Ik heb ene hele praktische vraag en ben benieuwd naar de mening van vakgenoten. Het betreft de keuze voor het ZTC-zaaktype en de daaraan verbonden de bewaartermijnen voor het verantwoordingsverslag (KPI-verslag) en het jaarverslag informatie- en archiefbeheer.

Bij onze gemeente stellen we eens in de twee jaar het KPI-verslag op en het andere jaar een jaarverslag a.d.h.v. het verbeterplan dat daaruit voortkomt.

Ik kom in de ZTC drie zaaktypen tegen die m.i. van toepassing zouden kunnen zijn:

1. Interne audit, uitvoeren (V 5jr, 4.1 en V 10jr, 4.1.3)
2. Jaarverslag, opstellen (B, 4.1.9)
3. Rapportage periodiek intern, opstellen (V 5 jr, 20.1.5)

Hoewel ik het invullen van de KPI’s als een soort audit zie, ben ik geneigd te denken dat voor het woordelijke KPI-verslag het 2^e zaaktype geldt, dus jaarverslag opstellen en permanent bewaren.

Voor ons tweejaarlijkse jaarverslag zou ik eerder kiezen voor het 3^e zaaktype, omdat het meer een voortgangsrapportage is. Het jaarverslag wordt overigens als bijlage opgenomen bij onze jaarrekening, dus wordt het op die manier toch permanent bewaard.

Hoe zien jullie dit?