Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Bianca Hornstra op 20 Augustus 2015 op 9.09

Hallo,

Over de toepasbaarheid kan ik nog niet veel zeggen, omdat we in onze organisatie nog niet zover zijn. De stappen lijken me in ieder geval erg logisch, ik zie er niets tussen staan wat ik niet zou verwachten en ik mis zo 1-2-3 ook geen belangrijke stappen.

Wat me wel opvalt is dat het gebruik van de term e-depot constant op twee gedachten hinkt: enerzijds wordt er vaak nadruk op gelegd dat een e-depot meer is dan een technische voorziening (zie ook de definitie van ED3), maar vervolgens wordt de term steevast gebruikt om een systeem/voorziening aan te duiden (je moet het e-depot 'aanschaffen' en '(laten) installeren'). 

Laat ik voorop stellen dat ik het belangrijk vind om duurzaamheid integraal te bekijken: hardware, software, processen, mensen, middelen. Maar moeten we dat complex allemaal in de term 'e-depot' willen vangen, terwijl we de term in de praktijk toch eerder gebruiken om een systeem/voorziening aan te duiden? Wat mij betreft geeft dat alleen maar meer verwarring en gekunsteld taalgebruik.

Het is inmiddels algemeen geaccepteerd dat een systeem (DMS, RMA, zaaksysteem) een hulpmiddel is bij het behalen van een doel. Bij alle systemen moet je ook processen, mensen, organisatie meenemen, om je doel te bereiken (documentmanagement, recordsmanagement etc.). Een e-depot is hierin - imho - niet anders: een hulpmiddel dat je samen met organisatie, beleid, processen etc. inzet om een doel te bereiken, namelijk duurzame bewaring, beheer en ontsluiting van (te bewaren) informatieobjecten.     

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 20 Augustus 2015 op 10.38

De ambiguïteit van de term "e-depot" leidt inderdaad tot veel verwarring. Ik las eerst net als Jean-Luc dat er sterk op aangestuurd werd dat al in de dynamische fase de definitieve documenten naar het e-depot uitgeplaatst zouden moeten worden. Dat is bijvoorbeeld hoe het e-depot bij JustID is ingericht.

Met Bianca's opmerking in mijn achterhoofd begreep ik dat de tekst anders moest interpreteren. Er wordt niet persé bedoeld dat een document van het ene systeem naar het andere systeem moet gaan, maar dat er wel een geheel aan organisatie, beleid, processen, etc. zou moeten zijn dat de duurzame toegankelijkheid borgt. In die betekenis zou het zaaksysteem of DMS ook (deels) een onderdeel zijn van het e-Depot.

Het is allemaal abstract en verwarrend. "Vroeger" gingen we het zaakgericht werken invoeren (dat was het concept) en concreet betekende dat er een zaaksysteem werd geïmplementeerd met allerlei randvoorwaarden. Laten we nu duurzame toegankelijkheid invoeren, waarbij we concreet het e-depotsysteem gaan implementeren met allerlei randvoorwaarden.

 

Verder heb ik nog wat feedback op het lijstje "Wat doe je morgen" :

• Ik zou punt 2 en 3 omdraaien. Samenwerken en kennisuitwisseling blijft theoretisch gezwets in de ruimte als niet ondertussen de handen uit de mouwen worden gestoken. Bovendien is het niet "eerlijk" als je alleen maar kennis en ervaring komt halen en niks komt brengen.
• Ik zou punt 3 anders omschrijven. Nu wordt er wel heel sterk gesuggereerd dat informatieobjecten gemigreerd (overzetten) moeten worden naar een ander systeem. Als dat zo zou zijn, dan zou voor dit punt al de aanbesteding en installatie van het e-depotsysteem moeten staan. Ik stel voor om als pilot een concreet probleem rondom duurzame toegankelijkheid aan te pakken. Je gaat daarbij niet alleen het probleem daadwerkelijk oplossen, maar je gaat ook bewust kijken naar wat ervoor nodig is om zo'n probleem op te lossen. Mogelijke onderwerpen voor pilots zijn bijvoorbeeld duurzame e-mails, archiveren van tweets, archiveren van agenda's.

