BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheid
Vanaf 1 mei kan op de dag van de arbeid de dialoog op dit Breednetwerk plaatsvinden
over het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheid.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Arjan Kloosterboer op
-
Ik meen hiervoor een aantal tegenstrijdige zaken te lezen. "Het laden van het TMLO" (waarin?). "Het DMS/RMA voldoet aan het TMLO" (wat is dan de rol van CEELO als eDepot?). "TMLO-metadata handmatig toevoegen in tabbladen"(in het eDepot?). "De mapping tussen het metadataschema van Putten in Verseon met het TMLO in Ceelo is ... interessant". Het is in mijn ogen niet zo spannend om een eDepot te vullen. Wel spannend is om dat aan te laten sluiten op de dagelijkse procesuitvoering en de gegevens die daartoe worden bijgehouden. Is het nu zo dat het eDepot geautomatiseerd van records voorzien kan worden vanuit Verseon, of niet? Dat moet in ieder geval het streven zijn. De standaard die voor deze gegevensuitwisseling gebruikt zou moeten worden is het TMLO. Het TMLO hoeft niet de standaard te zijn waarop het DMS gebaseerd is. Een mapping volstaat. Dan kan de aandacht gericht worden op het ondersteunen van de uitvoering van de (primaire en secundaire) processen door een DMS. Daar is meer voor nodig dan alleen TMLO-metadata. En daar ben ik nou nieuwsgierig naar. Is het Putten gelukt een 'record-continuum' te realiseren? Niet (alleen) vanuit archiefperspectief maar (ook) vanuit het ondersteunen van de dagelijkse procesuitvoering. De uitdaging is m.i. om in de dagelijkse procesuitvoering zodanig metadata vast te leggen, vanuit het belang van die procesuitvoerders (dan is er een redelijke garantie dat dat ook plaatsvindt), dat daar later 'archief-metadata' (lees: TMLO-metadata) van afgeleid kunnen worden (de mapping). Is Putten hiervoor het goede voorbeeld? Zo niet, geen man overboord. Lopen leer je door stappen te zetten. Dit is er alvast één. Op naar de volgende.
-
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
ha Arjan, ik deel jouw nieuwgierigheid en heb vorige week de vraag voorgelegd aan John Gerse,projectleider e-depot. in CEELO wordt ISAD gebruikt. Ik heb nog geen antwoord gehad.
Jouw zin lopen leer je door stappen te zetten is mijn reden om zo enthousiast te zijn over het initiatief in Putten. Gewoon doen. -
-
Permalink Antwoord van Josine van Yperen op
-
Is iemand gisteren naar de presentatie van Ingmar Koch en Hanneke van Aalst geweest op de eerste KVAN dag? De titel van hun verhaal (Toepassingaprofiel metagegevens. Wanhoop niet. Het komt goed!) duidt ook op positieve geluiden. Helaas kon ik er niet bij zijn en heb ik hun verhaal niet mee gekregen. Wie kan de strekking hier aangeven? Dank alvast!
-
-
Permalink Antwoord van Ernest Verhees op
-
@Arjan Het is mij niet duidelijk welke tegenstrijdigheid je ziet. Ik zie ook geen tegenstelling tussen TMLO als standaard gebruiken in het DMS/RMA of hier een mapping mee maken. TMLO is dan ook niet dé standaard maar wel een waar je rekening mee moet houden in je DMS/RMA. De spanning zit hem er dan in of na het vastleggen van de metadata van het proces de mapping met de TMLO-metadata gemaakt kan worden. Wat als er dan een verplicht TMLO-veld ontbreekt? Dan zul je die in het DMS/RMA moeten toevoegen voor de automatische verwerking bij de export naar het e-depot of je moet dit na de export alsnog (handmatig) in het e-depot (in het invoerscherm onder het juiste tabblad) toevoegen.
Op basis van de presentatie in Putten (zie de sheets, vooral laatste zijn interessant) is mij het niet duidelijk geworden of bij een import vanuit een gecontroleerde omgeving (DMS/RMA) de genoemde "voorportaal functies" (controle, ontdubbelen, ordenen, toevoegen metadata, omzetten naar standaard formaat, waardering en beheer) nog noodzakelijk zijn. Het streven zou inderdaad moeten zijn dat dit allemaal niet meer nodig is maar dat veronderstelt wel een perfect ingericht DMS/RMA. En als je dat hebt is er de vraag wat in dit geval Ceelo nog toevoegt. Op preservation werd niet of nauwelijks ingegaan.
