BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Zaakgericht beleid vormen, waarom zou je?
Deze week had ik hem weer; de immer-terugkerende discussie over of Zaakgericht Werken ook geschikt is voor het proces Beleidsvorming. De beleidsmedewerker, die zojuist kennis gemaakt had met het nieuwe zaaksysteem, zei: "Moet ik hier ook mee gaan werken? Ik vind het nogal een gedoe met registraties, versies, enzovoorts. Nu heb ik alles op mijn harde schijf staan en dat werkt prima!"
Bij mij gaan dan gelijk de nekharen overeind staan. De beleidsmedewerker heeft echter wel een punt. De harde schijf is gewoon heel gebruiksvriendelijk. Je kunt de mappenstructuur helemaal naar je eigen wensen inrichten. Je kunt documenten beveiligen (met wachtwoord o.i.d.). Je kunt tussentijdse concepten voor jezelf houden; als je de bijdrage van iemand anders wilt, mail je het document even. Et cetera.
Waarom zou een beleidsmedewerker met het zaaksysteem moeten werken?
Ik roep alvast:
- Archiveren moet je toch. Doe het dan gelijk.
- Wees transparant en laat aan anderen zien waar je mee bezig bent (is eng!)
- Jij hebt voor je werk informatie van anderen nodig. Geef ook informatie terug.
- Zorg dat je leidinggevende eenvoudig de voortgang kan zien, zonder daarvoor te hoeven vragen.
- Zorg dat anderen je kunnen vervangen bij ziekte.
- Ook bij het vormen van beleid kun je post ontvangen. Alle post zal digitaal via het systeem gaan.
- Besluitvorming zal ook via het systeem gaan.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
@Marco, niet alles is een spijker; soms heb je een schroefje (zonder punt anders wil je misschien nog hameren), andere keer een nietje. Met moeite kun je die allebei in de muur rammen, dat klopt.
Maar is het de beste optie? Waarom zou je niet denken aan gebruik van een boormachine + schroevendraaier en een nietmachine?
Werk je zelf al met het zaaksysteem? Heb je zelf je documenten er al in? (even terugkomend op een elders gepost bericht, ik weet niet meer waar...., maar dat herinner je je misschien nog wel)
Zo ja, hoe bevalt dat? Hoe heb je je zaken gedefinieerd?
Ik zeg niet dat het niet mogelijk is het zaaksysteem voor ook niet-zaken te gebruiken (even de discussie voorbijgaand of deze er al dan niet zijn). De vraag is alleen: moet dat altijd? Is dat echt de enige beschikbare optie? Of kun je alternatieven aanbieden?
En gelukkig geef je dat ook aan: daar wordt naar gekeken. Welk moment is daarvoor het meest geschikt? Nu het zaaksysteem er eenmaal is, of voordat die keuze was gemaakt?
De wereld is vaak genuanceerd. Mooi!
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Dus komen we weer bij de vraag of beleid ook een spijker is of dat het een schroefje is.
Bij een vorige werkgever heb ik met een zaaksysteem gewerkt en heb ik daarin ook beleid opgesteld. Ja, het kan. Ja, het kan ook beter. Het biedt voordelen en beperkingen.
Bijvoorbeeld, ik mailde buiten het systeem om voortdurend concepten naar collega's voor feedback. Die feedback kwam dan weer via de e-mail terug. Indien ik dat nodig achtte (voor verantwoording e.d.), moest ik die e-mail vervolgens handmatig toevoegen. Het nadeel was dat dat uiteraard het nodig klik- en registratiewerk opleverde. Het voordeel was wel dat ik de boel achteraf terug kon vinden, dat mijn leidinggevende inzicht had in het dossier, dat overige collega's (niet direct betrokken) konden meekijken, dat er versiebeheer was, etc.
Nu werk ik met een harde schijf, (alweer) e-mail, een printer en een perferator. Digitale stukken van zo'n twee jaar oud zijn vaak moeilijk terug te vinden (in welke map stonden ze ook alweer?). En voordat het papieren dossier op mijn bureau ligt, kunnen een paar uur verstreken zijn (diverse locaties, postrondes, etc.) Mijn werkvoorraad houd ik bij in een excel-lijstje. En ik ben niet de enige. Ik kan voor mijn eigen werk haast niet wachten tot het zaaksysteem er staat. ;-)
Overigens hebben wij het zaaksysteem dit jaar aanbesteed. Momenteel wordt het ingericht (scanfunctionaliteit, koppeling met sjablonen, generieke proocessen, elektr. handtekening, etc.) Naar planning gaan we in november in productie en kan de uitrol beginnen.
