BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Zaakgericht werken met bestemmingsplannen
Bestuursjuristen bij ons kijken (voorlopig) met een bedenkelijke blik naar het zaakgericht werken. Struikelblok is de verwerking van inspraakreacties en zienswijzen op een bestemmingsplan (bp) die natuurlijk bij (digitale) inzending een eigen zaak moeten vormen (nu komen ze in een verzameldossier met de naam van het bp). Ambtelijk bezwaar is dat de beantwoording veel extra administratief werk oplevert, bij 'pech' moeten wel 200 zienswijzen per stuk/zaak behandeld worden worden (nu standaardbrief als antwoord met een adressenlijst en bijlagen). De kans op fouten (foute naam bp, zienswijz-indiener vergeten etc) wordt een flink risico genoemd. Wie heeft ervaring met het behandelen van 'bulk' ihk van zaakgericht werken en wil die delen?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Stefan van den Deijssel op
-
Bij de gemeente Waalwijk hebben we het proces bestemmingsplan per fase in zaken gevangen. Dat betekent dat een bestemmingsplan uit meerdere zaken bestaat. Bij de fase voorontwerp is inspraak mogelijk, de inspraakreacties worden in een aparte zaak gezet. Zo ook bij de zienswijzen. De zienswijzen worden beantwoord in een nota van zienswijzen die wordt vastgesteld door de gemeenteraad (als onderdeel van het bestemmingsplan). Na de vaststelling krijgen alle indieners dit toegestuurd. De nota is dus de reactie op hun zienswijze. De indieners krijgen dus alle zienswijzen te zien en de reacties daarop.
Kortom: de behandelaar heeft maar één zaak met alle zienswijzen. De reactie op de zienswijzen wordt gebundeld in een nota van zienswijzen, welke na vaststelling door de raad als antwoord naar alle indieners wordt gestuurd.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Stefan, lukt het jullie wel om het bestemmingsplan zelf in het systeem op te nemen ?
-
Permalink Antwoord van Wim van Loon op
-
Stefan van den Deijssel zei:....Kortom: de behandelaar heeft maar één zaak met alle zienswijzen.....Dank @Stefan voor je antwoord, dat mooi het veschil (probleem) aangeeft. Een bij ons (Apeldoorn) digitaal ingediende zienswijze levert automatisch een zaakdossier op. Daarvan (van die zienswijzen) maken we dan niet één zaak (bp). De burger moet straks via zijn PIP immers de status van zijn reactie kunnen volgen.
-
-
Zijn er nog meer collega's die een verstandige suggestie voor mij hebben mbt mijn vraag hierboven naar van het behandelen van 'bulk' (zienswijzen in een bestemmingsplan) ihk van zaakgericht werken?
-
Permalink Antwoord van Marieke Klomp op
-
De werkwijze in Den Bosch lijkt op die van Waalwijk. Ook in Den Bosch hebben we bestemmingsplannen gefaseerd in zaken en zaaktypen gevangen. Het vaststellen van een bestemmingsplan bestaat uit drie fases: voorontwerp, ontwerp en vaststelling. Bij iedere fase hoort een bestuurlijk behandelvoorstel (BBV, B&W of raadsvoorstel). In de fase voorontwerp wordt een zaak aangemaakt met het zaaktype 'voorontwerp bestemmingsplan'. Daarin worden ook de inspraakreacties verwerkt. Eventueel kan de afdeling ervoor kiezen om de inspraakreacties in een aparte zaak bij elkaar te zetten. Bij de fase ontwerp wordt er een zaak aangemaakt met het zaaktype 'ontwerp bestemmingsplan'. Daarin worden ook de zienswijzen verwerkt. Ook hierbij hoort weer een BBV. In de fase vaststelling wordt een zaak aangemaakt met het zaaktype 'vaststelling bestemmingsplan'. Ook daarbij hoort weer een BBV. In totaal dus in principe per bestemmingsplan 6 zaken en 4 zaaktypen. Voor de terugvindbaarheid wordt bij iedere zaak het IMRO-nummer geregistreerd. Die houdt de zaken bij elkaar. De gebruikte zaaktypen zijn standaard zaaktypen uit de I-Navigator.
Inspraakreacties en zienswijzen worden niet automatisch een nieuwe zaak. Dat zijn documenten die bij de zaak geregistreerd moeten worden.
Ik lees dat dat bij jullie wel zo is. Biedt het IMRO-nummer misschien een mogelijkheid om de zaken op eenvoudige wijze in ieder geval met elkaar te verbinden?
-
-
Dank, Marieke, voor je reactie. Het IMRO-nummer is zeker een mooie suggestie, daarover ga ik praten. Opvallend vind ik wel dat tot nu toe nergens een relatie is/wordt gelegd met een (toekomstige) Persoonlijke Internet Pagina. De daarmee geplande individualisering van een aanvraag/verzoek/bezwaar/zienswijze botst met een verzameldossier (eventeel: zaak)....
-
Permalink Antwoord van Martin Jansen op
-
Volgens mij klopt het wat Wim aangeeft.
Een inspraakreactie of zienswijze lijken mij aparte zaken. Met een apart zaaktype. Zaaktype 'inspraak bestemmingsplan' of 'zienswijze bestemmingsplan'. Net als een zaaktype voor 'bezwaarschrift'. Een burger / instelling dient (het liefst digitaal per digID en on line formulier) een reactie in. Waarmee hij/zij zelf een zaak start. Een - altijd - gerelateerde zaak. In zijn/ haar digitale mijnloket kan de behandeling worden gevolgd en wordt uiteindelijk een antwoord gegeven. Oftewel: 200 zienswijzen worden dus ook 200 (deel)zaken. Dat is de meest optimale vorm van publieke dienstverlening.
