Opmerking

Reactie van Vincent Sleebe op 13 April 2015 op 13.43

Beste Jean-Luc, bedankt voor je feedback. Het kan zijn dat het rapport her en der wat te kort door de bocht is of teveel generaliseert. Natuurlijk kennen wij niet alle DMS-en; we hebben ons vooral gebaseerd op wat we tijdens onze pilots tegenkwamen, aangevuld door deskresearch. Zo bevat het rapport van Filip Boudrez van DAVID een goed analyse van de verschillen tussen DMS en e-Depot, zie http://www.edavid.be/docs/FBoudrez_digDepDMS.pdf

 

In antwoord op je vragen:

1. Dat is niet wat er staat. In het rapport staat alleen: Mede met het oog op deze dienstverlening aan de burger (die dus in het regeerakkoord staat), gaat de overheid daarom in toenemende mate digitaal werken en papieren stukken vervangen door digitale bestanden. Er staat niet dat dit van het regeerakkoord moet.

2. Bij een van onze pilotpartners werd het DMS te traag omdat het overvol raakte. Mede daarom werd de functionaliteit beperkt, waardoor bijvoorbeeld de audit trail niet werd bijgehouden.

3. Ook dit staat er niet. Het gaat niet om de professionals maar om de archivering. Die is in die vakapplicaties vaak minder goed geregeld dan in een DMS. Het rapport heeft het niet over de professionals. Ik geloof zonder meer dat die zich van het belang van archivering bewust zijn. Maar soms hebben ze ook heel weinig bemoeienis met die andere systemen.

4. Zover ik begrepen heb is de digitale archivering van bestemmingsplannen en andere ruimtelijke informatie vaak een probleem. Het gaat er vooral om dat als informatie uit allerlei verschillende systemen en databases bij elkaar wordt gebracht, je die context in de archivering moeilijk vastleggen. Hoe kun je bijvoorbeeld reconstrueren op welk moment welk bestemmingsplan en welke bijkomende bepalingen van kracht waren? Zie het rapport Naar de Laan van de Leefomgeving van het ministerie van Infrastructuur en Milieu (https://omgevingswet.pleio.nl/file/download/27383532).

5. Helaas gold dit niet voor het DMS waar twee van de drie pilotpartners mee werken. Daar moest de leverancier ingeschakeld worden om een export te maken. Er zijn ook DMS’en waaruit helemaal geen export mogelijk is.

6. Ook hier geldt dat er blijkbaar verschillen zijn DMS. In de pilotbestanden die wij hebben ontvangen zaten de emails als outlook-bestanden (*.msg) en niet als PDF.

7. Het belangrijkste verschil is naar mijn mening dat in een DMS de preservering ontbreekt d.w.z. dat er niets geregeld is om bestanden op langere termijn leesbaar te houden, bijvoorbeeld door ze naar een nieuwe standaardformaat om te zetten. Ik zie dat in een DMS niet zomaar gebeuren. Bovendien laat ervaring zien dat migratie van het ene naar het andere DMS vaak leidt tot veel extra inspanningen om alle data te behouden en goed over te zetten. En dan komt algauw de opvatting: waarom al die moeite voor informatie die toch niet meer actueel is? Zie de bonnetjesaffaire van Opstelten. Als je zorgt voor een goed geautomatiseerde koppeling tussen DMS en e-depot, worden bestanden zonder veel moeite opgenomen in een goede, duurzame bewaaromgeving en hoef je je over conversies geen zorgen te maken.

Reactie van Yvonne Welings op 31 Maart 2015 op 10.36

link

De gemeente Waterland wil voor de burgers dat gearchiveerde informatie transparant en eenvoudig beschikbaar en benaderbaar is. Daarvoor gaat de gemeente digitaal archiveren in een e-Depot. In deze praktijkcase gaan Harm van Dommelen en Gerard de Vries in op de wens de archieven digitaal over te dragen en te ontsluiten.