"De vraag is alleen: moet dat altijd? Is dat echt de enige beschikbare optie?" Antwoord: voorlopig nog wel, maar we stoppen niet na het zaaksysteem. Als dat (deels) gerealiseerd is, gaan we verder met "collaboration". En daarna.... ik weet niet wat, maar vast wel iets.
-
-
dezelfde vragen en problemen die jij hebt en had hebben collega's ook, denk ik. Met het zaaksysteem ga je ze een deel oplossing bieden? Staat het systeem een flexibele inrichting toe die handig is / kan zijn voor verschillende manieren van gebruik?
Dan gewoon fijn gebruiken, zoals een DMS ook op diverse manieren ingezet kan worden.
Heeft de beleidsmedewerker een hekel aan het idee van een zaaksysteem, noem het dan gewoon anders, of pas je definitie van zaak aan?!
In het geheel zul je wellicht de eigen ideeen over hoe er goed gewerkt kan/moet worden -vanuit invalshoek informatiebeheer- wel eens wat los moeten laten?
-
Permalink Antwoord van Ivo van Onna op
-
Mooie discussie, volgens mij komen we ergens! We hebben nu enerzijds de principiële discussie over de definitie van zaakgericht/procesgericht. Deze principiële vraag (zijn medewerkers verschillend en hebben ze daardoor verschillende tools nodig?) is indirect al beantwoord, doordat Marco aangeeft dat op den duur collaborationtools worden toegevoegd.
Blijft over de discussie over de praktische voordelen van een zaaksysteem. Beter gezegd: moet je een zaaksysteem dat eigenlijk voor iets anders dan voor beleid maken bedoeld is, toch uitrollen onder beleidsmakers, omdat het toch al een stap vooruit is (voor beleidsmakers én organisatie)? Ik zou zeggen: Rol het zaaksysteem alleen uit onder beleidsmakers als zij het zaaksysteem óók zien als een (nog onvolmaakte) vooruitgang (ze moeten dan de concrete voordelen kunnen noemen), én weten dat zij op den duur iets krijgen dat echt voor hen bedoeld is (lees: ze moeten kunnen benoemen wat er nog concreet verbeterd wordt, en wanneer het zover is).
Om zover te komen is een flinke verander inspanning nodig, met het risico dat je weerstand creëert (en de kans om toch al een beetje vooruitgang te boeken). Het alternatief is om nog even geen veranderingen voor hen door te voeren, en het tijdelijke gedoe met het doorzetten van informatie enzo handmatig op te vangen. Ik vind de laatste oplossing eigenlijk het meest chique, omdat je het primaire proces niet belast maar de ondersteuning. En het is natuurlijk helemaal goed als je de beslissing over wel/niet zaaksysteem voor beleidsmakers samen met de betrokken gebruikers maakt.
-
-
Als je met twijfel in je stem aan een medewerker gaat vertellen dat het nieuwe systeem misschien voordelen oplevert, maar misschien ook niet, of misschien te weinig, dat er misschien iets anders nodig is, dan garandeer ik je dat de armen over elkaar gaan en de hakken in het zand. Durf te geloven in je eigen product en zie de kansen die het biedt voor die medewerker. Vertel in overtuiging wat jij te bieden hebt en laat de medewerker zelf bepalen of hij/zij daarin meegaat of niet. (Meestal gaan ze mee...)
Je hoeft de vraag niet af te wachten, maar kunt ook uit jezelf met een aanbod komen. We kunnen denken dat wanneer de "klant" ergens niet om vraagt, er ook geen behoefte naar is. Ik kan in mijn werk echter regelmatig scoren met verhalen over beveiligde, betrouwbare informatie die bewaard wordt volgens wet- en regelgeving. Zelden tot nooit heeft iemand hier echter om gevraagd. Ze hebben er simpelweg niet bij stil gestaan. Ik heb genoeg (beleids-)medewerkers gesproken die er niet aan gedacht hebben dat hun Word-bestandjes op de gemeenschappelijk schijf niet veilig zijn.
Ik geloof oprecht dat het zaaksysteem ook voor de beleids- en projectmedewerkers voordelen oplevert. Ik zal aan de beleids- en projectmedewerkers uitleggen waarom, zodat zij het ook zien. Met díe houding ga ik het gesprek aan.