-
-
-
@Ernest, de tegenstelling ging mij over de plek waar de TMLO-conforme metagegegevens van waarden worden voorzien: in het DMS, in het eDepot of 'helemaal niet' d.w.z. d.m.v. mapping ( wat veronderstelt dat de corresponderende gegevens in het DMS worden onderhouden).
Verder, ik kan me amper voorstellen dat er metagegevens (TMLO of daarmee corresponderend) zijn die niet in en vanuit de desbetreffende procesuitvoering bijgehouden worden. Dat kan alleen metagegevens betreffen die specifiek betrekking hebben op recordmanagement. Dat recordmanagement begint al op het moment dat het document ontstaat cq. in het DMS vastgelegd wordt. Op enig moment, tijdens of bij afronding van het desbetreffende proces, zullen ook die metagegevens van waarden voorzien moeten worden cq. zijn. Bij de export naar een eDepot zijn dan alle benodigde metagegevens voorhanden (conform TMLO of via mapping).
-
-
Permalink Antwoord van André Plat op
-
@Josine betreft KVAN dagen, presentatie TMLO, zie:
http://www.slideshare.net/kvandagen/20140613-kvan-toepassingsprofie...
Helaas kan je op slideshare de notities in de powerpoint niet raadplegen (als die er al zijn of waren?)
Nader te onderzoeken de verslagen van deelnemers op archief2.0 (in de blogverslagen heb ik nog niet veel over tmlo kunnen vinden).
en één tweet
https://twitter.com/search?q=kvan14%20tmlo&src=typd
Tja, veel analoge aantekeningen van archivarissen die niet gedeeld worden: er is nog een boel te doen om van de feiten, (herbruikbare) gegevens te maken die leiden tot informatie, kennis en wijsheid. -
-
-
@André, wat vond je er zelf van, stemde de presentatie je hoopvol ?
-
-
Permalink Antwoord van Wout van der Reijden op
-
Arjan, Yvonne,
Binnen het NA vindt op dit moment een evaluatie plaats van Medusa. Een van de issues die er nu zijn is dat er idd ruimte zit tussen Medusa en het toepassingsprofiel. Op basis van de evaluatie wordt besloten of Medusa doorontwikkeld wordt of vervangen, waarbij de tweede op dit moment het meest waarschijnlijk is.
Bij vervanging zou het dan logisch zijn dat er een schema komen dat aansluit op beide profielen.
Ik verwacht meer duidelijkheid in de loop van de zomer/begin najaar - het zal in ieder geval voorbij komen bij de RHC's.
Arjan Kloosterboer zei:Dat moeten we natuurlijk niet hebben, dat de technische standaarden, zoals Medusa, niet aansluiten op de toepassingsprofielen als standaarden. Die standaarden zijn leidend, de 'techniek' moet volgen. Hoe dit zo gekomen is, ontgaat mij. Ooit verscheen de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie. Daarvan zijn de toepassingsprofielen Rijk en Lokale Overheid afgeleid. Als een gegevensuitwisselingsstandaard zoals Medusa afgeleid is van die Richtlijn, dan zou dat voor beide toepassingsprofielen gebruikt moeten kunnen worden.
Wellicht leest er iemand mee die op de hoogte is van Medusa en/of het toepassingsprofiel Rijk en kan die nadere info verschaffen?
Yvonne Welings zei:In 2011 kregen we te horen dat die metadata, afgeleid van het Rijk, niet aansloten bij het e-depot NA. Het NA hanteert nl. Medusa (link).
-
-
-
Ha Wouter, fijn dat je info met ons deelt en mijn idee hierover wordt bevestigd. Informeel heb ik inmiddels ook begrepen dat er iets nieuws op stapel staat. Als redactie van BREED stel ik het zeer op prijs als je info wil delen. Feedback vragen met keyspelers is daarbij altijd handig. Zijn er ook denkrichtingen om ISAD in te zetten zoals ze bij Putten doen ?
-
-
-
Yvonne,
Als het moment daar is, zal ik meer informatie delen. Op dit moment speelt ISAD nog geen rol in het denkproces.