 

Overigens ervoer ikzelf het hoofddocument als weinig nieuws. In zekere zin is het een beknopte samenvoeging van de theorieën rondom het e-depot en rondom (ICT-)projectmanagement. Maar ik sluit zeker niet uit dat iemand anders hier wel meerwaarde aan kan ontlenen! De bijlage heb ik overigens slechts doorgebladerd en niet intensief gelezen. Het lijkt mij een prima naslagwerk voor als je een plan opgesteld hebt, om dan even te controleren of je niets bent vergeten.

Permalink Antwoord van Henk Sligman op 20 Augustus 2015 op 16.05

@Jean-Luc, goede opmerking en ter ondersteuning

-bewaartermijn langer dan 10 jaar, ik merk al dat het om 3 a 4 jaar gaat en dat heeft te maken met de zeer snel veranderende digitale omgevingen.

-Archiefdienst? misschien een archiefbeheer "autoriteit" voor brondocumenten.

1 DMS? alleen al de SAAS inzet op specifieke overheidsproducten  geeft aan dat je heel veel DMS kunt hebben en meestal dus hebt. (simpele voorbeeld: personeelsdossiervorming bij Reat, Vastgoed beheer in Planon, etc.)

Verder is het tijd om niet meer alleen in de 3 overheidslagen te denken maar hoor en luister naar de hartekreten van de burger (heel voorzichtig ook van bedrijven die een deel van de publiekstaak op zich hebben genomen).  

 

Permalink Antwoord van Fred Schoonheim op 7 September 2015 op 14.10

Beste samenstellers van de Handreiking met stappenplan,

Graag wil ik reageren op beide omdat ik het belangrijk vind dat de neuzen in ons vakgebied zoveel mogelijk dezelfde kant uit gaan en er zo min mogelijk verwarring komt.

Verwarring ontstaat mijns inziens als de ED3-definitie (pag. 4 Handreiking) te ruim wordt geinterpreteerd. Ik onderschrijf dan ook de reactie van Jean-Luc van 19 augustus jl. dat je een duidelijker onderscheid moet maken in de dynamische fase en de statische fase van dossiers. Ik moet er niet aan denken dat je ook bijvoorbeeld meldingen onderdeel moet laten zijn van een e-depot. De bewustwording, de organisatie en de inrichting van je DMS/RMA (incl. metadatering) moet je uiteraard goed en tijdig regelen in het kader van het traject richting e-depot. Maar laat dit voorlopig aparte grootheden blijven. Ook de suggestie dat een e-depot op zich zorgt voor actieve openbaarheid onderschrijf ik niet.

Als je uitgaat van de mogelijkheid / wenselijkheid dat met een e-depot je het inrichten van een aparte digitale 'archiefruimte' (tot 20 jaar) kan voorkomen en daarmee de mogelijkheid kan scheppen voor verkorting van de overbrengingstermijn en eerdere openbaarheid kan bevorderen, dan kan ik hiermee wel instemmen.

De opmerking dat een e-depot op zich een impuls geeft aan kwaliteitsverbetering deel ik evenmin. Kwaliteitsverbetering moet komen vanuit de organisatie, mede op basis van een werkend kwaliteitssysteem incl. inspecties /audits die hiaten hierin aantonen. Wat dat betreft mis ik in beide documenten duidelijke verwijzingen naar het verplichte kwaliteitssysteem op grond van art. 16 van de Archiefregeling. Het alleen 'aanraden' hiervan (zie stappenplan pag. 8 2e alinea) is in dat opzicht te vrijblijvend.

