BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Zaakgericht beleid vormen, waarom zou je?
Deze week had ik hem weer; de immer-terugkerende discussie over of Zaakgericht Werken ook geschikt is voor het proces Beleidsvorming. De beleidsmedewerker, die zojuist kennis gemaakt had met het nieuwe zaaksysteem, zei: "Moet ik hier ook mee gaan werken? Ik vind het nogal een gedoe met registraties, versies, enzovoorts. Nu heb ik alles op mijn harde schijf staan en dat werkt prima!"
Bij mij gaan dan gelijk de nekharen overeind staan. De beleidsmedewerker heeft echter wel een punt. De harde schijf is gewoon heel gebruiksvriendelijk. Je kunt de mappenstructuur helemaal naar je eigen wensen inrichten. Je kunt documenten beveiligen (met wachtwoord o.i.d.). Je kunt tussentijdse concepten voor jezelf houden; als je de bijdrage van iemand anders wilt, mail je het document even. Et cetera.
Waarom zou een beleidsmedewerker met het zaaksysteem moeten werken?
Ik roep alvast:
- Archiveren moet je toch. Doe het dan gelijk.
- Wees transparant en laat aan anderen zien waar je mee bezig bent (is eng!)
- Jij hebt voor je werk informatie van anderen nodig. Geef ook informatie terug.
- Zorg dat je leidinggevende eenvoudig de voortgang kan zien, zonder daarvoor te hoeven vragen.
- Zorg dat anderen je kunnen vervangen bij ziekte.
- Ook bij het vormen van beleid kun je post ontvangen. Alle post zal digitaal via het systeem gaan.
- Besluitvorming zal ook via het systeem gaan.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Ivo van Onna op
-
Marco, ik ga even kort door de bocht.
je gaat ervan uit dat iedereen in jouw organisatie zaakgericht werkt. De logische conclusie is dan dat iedereen van één systeem gebruik kan maken. De praktijk wijst uit dat dat een illusie is: een groot aantal medewerkers ervaart het systeem als onhandig en irritant. Het systeem helpt hen niet om hun werk beter/sneller te doen. Dat is niet een kwestie van wennen, maar een fundamenteel probleem.
Ter vergelijking: jij gebruikt dit forum voor het vergaren van ideeën. Dat is handig. Zou het zaaksysteem daar ook zo handig voor zijn? Ik denk van niet.
Er zou dus voor elk type medewerker (niet: elke medewerker) een eigen systeem moeten komen. Een systeem dat helpt om dat specifieke type werk sneller/beter te doen. Tegelijkertijd moeten die verschillende medewerkers wel samenwerken. En dus informatie uitwisselen. Daarom moet je 'onder architectuur' gaan werken. Kort door de bocht: voor elk type werk een eigen systeem, maar onder water wordt alle informatie tussen die systemen uitgewisseld. De generieke voorzieningen zitten dus "onder water".
Dus voor de beleidsmedewerker geen zaaksysteem, maar een "beleidssysteem" (een forum zoals dit?) maar onder water wel de informatie archiveren. Voor het beheren van dat archief kun jij dan jouw archiefbeheersysteem gebruiken.
-
-
Zie ook deze opmerking over het onderscheid tussen gestructureerde processen en beleidsvorming!
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Zojuist heb ik zelf de volgende argumenten in een interne presentatie gezet:
- Informatie staat bij elkaar
- Kan teruggevonden worden, ook door anderen
- Kan gedeeld worden
- Kan overgedragen worden (bijv. bij ziekte)
- Informatie kan beveiligd worden
- Autorisaties
- Versiebeheer
- Back-up
- Audittrail (wie heeft wat wanneer gedaan?)
- Weten wat er speelt
- Overzicht over lopende en afgesloten zaken
- Overzicht over eigen werkvoorraad
- Overzicht voor management
- Ook over afdelingsgrenzen heen
- Samenwerken
- Aansluiten op elkaars processen (besluitvorming, inkoop, etc.)