Yvonne Welings zei:Ha Wouter, fijn dat je info met ons deelt en mijn idee hierover wordt bevestigd. Informeel heb ik inmiddels ook begrepen dat er iets nieuws op stapel staat. Als redactie van BREED stel ik het zeer op prijs als je info wil delen. Feedback vragen met keyspelers is daarbij altijd handig. Zijn er ook denkrichtingen om ISAD in te zetten zoals ze bij Putten doen ? -
-
Permalink Antwoord van Joost van Koutrik op
-
- Correctie, er stond eerst Rob, dat moest zijn: Bob. -
Er staat een nieuwe versie van de TMLO-poster op Informatie 2020, voor wie hem wil gebruiken (versie 1.1). Hierin zijn een paar verbeteringen doorgevoerd, bij de upload staat aangegeven welke dit zijn. Heb je eigen bewerkingen van de poster of handige analyse-instrumenten uitgewerkt? Zet ze op Informatie 2020, neem contact op met Bob Coret, of laat het (natuurlijk) op BREED weten!
-
-
Permalink Antwoord van Bob Coret op
-
Het hebben van een metadataschema is een wettelijke verplichting voor overheden. Het TMLO geeft hierbij een praktische handreiking, gemaakt en getoetst door experts en geadviseerd voor VNG, IPO en UVW, die focust op de duurzame toegankelijkheid van informatie en overdracht van informatie of een systeem van een andere organisatie, zoals een e-depot. Wat het verleden ons heeft geleerd is dat het in een zo vroeg mogelijk stadium (bij creatie al!) toevoegen van metadata het werk voor een ieder makkelijk maakt, informatie is beter vindbaar, beheersbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en uitwisselbaar. De andere les is dat het achteraf toevoegen van metadata (zoals met papier redelijk gebruikelijk is) in het digitale tijdperk lastig zo niet onmogelijk is door de exponentiele toename van de hoeveelheid informatie.
Alhoewel metadata technisch klinkt is het vooral een organisatorische uitdaging. Metadata moet in de systemen worden toegevoegd aan informatie, idealiter zoveel mogelijk geautomatiseerd. Het aanpassen van een systeemvereist het overtuigen van ICT, bedrijfsvoering en leverancier en dan vooral door te focussen op duurzame toegankelijkheid (en dat is niet alleen archief, is ook handig in bedrijfsvoering!)
Hierbij komt dan natuurlijk ook de vraag naar boven, wat doen we met de reeds aanwezige digitale informatie? Wanneer er extra metadata toegevoegd moet worden dan zal er gekeken moeten worden wat geautomatiseerd kan worden en wat handmatig haalbaar is. Een soortgelijke uitdaging heb je overigens bij de implementatie van een nieuw DMS/zaaksysteem. Ook hier zul je aan de slag moeten om intern metadata op de kaart te zetten, met de leverancier overleggen over de inrichting van de metadata, moeten medewerkers opgeleid worden en ook hier zal je na moeten denken wat er met de ‘legacy’ informatie moet gebeuren..
Archiefvormers en RHC’s gaan een leer/experimenteertraject in, fouten maken hoort erbij en resultaten uit de experimenten kunnen nieuwe vragen opwerpen maar ook dienen als lessons learned ter verbetering van het volgende proces.
Vraag: wie heeft er al gemapt volgens TMLO en wil hun “fit/gap analyse” delen? Door het delen van dit soort analyses ontstaat er waarschijnlijk een beter beeld van de mate van ontbreken van metadata in de huidige systemen. Deel ook rapporten/eindverslagen van pilots! Dit kan bijvoorbeeld in de besloten omgeving informatie2020 op Pleio.
Elke overheidsorganisatie zal vroeger of later informatie overdragen aan een e-depot bij een archiefinstelling of eerder aan een GR of RUD. Het TMLO geeft hiervoor een minimale set elementen die nodig is voor duurzame toegankelijkheid van informatie, ongeacht leverancier/instelling. Dit betekent overigens niet dat sommige metadata niet overgedragen wordt en dus verloren gaat! Binnen elementen van het TMLO kunnen eigen elementen worden gedefinieerd! Als je gaat uitwisselen met een andere partij (zoals een RUD) kan je verdere afspraken maken over de metadata die naast TMLO op dat moment nodig zijn voor die andere partij om zijn/haar werk te doen.
Als het iets al toevoegt aan de context, bedenk dan wel dat extra metadata niet persé ten goede komt aan de uitwisselbaarheid en de duurzame toegankelijkheid van informatie. Ook kan opname van extra metadata leiden tot nieuwe vraagstukken: hoe verhoudt bijvoorbeeld opname van NAW gegevens (vaak genoemd als missend in TMLO) door e-depots zich tot privacywetgeving? Daar zitten beheerders van e-depots niet op te wachten, want brengt extra beheerlast met zich mee.
