Als je kijkt naar de Beleidsregel mbt substitutie dan staat daarin het volgende:

Hoewel een machtiging voor onbepaalde tijd wordt verleend, vloeit uit het tweede lid niettemin een beperking voort ten aanzien van de categorieën van archiefbescheiden die binnen de reikwijdte van een machtiging zullen vallen. Het gaat uitsluitend om (1) archiefbescheiden die al zijn gevormd voorafgaand aan het moment van inwerkingtreding van een vervangingsbesluit, en zaken betreffen die nog niet zijn afgedaan en om (2) archiefbescheiden die nog zullen worden gevormd binnen een periode van vijf jaar, gerekend vanaf het moment van inwerkingtreding van dat vervangingsbesluit.

Ik vat dit als volgt op: Als je dus al dossiers digitaal hebt, maar die zijn afgesloten op het moment dat je substitutiemachtiging hebt verkregen, dan mag je die papieren dossiers niet weggooien, ook al heb je het digitaal.
Alleen van de lopende dossiers mag je de papieren dossiers weggooien als je dit digitaal hebt.

Klopt dit? En hoe zit het met de gesloten papieren dossiers? Blijven deze dan op papier bestaan volgens de termijn genoemd in de selectielijst? Of is het mogelijk om deze te scannen en ook substitutie voor aan te vragen? (alleen scannen indien dit meerwaarde oplevert natuurlijk)

Want net zoals velen hebben wij nu nog vele meters met archiefruimte, vooral gesloten papieren dossiers. Zo duurt het namelijk erg lang voordat je besparing hebt op je archiefruimte. En voor permanent te bewaren stukken in gesloten dossiers blijf je dus altijd een fysiek archief houden.

Klopt dit of heb ik iets over het hoofd gezien mbt substitutie?

Graag hoor ik jullie reacties.
Danielle