Wij zien overigens de collaboration-omgeving als een backoffice-systeem. De vergunningverleners hebben een vergunningsysteem, de subsidieverleners hebben een subsidiesysteem, bij sociale zaken hebben ze een uitkeringensysteem en de beleidsvormers hebben een "beleidssysteem" (lees: collaboratie-omgeving). Allen werken zij echter zaakgericht. Allen hebben zij baat bij het zaaksysteem en de zaak-functionaliteiten. Daarnaast is het echter fijn om aanvullende proces-specifieke functionaliteiten te hebben. Die komt in de backoffice. De collaboration-omgeving willen wij koppelen aan het zaaksysteem, net zoals alle andere backoffice-systemen. Maar goed, wat wel kan en wat niet kan moet nog uitgezocht worden.
-
Permalink Antwoord van Roel Snijders op
-
Bij ons is het zaakgericht en digitaal werken organisatiebreed ingevoerd. Ook de beleidsmedewerkers maken gebruik van het zaak informatie systeem. Beleidsvoorbereiding is een stap in een proces beleidsvaststelling. Beleid wordt toch vastgesteld door college en raad? Het bestuurlijk behandelproces is bij ons voor 50% digitaal. De beleidsmedewerkers zijn daarom wel genoodzaakt om het ZIS te gebruiken, De binnenkomende post wordt ook digitaal via het zis ontvangen. Het gaat ook bij ons zeker niet altijd van harte. Ook de ene beleidsmedewerker is de andere niet. Ondergetekende is tevens beleidsmedewerker maar wel van een andere orde dan mijn collega Ruitelijke Ordening. Mijn inziens moet een beleidsmedewerker ook niet vergeleken worden met een uitoerende collega. Misschien is er ook wel een verschil in karakter. Essentieel is om in gesprek te gaan met de beleidsmedewerkers op welke wijze het zis kan worden ingezet en welke mogelijkheden het bezit. Zeker het traditionele maar ook het nieuwe werken heeft zijn voordelen. Draagvlak creeren is belangrijk.. Je gelijk krijgen is ondergeschikt Marco, ondanks dat ik jou aangedragen punten steun. Echter je gebruiker zal het anders zien. Zitten niet te wachten op onze bemoeizucht.
Het zaakgericht werken heeft grote voordelen zoals:
- delen van de zaak binnen de organisatie.
- taken uitzetten vanuit de zaak
- importeren van mail dus alle info op 1 plaats
- vertrouwelijkheid is goed te regelen
- versiebeheer
- het volgen van de status binnen het bestuurlijk behandelproces
Deze voordelen zijn juist de nadelen die zij bij het oude werken tegen komen.
Ook bij ons loop ik tegen problemen aan zoals wanneer externen betrokken zijn bij de voorbereiding. Voor mij is het geen geheim dat een deel van de beleidsmedewerkers nog lokaal werken. Vaak is mede de oorzaak dat men geen tijd wil vrij maken om het nieuwe werken te leren en gebrek aan pc kennis. De kennis van de eindgebruiker wordt hierin nog steed overschat. Sharepoint is wel de ontbrekende schakel die wij op dit moment missen.
-
-
Roel Snijders zei:
Ook de ene beleidsmedewerker is de andere niet.
Dat geldt ook voor vergunningverleners, subsidieverleners, koffiedames, etc.
Draagvlak creeren is belangrijk.. Je gelijk krijgen is ondergeschikt Marco, ondanks dat ik jou aangedragen punten steun. Echter je gebruiker zal het anders zien. Zitten niet te wachten op onze bemoeizucht.
Het gaat mij niet om het gelijk krijgen, maar om het gehoord te worden. Mensen mogen het best oneens met mij zijn, maar ik zie dan wel graag dat er over nagedacht is. Hopelijk komen er sterke argumenten terug, waardoor ik mijn mening aan kan scherpen of zelfs moet herzien. Ja, dat komt voor. ;-)
Wat ik in mijn vorige reactie probeerde te zeggen is dat ik "er voor ga" om het zaaksysteem aan de man te brengen. Ik ga niet gelijk twijfelen. Als ik zeker van mijn zaak ben (of doe alsof), dan kan ik de ander overtuigen, maar hij/zij kan ook nog steeds twijfelen. Als ik zelf al direct twijfel, kan de ander ook alleen maar (nog meer) gaan twijfelen.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
