BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Zaakgerichte vernietigingslijst?
Binnenkort start er binnen de Gemeente waar ik werk een project om digitale informatie binnen het DMS structureel te gaan vernietigen. Binnen het DMS wordt informatie zaakgericht opgeslagen. Nu heb ik twee vragen waarvan ik hoop op jullie input.
1. Hoe hebben andere overheidsinstanties die zaakgericht archiveren hun vernietigingslijsten vorm gegeven? Met andere woorden, welke metadata wordt over de te vernietigen stukken bewaard?
2. In de NEN 2082 staat dat metadata over te vernietigen stukken kunnen worden behouden. Is het wenselijk om dit functioneel zo in je DMS in te richten dat je als het ware alle metadata (misschien met uitzondering van persoonsgegevens) over reeds vernietigde zaken en documenten behoud en hierop kan zoeken zoals je ook op niet vernietigde dossiers kan zoeken? Of vinden jullie dat het opslaan van de vernietigingslijsten in het DMS voldoende is? Heeft iemand ervaring met het behouden van alle metadata van vernietigde dossiers? Wat zijn hiervan de voor- en nadelen?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Anneke Talens- Smit op
-
Van de vernietigde zaken bewaren wij als metadata: zaaknummer, zaaktype, zaakonderwerp, start proces, einde proces, resultaattype en de vernietigingsdatum. Dit zijn de metadata die getoond worden in een "vernietigingsbak" van de zaken waarvan de bewaartermijn is verlopen. Deze metadata worden omgezet naar een excel lijst die we als document bewaren in het DMS bij een zaaktype Vernietiging archief.
-
Permalink Antwoord van Erik Müller op
-
Wij bewaren in principe alleen de V-lijsten. Als je de metadata van te vernietigen stukken bewaard komen ze ook steeds boven met zoeken zonder filters. Daarmee vervuil je je resultaatlijsten.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
In ons huidige zaaksysteem worden naast de vernietigingslijsten ook nog enkele metadata bewaard. Als ik mij niet vergis (want ik ben zelf niet geautoriseerd voor de vernietigingsmodule) worden het registratienummer, de omschrijving en de vernietigingsdatum bewaard. Misschien zou het ook handig zijn om (de naam van) het zaaktype ook te bewaren. Hoe dan ook, de meeste (meta-)data kan wat mij betreft bewaard worden, zolang deze maar niet te herleiden is tot personen i.v.m. privacy. De vraag is wel waarom je die data zou willen bewaren.
Ik zie twee voordelen voor het bewaren van metadata. Eén is dat je beter terug kunt halen of een zaak of document ooit heeft bestaan, maar inmiddels - mogelijk ten onrechte - vernietigd is. Zoeken in gestructureerde data gaat immers sneller dan vernietigingslijsten doorspitten. Een ander voordeel zit erin dat de data gebruikt kan worden voor onderzoek. Denk aan managementrapportages, business intelligence of zelfs Big Data.
Het grote nadeel van het bewaren van al die data zit in de storage. Naarmate je meer en meer vernietigd door de jaren heen, zal deze data-verzameling alleen maar groeien en groeien. Als er (nog) geen ambities zijn rondom business intelligence en Big Data, dan wordt dit een enorme data-verzameling dat nooit gebruikt wordt. Zonde van de tijd en moeite om die servers en database te beheren.
Overigens, ook in mijn organisatie worstelen we nog met de "zaaksgewijze" vernietiging. Het probleem is dat er veel meer wordt vastgelegd en dat zaken vaak ontzettend klein zijn. Weet dat wij het KCS in ons zaaksysteem hebben geïntegreerd en dat ieder telefoontje ("Wanneer wordt het afval opgehaald?") een mini-zaak is. Vroeger hadden we dikke verzameldossiers rondom bijvoorbeeld de GBA-afschriften of de incasso-machtigingen, maar tegenwoordig zijn dit allemaal losse zaken. Het gevolg is idioot lange vernietigingslijsten. Ik ben er zelf niet direct bij betrokken, maar ik begrijp dat wij (DIV) nog in gesprek zijn met het Stadsarchief om tot een praktische aanpak hiervoor te komen.
-
Permalink Antwoord van MGroels op
-
Zou je voor dat soort "ontzettend kleine zaken" niet iets in de trant van een doorlopende vernietigingsverklaring willen (of kunnen) hebben? Verhuizingen, GBA afschriften en andere burgerzaken zijn m.i. zo "onbelangrijk" dat je ze continue wilt vernietigen, zonder ze elk jaar (of maand) op een nutteloze lijst te zetten. Daar wil je sowieso geen 10-20% verhuiszaken op hebben staan lijkt me.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
Het ouderwetse bundelen in verzameldossiers was en is zo gek nog niet :-)
Los van de vragen die het ons oplevert, betekent het dat ook medewerkers met heel veel zaakdossiertjes zitten die ze af moeten handelen. Is ZGW op die manier de meest effectieve/efficiënte manier van werken? En voegt het voor de burger veel toe (in de zin van statusinformatie)?
Dit is buiten de orde van de vraag.
-
-
@Mike, prima suggestie! Ik had zelf al voorgedragen om op v-lijsten te vermelden: "Alle verhuizingen van dd-mm-yy tot dd-mm-yy" in plaats van de individuele zaken.
@Jack, bij onze Burgerzaken werkt het als een tierelier. Ze hebben een goed overzicht over welke aanvragen al afgehandeld zijn en welke nog niet. Ze missen het verzameldossier niet. Voor de burger voegt het inderdaad niet veel toe (behalve een iets efficëntere overheid).
-
-
Niet specifiek voor burgerzaken. Meer algemeen; bij ons is vanuit de organisatie in aantal gevallen geen behoefte aan losse zaakdossiertjes. En regelmatig vind ik dat ook opvallend.
Waar het me om gaat is dat je een werkwijze kiest die meest passend is. De ene keer ZGW, de andere keer niet.
Wat vernietiging betreft: prima oplossing om met doorlopende machtiging/verklaring te werken. Goed regelen en vastleggen wat je doet.
Bij keuze voor numeriek werken werd en wordt dit ook toegepast.
-
Permalink Antwoord van Cynthia Schokker op
-
Heel erg bedankt voor jullie input. Ik denk dat voorloopig het bewaren van de vernietigingslijsten voldoet bij deze gemeente. Misschien zou het mooi zijn als je vernietigingslijsten zowel op zaakniveau als op zaaktype niveau kan samenstellen. Voor dat laatste geldt dan dat je een serie zaken van een bepaald zaaktype vernietigd. Dit kan dan uitkomst bieden voor die "kleine zaken" die vernietigd moeten worden.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
