BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Uitzonderingen vervangen

Ik ben op zoek naar de documenten die niet vervangen worden als er een vervangingsbesluit is genomen.
Akten burgerlijke stand worden bijvoorbeeld niet vervangen. Maar de bijlagen bij de akten (die 1,5 jaar bewaard moeten worden)?

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 15 September 2014 op 11.08

Zie eerdere bijdragen over de brondocumenten, onder andere deze link

Permalink Antwoord van sandra Sip op 16 September 2014 op 8.15

Bankgaranties, want die moeten teruggestuurd worden.

Permalink Antwoord van jack karelse op 17 September 2014 op 8.33

Yvonne, geeft me onvoldoende duidelijkheid. Bepaalde brondocumenten zullen niet vervangen mogen worden. Maar het merendeel volgens mij wel.

Yvonne Welings zei:

Zie eerdere bijdragen over de brondocumenten, onder andere deze link

Permalink Antwoord van jack karelse op 17 September 2014 op 8.34

Da's een goeie! Inderdaad.

Sandra Sip zei:

Bankgaranties, want die moeten teruggestuurd worden.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 17 September 2014 op 10.45

Jack, er is maar een plaats, waar die duidelijkheid over brondocumenten geboden kan worden en dat is de handreiking vervanging. Ik heb de werkgroep gevraagd duidelijkheid te bieden, dat kan jij natuurlijk ook doen zeker met je activiteiten in relatie tot VHIC. Alle gemeenten moeten m.i. niet individueel deze vraag beantwoorden.
BREED is slechts een gratis intermediair in deze.

Permalink Antwoord van jack karelse op 17 September 2014 op 10.54

Op diverse plaatsen kan ik een beroep doen op kennis en ervaringen. Da's het mooie van de wereld waarin we leven. Ik had gedacht op BREED collega's te vinden die met dit bijltje hadden gehakt.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 17 September 2014 op 13.59

Meer een idee Jack dat je dit issue waar geen duidelijkheid over is, ook eens aankaart bij de werkgroep vervanging.
Medewerkers van het agentschap BR vertellen telefonisch dat vervanging mag! terwijl de handreiking dit tegenspreekt. We kunnen erover van gedachten wisselen tot we ons wegen, maar basis is de wet- en regelgeving, die moet duidelijk zijn.
De vorige keer heeft de werkgroep dit issue nog niet besproken, er is wel behoefte aan een uitspraak in deze.

Permalink Antwoord van jack karelse op 17 September 2014 op 14.01

In de Handreiking zie ik dit niet met zoveel woorden terug. Of ik lees/interpreteer het anders.
Heb de schrijver van de Handreiking vervanging ook benaderd!

Mooi dat agentschap BR hier fris tegenaan kijkt!

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 17 September 2014 op 16.16

Of het agentschap heeft geen exacte kennis van zaken...., ik weet niet of dat fris is. Fijn dat je schrijver hebt benaderd.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 23 September 2014 op 11.40

jean-Luc, fijn dat je ervaringen met ons deelt.

Permalink Antwoord van jack karelse op 23 September 2014 op 11.56

Met terugwerkende kracht vervangen, daar ben ik niet voor.
Documenten die oorspronkelijk in papieren vorm zijn ontstaan moet je -vind ik- niet vervangen.
De documenten van nu ontstaan veelal digitaal. Liefst leggen we het direct digitaal vast.
Verder altijd met gezond verstand!Dus met kennis van zaken en zo mogelijk met oog voor toekomstige historie.
Een definitief lijstje heb ik nog niet. Wel uitzonderingen, ingegeven vanuit praktische (on)mogelijkheden.

Permalink Antwoord van jack karelse op 24 September 2014 op 7.33

Veelal is de situatie zo dat digitaal en papier naast en door elkaar bestaan. In dat opzicht is al langer sprake van stappen naar digitaal, zonder dat sprake was van vervangen. Wij zijn bij de gemeente in 2012 begonnen met scannen en nu met vervangen.

Jean-Luc Rouvroye zei:

Waarom zou je niet meteen vervangen als je gaat digitaliseren? Tot in lengte van jaren een hybride archief in stand houden is toch zonde van het geld? Scheelt toch al snel 1 FTE bij een gemeente van 40.000 inwoners. Bovendien zet je je digitaal archief steviger in de organisatie. Iedereen kan z'n informatie zelf bij elkaar verzamelen.