Met ingang van 1 januari 2013 mogen overheden zelf beslissen of ze originele archiefstukken willen vervangen door digitale reproducties. Dit moet echter wel binnen de kaders van de Archiefregeling. In de praktijk blijkt deze materie niet altijd even gemakkelijk. Daarom heeft een werkgroep van deskundigen vanuit programma Archief 2020 de zogeheten Handreiking vervanging archiefbescheiden opgesteld.

Praktisch handvat
De Handreiking geeft uitleg bij de archiefwettelijke regels rond vervanging van archiefbescheiden en biedt houvast bij het doordenken en verantwoorden van alle stappen in het vervangingsproces. Peter Diebels, projectleider Handreiking vervanging archiefbescheiden: ‘Het is een praktisch handvat voor de besluitvormers en adviseurs op dit gebied en de mensen die de vervanging voorbereiden en uitvoeren.’

Essentiële bouwsteen
Volgens Martin Berendse, algemene rijksarchivaris, is de handreiking een concrete stap voorwaarts naar een digitale archiefhuishouding. ‘ Het ondersteunt zorgdragers en proceseigenaren om hun eigen rol in de informatieketen goed in te vullen. Een goed vervangingsproces is cruciaal voor goede digitale archivering. En dat is op haar beurt een essentiële bouwsteen voor een transparante en betrouwbare overheid.’

Dynamisch document
De informatie in de handreiking is gebaseerd op eerder opgedane ervaringen met vervanging en geeft naar de mening van de samenstellers de meest actuele stand van zaken weer. Diebels: ‘De techniek schrijdt echter snel voort en ontwikkelingen volgen elkaar voortdurend op. De inhoud van de Handreiking heeft dan ook geen eeuwigheidswaarde; het kan niet anders dan een dynamisch document zijn.’

Ervaringen delen
De werkgroepleden en het programmabureau Archief2020 houden de Handreiking de komende jaren actueel. Daarbij is input vanuit het veld van groot belang. Houd ons daarom hier op BREED op de hoogte van uw ervaringen met de Handreiking vervanging archiefbescheiden via de groep Vervanging.