BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Wet RGT leidt in de provincie Noord-Brabant niet tot interbestuurlijke lastenverlichting
De wet RGT had tot vermindering moeten leiden voor de interbestuurlijke bestuurslasten. In Noord-Brabant is dat sinds begin 2016 zeker niet het geval, al zo'n 41 gemeenten tekenden bezwaar aan. In dat jaar veranderde het IBT de regels, zonder hoor en wederhoor toe te passen met gemeenten en gemeenschappelijke regelingen.
Statenvragen zijn gesteld, burgemeesters hebben met de betrokken Gedeputeerde Spierings (D'66) overlegd, alles zonder enig resultaat. Het IBT geeft geen krimp. Het gevolg is dat er veel meer kosten zijn gemoeid met de uitvoering van het Interbestuurlijke Toezicht onderdeel Archiefwet.
Opmerkelijk is dat het oordeel van het IBT niet gericht is op inhoud, maar of er een jaarlijks verslag wordt gestuurd. Het idee dat het IBT handelt in lijn met de horizontale toezichthouder is in Noord-Brabant geheel los gelaten. Gemeenten leggen door de druk van gemeenten steeds vaker weer verantwoording af aan het IBT in plaats van aan de gemeenteraad.
Voor een bestuurlijke behandeling van een KPI verslag in een gemeenteraad is een jaar een te korte cyclus. Het verbeterplan moet vertaald worden naar de begroting en ook worden uitgevoerd, dat kost veel meer tijd dan voor het jaar 2016.Daarom hebben de meeste gemeenten in Noord-Brabant in 2012/2013 voor een tweejaarlijkse cyclus gekozen. In de nieuwe model archiefverordening van de VNG worden gemeenten ook de keuze geboden om een jaarlijkse of tweejaarlijks cyclus te kiezen. Daar komt nu een extra verslagronde bij speciaal voor het IBT.
De gemeente 's-Hertogenbosch behoorde tot voor kort niet tot de 41 protestgemeenten, maar nu heeft deze gemeente toch ook een reactie gegeven richting Gedeputeerde Staten.
Archief- en informatiebeheer
U stuurde ons op 6 september jl. uw "Toezichtoordeel Archief- en informatiebeheer". Daarin geeft u aan dat onze gemeente op dit onderdeel, in tegenstelling tot vorig jaar, slechts gedeeltelijk voldoet aan de gestelde eisen en derhalve de oranje score krijgt. Over het toegezonden jaarverslag over 2016 constateert u dat dit een ‘zeer minimale verslaglegging’ is. Ook schrijft u: ‘Er blijkt niet uit wat de status is van de aanpak van aandachtspunten die u in 2016 geconstateerd hebt.’ Dat is voor u aanleiding om de score ‘oranje’ toe te kennen.
In dit geval heeft geen ambtelijk hoor en wederhoor plaats kunnen vinden, aangezien de ambtelijke wederhoor van onze gemeente van 8 september jl. uw brief van 6 september doorkruiste. We betreuren dit, mede in het licht van het feit dat we pas op 31 augustus 2017 een mondelinge aankondiging van uw voornemen ontvingen. De termijn voor wederhoor was daardoor erg krap.
Inhoudelijk heeft uw oordeel ons verbaasd. Wij hebben hiervan een ander beeld. Zoals u weet, informeren we onze raad over ons archief‐ en informatiebeheer via een 2-jaarlijks toezichtverslag. Dit is vastgelegd in onze gemeentelijke Archiefverordening. In de jaren dat we geen toezichtverslag opstellen, informeren wij onze raad en uw provincie beknopt via het jaarverslag.
Dit jaarverslag heeft u van ons ontvangen en beoordeelt u als zeer minimale verslaglegging.
Echter, we stelden vorig jaar ook een verbeterplan op met een looptijd van 4 jaar op. Dit deden we omdat er diverse nieuwe en bestaande ontwikkelingen zijn, die van grote invloed zijn op het informatiebeheer. We werken daar als gemeente hard en met veel enthousiasme aan. We beseffen dat er verbeteringen mogelijk en noodzakelijk zijn, die hebben dan ook een plek gekregen in het verbeterplan. De uitvoering hiervan is in september 2016 gestart.