Aan welke organisatie informatie in de toekomst ook wordt overgedragen, er zullen afspraken gemaakt moeten worden over het wat en hoe. Een gezamenlijk referentiekader zoals het TML O helpt daarbij. Zowel lokale overheden als commerciële e-depot leveranciers kunnen hier stuk voor stuk weer over nadenken. Voor elke klant zal de leverancier maatwerk kunnen leveren. Maar is het niet efficiënter als een ieder het TMLO omarmt als standaard? En bedenk wel dat leveranciers niet zelf metadata bij informatieobjecten kunnen verzinnen, dat zal de archiefvormer toch zelf moeten doen. En duurzame toegankelijkheid is niet iets dat moet, dat willen we toch?
Bob Coret
Projectleider meta data - Archief 2020
Peter van de Ruit zei:Josine legt de vinger op de zere plek. Doordat de hele uitrol van digitaal werken in feite al is begonnen ruim voordat er iets was als een TMLO en RGBZ hebben we nu een inrichting die zich moeilijk laat vertalen naar hetgeen vanuit het e-Depot wordt gevraagd. Een beetje de wet van de remmende voorsprong. Als je nu zou beginnen met een DMS/RMA kun je gelijk de aansluiting maken op de standaarden. Met terugwerkende kracht is dat niet te realiseren. Want het doorvoeren van de standaard in de bestaande adminsitratie betekent dat het hele systeem op de kop moet, en wie durft dat aan?
Overigens ben ik er nog niet helemaal over uit of we hiermee wel op de juiste weg zijn. Door alles naar de standaard te vertalen maken we de uitwisseling van informatie natuurlijk een stuk eenvoudiger. Maar tergelijkertijd verliezen we een stuk van de administratieve context. En vanuit archivistisch oogpunt vind ik die wel erg belangrijk. Binnen de adminsitratie is de informatie binnen processen op een bepaalde manier opgemaakt en gebruikt. Dat gebruik zie je terug in de metadata die zijn toegevoegd. Dat slaat ook terug op de eerdere post over de velden die niet terug komen in het TLMO. Ik ben er nog niet geheel van overtuigd dat het goed is dat slechts delen van de zaakinformatie worden meegenomen op het moment dat een zaak wordt gearchiveerd in het e-Depot. De wijze waarop de adminsitratie de zaak heeft beschreven in de metadata en dus de wijze waarop er mee werd gewerkt is wel degelijk van belang voor de latere interpretatie. Nu zijn daar natuurlijk wel oplossingen voor, ook in het e-Depot, maar ik ben er nog niet helemaal uit of ik het daar ook echt mee eens ben.
Interessant is natuurlijk dat dit hele probleem niet speelt als je in zee gaat met een commerciele e-Depot oplossing. Daar speelt de eis om de standaard veel minder en kan de aanbieder simpel weg aansluiten bij de wijze waarop de archiefvormer zijn metadataschema heeft ingericht. Misschien moeten de RHC's daarop aansluiten en veel dichter naar de klant (de archiefvormer) gaan bewegen. Want de relatie tussen archiefvormer en RHC veranderd door het e-Depot en digitaal werken fundamenteel. Zeker in de oplossing die we nu in Haarlem onderzoeken wordt het RHC in feite een verlengstuk van de administratie. Een uitwerking van het Records Continuum.
Yvonne Welings zei:De studieochtend gisteren over de aansluiting e-depot door de gemeente Haarlem heeft me geheel in verwarring gebracht.
In 2010 hebben we in Noord-Brabant een draaiboekje e-depot opgesteld met metadata. Door het Nationaal Archief werd in 2011 aan ons de feedback gegeven dat er technische metadata moesten worden toegevoegd, maar ook dat de overige velden moeilijk te mappen waren in het e-depot. We leerden ondertussen ook het verschijnsel mapping kennen. We hebben vervolgens in 2012 aan de VNG verzocht om een standaard voor de metadata. Die is er nu sinds mei 2014, maar blijkt niet goed toepasbaar in de praktijk hoorden we gisteren. De mapping is zo moeilijk dat de Basis Archiefcode erbij gehaald werd.
Ik gooi de knuppel bij deze in het digitale hoenderhok, denken we niet veel te ingewikkeld en maken we het geheel niet te moeilijk? Digitaal informatiebeheer is onafwendbaar, maar als we op dit tempo verder gaan in de ontwikkeling, zijn we er in 2018 nog niet uit, begon ik me gisteren te realiseren. En denk vooral aan de bestaande ICT architectuur bij gemeenten, provincies en Rijk, niet zelf het wiel uitvinden.
Wat is jullie mening ?
-
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