De wensen van de gemeente Waterland De behoefte aan het digitaal ontsluiten van archieven is er al enige tijd bij de gemeente Waterland. Het is belangrijk voor de gemeente dat openbare documenten ontsloten kunnen worden, zodat ze op een makkelijke manier beschikbaar zijn voor burgers van buitenaf. Het zou handig zijn als deze informatie via een digitale portal beschikbaar is voor burgers. Verder gaat de overdracht van archiefbescheiden voor permanente bewaring nog fysiek. Digitaal is natuurlijk een stuk efficiënter.

Hoe gaat de gemeente Waterland in de toekomst archiveren? Volgens van Dommelen is er nu een eerste stap gezet met het kunne opslaan van documenten in het e-Depot. Wel moeten er nog belangrijke stappen gezet worden. Voor de gemeente Waterland is het belangrijk dat de documenten ook kunnen worden ontsloten zodat ze beschikbaar kunnen worden gemaakt voor burgers van buitenaf. Daarvoor is het belangrijk dat bestanden standaard metadata meekrijgen.

De praktijkcase Lees in de praktijkcase meer over hoe de gemeente Waterland het project aan heeft gepakt samen met BCT. Daarnaast gaat de praktijkcase dieper in op Corsa, Het openbaar maken van documenten en de toegankelijkheid. Download geheel vrijblijvend de volledige praktijkcase.

Reactie van Yvonne Welings op 28 Maart 2015 op 15.00

Verslag van de werkconferentie meer dan dromen over open toegang
http://www.archief2020.nl/nieuws/werkconferentie-m-r-dan-dromen-ove...

Reactie van MGroels op 19 Maart 2015 op 10.56

Dat bedoel ik inderdaad. Volgens mij verschillen de twee modellen inhoudelijk trouwens niet zo erg van elkaar. De Amsterdamse standaard is echter al drie jaar oud, terwijl in het artikel doorklinkt alsof tijdens het ontwikkelen daarvan de TMLO enigszins terzijde is geschoven uit praktische overwegingen. Heb hen al gevraagd om extra toelichting - misschien is het stuk niet (helemaal) overeenkomstig met de realiteit?

Reactie van André Plat op 18 Maart 2015 op 9.35

Mike e.a., goede vraag  van Mike, waarbij ik denk dat hij bedoeld, om na te gaan wat de verschillen zijn tussen het metadatamodel Amsterdam en TMLO. Een korte duiding hiervan mist helaas in het artikel. Amsterdam wordt van harte uitgenodigd om hier nog aanvulling op te geven. 

Voor wie zelf wil 'kijken' en de verschillen in de vorm van bevindingen en wellicht beoordeling wil delen op dit breednetwerk. Amsterdam metadataschema staat op metadata Amsterdam

Reactie van MGroels op 18 Maart 2015 op 8.44

Dan ben ik wel benieuwd wat ze er uit gelaten hebben?

Reactie van Yvonne Welings op 17 Maart 2015 op 20.48

Het Amsterdamse metamodel en het TMLO,lees het artikel in Documentwereld

http://www.documentwereld.nl/Achtergrondartikelen/113/9800-toepassi...

Reactie van André Plat op 12 Maart 2015 op 10.47

Meer weten over de TMLO workshop op het VNG AIDO congres 9 maart, zie ook mijn blog

Reactie van Yvonne Welings op 12 Maart 2015 op 9.44

Link naar ppt tijdens het AIDO op 9 maart 2015, aan de slag met het TMLO
http://cs-vng.nl/media/240311/20150309_TMLO_presentatie_AIDOv0.2.pdf

Reactie van Yvonne Welings op 10 Maart 2015 op 13.36

Archiveren en samenwerkingsverbanden bij het AIDO congres 9 maart 2015

http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/archivering-en-samenwerki...

• ‹ Vorige
• 1
• …
• 7
• 8
• 9
• 10
• 11
• …
• 16
• Volgende ›
• Pagina