We informeerden op 12 juli 2016 onze gemeenteraad met een uitgebreid verslag en genoemd verbeterplan. Ook uw provincie stelden we in onze brief van 15 juni 2016 (nr. 5897799) hiervan op de hoogte. Op 4 augustus 2016 stuurde u hierop een antwoord met waardering voor de gestelde aanpak. En u meldde dat er in het verbeterplan thema’s ontbraken, maar inmiddels de aanvullende informatie had ontvangen.
Wij zien dat u in uw beoordeling bent uitgegaan van het aan u toegezonden jaarverslag. Aangezien wij onze raad en uw provincie eerder dat jaar ook actief informeerden over het verbeterplan en we met de uitvoering van dat plan pas in september 2016 zijn gestart, was er ons inziens in het jaarverslag niets extra’s te rapporteren dan dat we hebben gedaan. We merken daarbij overigens nog op dat we ook geen aanwijzingen hebben ontvangen over de omvang van het verslag. Er is ook nergens bepaald dat het jaarverslag de plek moet zijn waarin de communicatie over het archiefbeheer aan de raad dient plaats te vinden.
Met het toezenden van het verbeterplan en het jaarverslag voldoen we ons inziens aan de eisen voor tussentijdse verslaglegging aan onze raad op grond van onze gemeentelijke Archiefverordening. En we zijn van mening dat dat ook het geval is waar het de eisen van uw provincie in het kader van het intergemeentelijk toezicht betreft. Daarom zijn wij van mening dat met de gegeven kwalificatie onvoldoende recht is gedaan aan de toegezonden informatie aan de raad en uw provincie. We vragen u de betreffende informatie alsnog te betrekken bij uw oordeelsvorming. En spreken de hoop uit dat u besluit uw oordeel alsnog om te zetten in het oordeel ‘voldoet’ (groene score) en op deze wijze te communiceren begin 2018.
https://s-hertogenbosch.raadsinformatie.nl/document/6052352/1/Brief...
Wat meer opmerkelijk heden in dit verband:
- In een provincie als Zeeland is geen sprake van interbestuurlijk toezicht onderdeel Archiefwet;
- Provincies zijn zelf ook lagere overheden, maar genieten niet van interbestuurlijk toezicht omdat de Archiefwet daar niets voor heeft geregeld.
- Het IBT ontwikkelt eigen systemen los van gemeentelijke ontwikkelingen van waarstaatjegemeente en open raadsinformatie.
De brief van de gemeente richt zich tot mw. Breebaart van Gedeputeerde Staten. Zij is geen Gedeputeerde, maar de ambtelijk uitvoerder. Binnen de provincie zijn dit soort processen geheel ambtelijk gemandateerd.
De uitvoering van wet RGT in Noord-Brabant voor het onderdeel Archiefwet kost sinds 2016 gemeenten veel meer geld. Verantwoording aan het IBT is de nieuwe werkwijze.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Antony Fokker op
-
Is er een reden waarom het zo moeilijk te accepteren is, dat toezicht sinds de wet RGT horizontaal van aard is?
-
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Een van de kernbegrippen van de wet RGT is vertrouwen in de lagere overheid. Vertrouwen in de lagere overheid als de provincie is al enige decennia de norm vanuit BZK.
Een ander aspect is dat de positie van de horizontale toezichthouder zou moeten zijn versterkt en dat de interbestuurlijk toezichthouder zich terughoudend opstelt. Bij de introductie van de wet RGT heb ik meermalen aan de orde gesteld dat er provinciale formatie naar gemeenten moest worden overgeheveld. Gemeentearchivarissen hebben immers taken van de vroegere Provinciale Archiefinspecteur sinds 2012/2013 overgenomen. Bij de drie decentralisaties en de oprichting van de omgevingsdiensten is dat ook gebeurd, waarom voor deze tak van sport niet?
Destijds zijn er tussen de VNG en IPO afspraken gemaakt over de toepassing van de interventieladder, nieuwe schoenen. De interventieladder is in Noord-Brabant nooit ingezet. Een verordening is in 2013 vastgesteld waar alle gemeenten op hebben kunnen reageren. De cyclus was toen vrij, een of tweejaarlijks.
Zonder enig overleg is de verordening gewijzigd.
