BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Zijn er wel gemeenten die een verzendadministratie (nog) bijhouden?

Op BREED hebben we meerdere malen van gedachten gewisseld over hoe je een bewijs levert dat een poststuk echt is verstuurd. Dit wordt de verzendadministratie genoemd.

Recent in maart 2020 was er een uitspraak van de rechtbank van Amsterdam over dit onderwerp. Vaak gaat het bij deze uitspraken over de datum van het verzenden om aan te kunnen tonen dat een bezwaartermijn niet of wel is overschreden. De gemeente Amsterdam kon niet aantonen dat het besluit is verzonden omdat er geen verzendadministratie was bijgehouden.

Het vonnis ECLI:NL:RBAMS:2020:1016 zegt letterlijk:

De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (Afdeling) hanteert als uitgangspunt dat, in het geval van niet aangetekende verzending van een besluit, het bestuursorgaan aannemelijk dient te maken dat dat besluit is verzonden.1 De omstandigheid dat per post verzonden stukken in de regel op het daarop vermelde adres van de geadresseerde worden bezorgd, rechtvaardigt het vermoeden van ontvangst van het besluit of ander relevant document op dat adres. Dit brengt met zich dat het bestuursorgaan in eerste instantie kan volstaan met het aannemelijk maken van verzending naar het juiste adres. Daartoe is in ieder geval vereist dat het besluit is voorzien van de juiste adressering en een verzenddatum en sprake is van een deugdelijke verzendadministratie.

Zijn er wel gemeenten die een verzendadministratie (nog) bijhouden?

Gerelateerde onderwerpen:

- http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/uitgaande-fysieke-post-proces

Vind ik leuk

2 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Kitty Altena op 23 Maart 2020 op 8.26

Bij ons kun je dat terug zien in het systeem. Helaas worden de zogenoemde "digital born" documenten nog geprint, maar krijgen daardoor bij het opnieuw inscannen wel een verzenddatum mee. Deze zie je terug op de gegenereerde pdf versie van de uitgaande brief + de verzenddatum wordt als metadata meegegeven in de registratie in het zaaksysteem. Dit samen met de procedure voor het verzenden van de post moet het aannemelijk genoeg maken, lijkt mij.