een mooi onderwerp voor BREED.

Wat bestemmingsplannen betreft is de werkwijze al digitaal sinds 2010 bij de Raad van State. Toch wordt daar erg geklaagd over de authenticiteit van de plannen.

Permalink Antwoord van jack karelse op 25 Juni 2015 op 11.16

gewoon werkkopietje op papier. geen probleem.

Digitaal werken is een verandering en niet altijd voor iedereen ideaal. Natuurlijk betekent dat dat je soms uitzonderingen hanteert. Geen enkel probleem. Ik vind wel dat er goede argumenten moeten zijn, van beide kanten. Als digitaal werken niet handig is, dan nog even niet doen totdat het wel werkbaar is. Dat kan, dat mag en -ik vind- dat dat ook moet.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 25 Juni 2015 op 11.38

Wat bij veel gemeenten ontbreekt is de context van de digitale informatie, het oude analoge dossier waar alle informatie bij elkaar zat.

Vaak is de rma functie niet ingericht, die my-lex functionaliteit is niet voor niets zo populair, netwerkschijven trouwens ook....