De gebruikte terminologie vind ik verwarrend: koop je een e-depot? (pag. 13 Handreiking). Je koopt toch ook geen archiefbewaarplaats? Ook de formulering 'het inzetten van een e-depot" past daar m.i. niet in. Beter zou zijn consequent te spreken van het inrichten of realiseren van een e-depot, dan blijf je dichter bij de wettelijke kaders. In het hele document mis ik de actualiteit dat mede vanuit Archief2020 via het NA en de RHC's voorzien wordt in een professioneel netwerk van e-depots waar overheden zich bij kunnen aansluiten. Natuurlijk staat het overheden vrij om een eigen e-depot te realiseren maar kosten/batenanalyses wijzen tot nu toe aan dat je dit veel beter samen of in aansluiting kan doen. In de handleiding vind ik dit aspect onderbelicht.

Tenslotte: de stijl van de documenten spreekt mij helaas niet aan: de 'je en jij-vorm' komt op mij minder professioneel over, bovendien constateer ik op vrijwel iedere pagina storende taalfouten. Ik adviseer daar nog eens goed naar te kijken! Ik hoop dat jullie met mijn 'knorrige' opmerkingen aan de slag gaan, overigens wel met dank voor de op- en inzet tot op heden met betrekking tot de Handreiking en het stappenplan.

Met vriendelijke groet, Fred Schoonheim,

Provinciearchivaris Utrecht, tevens projectleider pilot e-depot Provincie Utrecht - Het Utrechts Archief

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 7 September 2015 op 14.15

@Fred, dank voor je bijdrage. ik moet zelf het stappenplan nog gaan doorspitten en kan daarom niet zo gefundeerd reageren, maar ik onderschrijf je constatering dat een e-depot niet zorgt voor actieve openbaarheid. Feitelijk is een e-depot op dit moment alleen maar een beheermogelijkheid met speciale preserveringstechnieken zonder dat er een mogelijkheid is voor beschikbaarstelling. Dat laatste is essentieel voor openbaarheid.

Permalink Antwoord van Rudy Verhulsdonck op 24 September 2015 op 9.17

Hallo,

Als aanvulling op de reeds geplaatste berichten. Wat ik mis (maar kan zijn dat dit niet thuishoort in het Stappenplan ) is antwoord op vragen als:

1. welke eisen moet ik stellen aan een e-depot

2. wanneer is mijn informatiehuishouding op orde om aan te kunnen sluiten op een e-depot

Permalink Antwoord van Henk Sligman op 24 September 2015 op 11.22

@Fred, in grote lijnen eigelijk wel met je eens. Ter verdieping, als we eens uitgaan van de stelling dat er voor (overheids)archieven maar 2 statussen zijn 1e niet openbaar en (na 20 jaar) 2e openbaar (met nog de tussenvorm beperkt openbaar).

De "openbare status" qua beheer en beschikbaarstelling zou een (is) een GA aangelegenheid?

Indien de "archiefvormer" aan actieve openbaarheid gaat doen. (bv beschikbaarstellen van informatie als "open data").

Welke rol en verantwoordelijkheid zou een GA en het "begrip" e-depot daarin moeten hebben??

Hoe denk jij daarover. (voor de goede orde ik worstel daar mee)

 

Permalink Antwoord van André Plat op 6 Oktober 2015 op 16.57

De discussietermijn wordt verlengd tot 21 oktober 2015.

Permalink Antwoord van André Plat op 17 December 2015 op 22.03

Archief 2020 publiceerde elders op de Archief 2020 breednetwerkpagina's

Veel decentrale overheden overwegen een e-depot voor digitale duurzaamheid, of zijn er al mee aan de slag. Maar ieder voor zich het wiel opnieuw uitvinden - dat hoeft niet. De nieuwe Handreiking voor het in gebruik nemen van een e-depot door decentrale overheden is gebaseerd op de ervaringen en inzichten van koplopers en archiefcollega’s. En is daarmee een praktische leidraad voor elke collega-overheid.

Lees meer

Daar vind je de nieuwe versie van december 2015 in word en pdf met het verzoek om een bijdrage te leveren en je voorbeelden te uploaden of te mailen zodat deze opgenomen kunnen worden in de pleio samenwerkingsruimte