Hoe het in andere provincies precies verloopt, kan ik niet duiden. Over de samenwerking in Noord-Holland hoor ik over het algemeen positieve geluiden. Zij werken versterkend naar elkaar. In de noordelijke provincies lijkt het alsof de horizontale toezichthouders veel overlaten aan de provincie. In Zeeland is de Provinciale Archiefinspecteur vertrokken en daar gebeurt volgens mij niets. In mijn optiek is de situatie sinds 2016 in Noord-Brabant atypisch.
De gemeenteraad in Tilburg heeft laten onderzoeken of de interbestuurlijke toezichtlasten sinds de wet RGT zijn toegenomen op alle taakvelden. Alleen de toezichtlasten inzake de Archiefwet zijn verdubbeld, wederom atypisch.
-
-
-
Daarmee zeg je in feite dat de provincie Noord-Brabant in het archieftoezicht de gemeenten niet vertrouwt. En lijkt dat niet in tegenspraak met de intenties van de Wet RGT?
Een ander aspect lees ik in de brief van de gemeente 's-Hertogenbosch: we doen er veel (zo niet: alles) aan om u te informeren, maar u baseert zich slechts op het jaarverslag. Actieve en passieve informatievergaring om toezicht te houden: mij lijkt het een taak van iedere Nederlandse gemeenteraad. De rol van de lokale Rekenkamer mag op het beleidsveld informatievoorziening (incl. privacy en beveiliging) misschien nog wel sterker uitgebouwd worden.
-
-
-
Vertrouwen is een van de uitgangspunten in de wet RGT. Deze ontwikkeling zet juist horizontale toezichthouders en gemeenteraden op een afstand in plaats van de interbestuurlijke provinciale toezichthouder.
We hebben in Nederland ook niet echt een waterscheiding in het archiefwezen op het gebied van verantwoordelijkheden. Veel rijksarchivarissen zijn ook provinciale archivarissen, gemeente- en waterschap archivarissen. Formeel zijn de verantwoordelijkheden tussen provinciale archivarissen en IBT geschieden, maar vergaderen wel samen bij het LOPAI. Vroeger kenden we de WGA, die in mijn optiek goed functioneerde. Nu zijn alle toezichthouders in een sectie archieftoezicht georganiseerd.
Uit het betoog van de Bossche ambtenaar blijkt hoeveel extra bureaucratische kruim dit Brabantse gemeenten kost. Maar dat niet alleen, het is geheel gericht op de vorm en niet op de inhoud. Wanneer dit soort toezicht zou zijn gericht op de daadwerkelijke verbetering van de informatiehuishouding zou dat m.i. geheel iets anders zijn.
De CdK Wim van der Donk heeft al een paar keer in het openbaar zijn zorgen uitgesproken over de digitalisering versus de houdbaarheid van informatie, dat is meer dan een e-depot. Wanneer we met elkaar onze energie gaan richten op dit item, hebben we het al druk genoeg.
Ik durf ook nog een voorspelling te doen voor 2018, eind 2018 is nog geen provincie aangesloten op een e-depot.
-
-
Permalink Antwoord van Hans Pieterse op
-
Het uitgangspunt van de commissie Oosting was sober en terughoudend bestuurlijk toezicht. Ik ervaar ook een toename van lasten om te voldoen aan het verticale toezicht. En het oordeel betreft één aspect van het informatiebeheer, privacy, beveiliging en technisch beheer wordt daar niet tot weinig (integraal) bij betrokken. Ik juich het onderbrengen van Archiefwet verantwoording in de ENSIA van harte toe.
-
-
-
Bedankt voor je reactie, goed idee onderbrengen bij ENSIA, twee vliegen in een klap.
Een ander principe uit de wet RGT is eenmalige uitvraag, meervoudig gebruik...
Begin februari 2018 staat de doorontwikkeling van waarstaatjegemeente naar Open Raadsinformatie op het programma.
-
-
-
Update over ENSIA
Project ENSIA, ofwel Eenduidige Normatiek Single Information Audit, heeft als doel de auditlast te verminderen en het verantwoordingsstelstel voor informatieveiligheid efficiënt en effectief in te richten en te implementeren door het toezicht te bundelen en aan te sluiten op de Planning & Control (P&C)-cyclus. In mijn eerste blog over ENSIA (mei 2015) heb ik aangegeven dat ik ENSIA zie als een (erg) hoopgevende denkrichting. In de daaropvolgende blog (januari 2017), waarin ik schrijf over de stand van zaken, vraag ik me al af of er wel echt sprake is van integrale verantwoording.
https://informatiebeveiliging-gemeenten.nl/2017/06/ensia-nog-brengt...
