per 1 januari 2013 handelen wij alle omgevingsvergunningen af in ons zaaksysteem. Ook de daaraan gerelateerde BAG processen met bijbehorende brondocumenten worden in het zaaksysteem geregistreerd. Ons zaaksysteem (Mozard) wordt uiteraard ook ons archiefsysteem. Daar houden we geen apart DMS/RMA voor in stand.

Nu vereist de BAG (bij de audit wordt je daar ook op afgerekend) dat elk document een (herkenbaar) uniek nummer heeft. Alleen een zaaknummer registreren en vastleggen op een brondocument lijkt dus onvoldoende. Dat staat haaks op de filosofie van het zaakgericht werken waarbij mijns inziens ook zaakgericht registreren en archiveren hoort.

Zelf zie ik de toegevoegde waarde van het documentnummer ook niet,  maar het lijkt erop dat de regelgeving geen ruimte laat om daarvan af te wijken.

Hoe kijken jullie daar tegenaan?

Volledigheidshalve hieronder nog even de passage uit het "verdiepingsdocument processen en organisatie" :

5.1.3 Opname documenten in het register
Het beheer van het register dient goed geregeld te zijn. De documenten dienen eeuwig bewaard te worden. Dit stelt eisen aan de wijze van opslag. Het is daarom verstandig de collega’s van de afdeling DIV of eventueel de medewerkers van het streekarchief hierbij te betrekken.
De afdeling BAG gebruik het brondocument voor het opnemen van gegevens in de registratie. Elk document moet een uniek nummer hebben. Dit nummer staat in de registratie en geeft de toegang tot het document. Voor het nummeren van de documenten kan men een geheel eigen nummersysteem hanteren of aansluiten bij bestaande nummeringen.......