Consultatieproces TMLO 1.2

Inleiding

TMLO 1.1 is in 2014 opgeleverd door KING, in samenwerking met een groep deskundigen, in opdracht van het archiefinnovatieprogramma Archief 2020. Het beheer van TMLO werd nadien bij Archief2020 belegd. Dat programma liep eind 2016 af. Het einde van Archief2020 betekende natuurlijk niet dat TMLO niet meer beheerd hoefde te worden. Daarom heeft het Nationaal Archief (NA) het beheer overgenomen, om het gebruik ervan te blijven bevorderen en TMLO waar nodig en mogelijk door te ontwikkelen in samenhang met de andere kennisproducten die bijdragen aan duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie.

Het TMLO (1.1) zoals dat nu beschikbaar is beschrijft vooral het wat: welke metadata moeten overheden lokale overheden vastleggen. Gebruikers – lokale overheden, archiefinstellingen en leveranciers – gaven regelmatig aan ook behoefte te hebben aan een beschrijving van hoe je dat dan moet doen.

Ontwikkeling informatiemodel

Dit was reden voor Archief2020 om in het najaar van 2016 te starten met de ontwikkeling van een informatiemodel TMLO. Met het informatiemodel wordt beoogd om (waar mogelijk) nadere inhoudelijke en technische keuzes te maken over de invulling van de elementen uit het TMLO, om het eenduidig gebruik van het TMLO te verbeteren. Ook is gekeken welke elementen normaliter op welke aggregatieniveaus zouden moeten worden vastgelegd, zodat de verwachtingen hierover duidelijker worden. In de praktijk blijkt TMLO namelijk in veel gevallen ruimte te geven voor interpretatie, met als gevolg dat gebruikers verschillende keuzes maken.

Door die verschillende keuzes wordt de uitwisseling van metadata conform TMLO niet makkelijker en soms zelfs moeilijker. Voor softwareleveranciers is het lastig om hun applicaties conform TMLO in te richten, omdat zij rekening dienen te houden met die verschillende keuzes.

Met de integratie van het informatiemodel in een 1.2 versie van TMLO worden de keuzemogelijkheden teruggebracht en is maximale samenhang tussen het informatiemodel en het semantisch model mogelijk. Zowel inhoudelijk als in de beeldvorming: er zal uiteindelijk één versie van het TMLO zijn, waar het informatiemodel (en het te ontwikkelen uitwisselingsformaat TMLO) onderdeel van zal zijn.

Input gevraagd

Het terugbrengen van het aantal keuzemogelijkheden komt de overzichtelijkheid ten goede maar betekent tevens een inperking van TMLO. Daarom zal de 1.2 versie van TMLO voorgelegd worden aan een standaardisatieraad . Deze is samengesteld uit archiefvormers en archiefinstellingen op directie- en/of CIO niveau met ervaring in het primair proces en vertegenwoordigt de belangen van organisaties die gebruik maken van de kennisproducten.

Maar: dat voorleggen aan de raad doen we pas na een uitgebreide ‘reviewronde’ onder de doelgroep. Daarom roepen we iedereen op die gebruiker is van of interesse heeft in het TMLO zijn of haar feedback op de conceptversie te geven. Dat kan vanaf nu.

Wat wij vragen

Wij vragen u om kennis te nemen van TMLO 1.2 concept 1 met daarin het geïntegreerde informatiemodel. Deze is te vinden op Pleio: https://informatie2020.pleio.nl/file/download/52409642

In het vervolg daarop willen we u vragen om op- en aanmerkingen en vragen die het lezen van het document bij u opwerpen aan ons door te geven. Hiervoor kunt u gebruik maken van het reviewformulier dat ook op Pleio staat: https://informatie2020.pleio.nl/file/download/52409892

Instructies voor het gebruik van het formulier vindt u op het eerste tabblad.

Uw reactie

Uw reactie op het voorliggende reviewdocument kunt u per e-mail sturen naar contact@nationaalarchief.nl onder vermelding van 'Consultatieprocedure TMLO 1.2’.

Dit is ook het emailadres dat kan worden gebruikt voor algemene vragen over het reviewproces.

Reactietermijn en vervolgstappen

Uw reactie op TMLO 1.2 concept 1 dient uiterlijk 01-09-2017 ingediend te zijn bij het Nationaal Archief.

De publieke review van TMLO 1.2 zal uit twee rondes bestaan:

1. Review op TMLO 1.2 concept 1 (deze review). Dit is de uitbreiding van het TMLO 1.1 met het informatiemodel.
2. Review op TMLO 1.2 concept 2. Dit is de uitbreiding van concept 1 met het uitwisselformaat (en bijbehorende afspraken) en wijzigingen n.a.v. de eerste publieke review.

Op basis van de review op concept 2 wordt concept 3 als eindresultaat opgesteld. Deze wordt ter vaststelling aan de standaardisatieraad aangeboden. Indien de verschillen tussen concept 2 en concept 3 groot zijn (te beoordelen door de werkgroep), kan het NA besluiten een extra openbare review te houden. Naast de openbare reviews zullen er reviews worden uitgevoerd waarin alleen de leden van de werkgroep deel kunnen nemen.

Voor de openbare review geldt:
• Iedereen mag deelnemen. Nadrukkelijk worden leveranciers (van systemen en diensten) uitgenodigd voor de review.
• Bij voorkeur worden reviews per organisatie of groep organisaties gebundeld ingeleverd. • In een review kan alleen gereageerd worden op de uitbreidingen en wijzigingen t.o.v. de voorgaande versie.
• Reviewcommentaar kan uitsluitend ingediend worden door middel van een reviewformulier. Onvolledig ingevulde formulieren en commentaren bijvoorbeeld per e-mail worden niet in behandeling genomen.
• Tegelijk met de eerstvolgende openbare versie worden de commentaren gepubliceerd samen met een verantwoording over de manier waarop de commentaren zijn verwerkt.