-
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant hebben inderdaad van het college van ‘s-Hertogenbosch een brief ontvangen over het interbestuurlijk toezicht in 2017. Uiteraard zullen ze daar rechtstreeks op antwoorden. Daar ga ik hier niet verder op in. Op een paar andere opmerkingen in deze discussie wil ik wel reageren.
Provinciale Staten hebben begin 2016 de Verordening systematische toezichtinformatie Noord-Brabant aangepast. Daarbij gaat de provincie er van uit dat de colleges van B&W en de dagelijkse besturen van waterschappen en gemeenschappelijke regelingen jaarlijks voor 15 juli verslag over het archiefbeheer uitbrengen aan de raad / het algemeen bestuur. Hierbij kunnen B&W gebruik maken van (onder andere) het verslag van de archivaris op basis van de KPI’s en ambtelijke voortgangsrapportages.
Met het oog op de essentiële rol die archief- en informatiebeheer spelen bij moderne overheidsorganisaties vinden we het vanzelfsprekend dat de raad daar ieder jaar over geïnformeerd wordt. De raad / het algemeen bestuur is in de systematiek van de Wet revitalisering generiek toezicht de horizontale controleur, die de taakuitoefening door B&W / DB moet beoordelen. Om de raad in de gelegenheid te stellen dit adequaat te doen, stelt de provincie drie eisen aan de verslaglegging door B&W aan de raad:
- Jaarlijks verslag, voor 15 juli;
- Minstens aandacht voor KPI’s 1, 3, 4, 6 en 7;
- Geformuleerde verbetervoorstellen indien dit noodzakelijk blijkt.
Van het verslag aan de raad ontvangt GS een afschrift. Voor een uitgebreidere beschrijving verwijs ik naar de factsheets op www.brabant.nl/archieftoezicht.
De wijziging van de verordening was een rechtstreeks gevolg van de externe evaluatie van het IBT-beleid die GS in 2015 hebben laten uitvoeren. Daaruit bleek dat het voor GS zeer lastig was om een oordeel over het archiefbeheer te geven, omdat de verstrekking van de toezichtinformatie niet structureel verliep. Hierdoor was het voor de provincie onduidelijk welke informatie actueel genoeg was om er een oordeel op te kunnen baseren.
Daarnaast conformeerde Noord-Brabant zich met de wijziging van de verordening aan de landelijke norm. In iedere andere provincie is het sinds 2013 gebruikelijk dat GS jaarlijks geïnformeerd worden over het archiefbeheer bij de lokale overheden. Voor een volledig overzicht van de praktijk in de provincies, verwijs ik naar het bestand dat ik hier bij heb gevoegd. Overigens adviseert ook de VNG op pagina 18 van haar publicatie over het gebruik van de archief-kpi’s, de colleges om jaarlijks verslag uit te brengen aan de raden.
Tenslotte voeg ik hier ook de antwoorden bij op de statenvragen die de heer Heijman van de fractie Lokaal Brabant op 15 juni 2017 heeft gesteld over het interbestuurlijk archieftoezicht. Die heeft het college van GS naar tevredenheid van Provinciale Staten beantwoord.
- Bijlagen:
-
-
-
Ook bij Jan Heijman zelf geïnformeerd of die zo tevreden is met de antwoorden, hij is ook lid van dit forum?
In september 2016 werd ik uitgenodigd door de CdK over dit onderwerp. Ik kreeg niet de indruk dat CdK tevreden was over het feit dat de verordening is aangepast zonder hoor en wederhoor toe te passen bij gemeenten. Gênant is eerder het woord dat bij deze gang van zaken past. Dit wordt in het interbestuurlijk relaties niet als normaal wordt ervaren.
Feit is dat door de eis van tweejaarlijks naar jaarlijks de toezichtlasten zijn verdubbeld. Wie gaat dit betalen, de provincie Noord-Brabant?
In februari 2017 is Jan ten Doeschate jouw afdelingshoofd met Wim Reijnders, directeur West-Brabants Archief en mij komen praten. Nee, de bestuurstafel zou in maart 2017 plaatsvinden, we wachten nu nog op de agenda.
-
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