Als we dat niet willen omdat het ambtelijk/ administratief veel 'gedoe' oplevert zullen we in een nog eerder stadium de 'verbinding' moeten zoeken met mogelijke betrokkenen. En al 'samenwerkende' een bestemmingsplan opstellen. Dan kun je formele inspraak en zienswijzen voorkomen ? Misschien voorkom je dan wel dat er bezwaren worden ingediend. Zie je het voor je ? Toekomstmuziek ?
Ach. En anders verplicht je toch gewoon de burger zelf om zich te verbinden ..... alleen zienswijzen ingediend door een groepsvertegenwoordiger of contactpersoon namens een groep burgers worden geaccepteerd .....
Wim van Loon zei:
Dank, Marieke, voor je reactie. Het IMRO-nummer is zeker een mooie suggestie, daarover ga ik praten. Opvallend vind ik wel dat tot nu toe nergens een relatie is/wordt gelegd met een (toekomstige) Persoonlijke Internet Pagina. De daarmee geplande individualisering van een aanvraag/verzoek/bezwaar/zienswijze botst met een verzameldossier (eventeel: zaak)....
-
-
Dag Wim en Martin,
Er zijn ook twee zaaktypen voor inspraakreactie bestemmingsplan en zienswijze bestemmingsplan. Volgens mij zijn dit ook standaard zaaktypen. In combinatie met het IMRO-nummer en een webformulier biedt dit mogelijkheden om dit wel te regelen. Ik ken uiteraard jullie systemen niet.
Er kan binnen een organisatie echter wel een verschil zitten tussen de inrichting van het systeem en de mogelijkheden die dat biedt en de manier waarop de organisatie wenst te werken...
Wat betreft de koppeling met een (toekomstige) persoonlijke internetpagina. Dat komt er zeker aan en daar zullen we ook bij aanhaken, maar bij de invoering van zaakgericht werken hebben wij gekozen voor een praktische aanpak. De volgende stap komt te zijner tijd, wanneer de PIP concreter is geworden.
-
Permalink Antwoord van Friso Veltkamp op
-
Ik vind overigens 'inspraak' en 'zienswijze' van een bestemmingsplan geen aparte zaak. Het is een onderdeel van het proces bestemmingsplan. Dit proces is pas afgesloten na vaststelling. Zo zou ik de zaak ook inrichten.
Wij hebben dit ook zo ingericht. Het nadeel daarentegen is wel, dat het soms een grote zaak kan worden.
Maar dat is inherent aan dergelijke (bestemmingsplan)zaken.
-
-
Zie mijn antwoord op de m.i. juiste opmerkingen van Marieke en Martin hierboven, en ook aan Stephan. In het zaakgericht werken en in de communicatie met de burger wordt iedere inspraakreactie en iedere zienswijze toch een eigen zaak (vanwege een (toekomstige) PIP)? En voor de duidelijkheid: mijn vraag heeft daarop betrekking: hoe zou je digitaal efficiënt kunnen omgaan met bijvoorbeeld tientallen zienswijzen, mbt een zelfde onderwerp, die in feite een afzonderlijke, eigen (persoonlijke) afhandeling vragen?
-
-
Beste Wim, Friso, Stefan en Martin,
Of verschillende zienswijzen wel of geen aparte zaken zijn, hangt af van het gezichtspunt: enerzijds het gezichtspunt van de burger, anderzijds het gezichtspunt van de organisatie.
Voor mij persoonlijk is het geen principieel punt of alle documenten in één zaak zitten of in meerdere zaken, zolang je ze met elkaar verbindt. Inhoudelijk verbind je die zaken met metadata (zaaktype, onderwerp, etc.). Bij bestemmingsplannen heb je daarbij het voordeel van het IMRO-nummer. Een landelijke standaard, een krachtig metadateringsinstrument.
Wat betreft het efficiënt omgaan: misschien zie ik het verkeerd, maar in een bepaald opzicht verandert er met de PIP niet zoveel. Op dit moment worden zienswijzen, inspraakreacties en bezwaren ook individueel bekeken. Eerst om te bepalen of het gegrond is of niet en vervolgens volgt er inhoudelijk een reactie. Misschien was de manier van verzenden wel efficiënter. Misschien ook niet en is het vooral een kwestie dat we het opnieuw moeten gaan organiseren en dat degenen die het uitvoeren veranderen. Qua oplossing: Het antwoord zou je kunnen bijschrijven bij verschillende zaken, met gebruikmaking van IMROnummer en zaaknummer. Ik weet niet genoeg van de verschillende systemen hoe dat in te regelen is. Dit voorstel is dus een theoretisch functionele oplossing.
Wat betreft het proces: onze vakafdeling geeft aan dat het proces bestemmingsplan drie verschillende fases kent, die alledrie worden afgesloten met een bestuurlijk besluit, hetzij van B&W, hetzij van B&W en de gemeenteraad. Dat onderscheid is inhoudelijk dus wel degelijk te maken. Op een hoger niveau ('proces bestemmingsplan') zijn deze zaken overigens weer te verenigen onder het IMRO-nummer. Wat betreft de terugvindbaarheid kun je misschien zeggen dat het kiezen tussen twee kwaden is: veel zaken met relatief weinig documenten of weinig zaken met heel veel documenten.
Groeten,
Marieke
-
-
Ja, Jean-Luc, dank voor je conclusie. Die komt wel overeen met het beeld dat ik ook verkregen heb. Mijn visie en mijn oplossing ligt ook in de door jou geopperde lijn voorlopig.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