- Informatie ontvangen van andere afdelingen (o.a. post)
- Informatie beschikbaarstellen (o.a. aan GCC)
- Taken uitzetten naar collega’s
- Onmiddelijke archivering
De verwoording en focus is uiteraard aangepast op de beoogde doelgroep en wat daar leeft.
Later zal ik nog op Ivo's reactie reageren.
- Informatie staat bij elkaar
-
-
@Ivo Ook in 's-Hertogenbosch gaan wij kijken naar collaboration-oplossingen zoals Sharepoint o.i.d. Op dit moment heeft men echter ook geen collaboration-omgeving, maar kan men toch beleid vormen en projecten uitvoeren. Een collaboration-omgeving is dus niet cruciaal, maar zou zeker voordelen opleveren.
Het zaaksysteem zal echter eerder gerealiseerd worden dan de collaboration-omgeving. Het zaaksysteem biedt ook op z'n minst een aantal functionaliteiten die van pas kan komen bij deze processen, ook al zou een collaboration-omgeving nóg beter zijn. Beleids- en projectmedewerkers hoeven niet te wachten op de collaboration-oplossing voordat zij hun processen kunnen verbeteren. Zij kunnen ook al baat halen uit het zaaksysteem. Ik denk overigens dat sowieso niet alle beleidsvorming en alle projecten dermate complex zijn, dat een collaboration-omgeving bijzonder veel meerwaarde biedt boven het "standaard" zaaksysteem.
Laten we daarom kijken naar wat het zaakgericht werken en het zaaksysteem wél kunnen bieden in plaats van wat ze níet kunnen bieden.
Op dit moment werken beleidsmedewerkers vooral met de harde schijf. Dit kan een gemeenschappelijke schijf of een persoonlijke schijf zijn. Soms ligt er nog een mapje met knipsels en printjes in het persoonlijke kluisje of de rugzak. Pas als het beleid klaar is, wordt het uitgeprint, vastgesteld en (als het goed is) gearchiveerd, eventueel met nog wat andere stukken en printjes. Ik geloof oprecht dat het zaaksysteem verbetering kan bieden in deze werkwijze. Zie met name mijn vorige reactie.
-
Permalink Antwoord van Frieke H op
-
Hallo Marco,
hoe herkenbaar. In een vergelijkbaar gesprek dat ik met een beleidsvormende afdeling had, kwam naar voren dat er een tegengestelde beweging is tussen de noodzaak die de betreffende ambtenaren voelen om 'op mijn eigen manier' en 'zonder het gedoe van die systemen' beleid te vormen en aan de andere kant de behoefte om wel 'op een eenduidige manier te werken' en 'actuele informatie voor mijn collega's en manager beschikbaar te hebben'. vrijheid versus structuur dus en dat valt met een lijst argumenten maar deels te tackelen.
Je lijst met argumenten is volgens mij wel zo'n beetje volledig. Misschien dat bij 'samenwerken' nog bijdragen aan een meer uniforme werkwijze nog toegevoegd kan worden. Met als nadere toelichting een efficiënte manier van werken, leren van elkaar, transparantie in de wijze waarop beleid tot stand komt. Dit is een indirect gevolg van het werken met een zaaksysteem, maar centraal in de methodiek van zaakgericht werken waarin standaardisatie van dienstverleningsprocessen het uitgangspunt is.
In hoeverre beleidsvormende processen zich laten standaardiseren is een vraag die je goed kan uitwerken met de beleidsmedewerkers. De tweedeling structuur-vrijheid zal je daarbij zeker in de antwoorden herkennen.
Groet, Frieke
-
-
@ Marco: bedankt voor je reply, goede discussie zo. Ik begrijp heel goed wat je zegt over knipsels, archiveren, en kijken naar kansen in plaats van bedreigingen. Is herkenbaar. Ik wil graag een ervaring met je delen, misschien heb je er iets aan. Ik heb afgelopen jaar een zaaksysteem mogen helpen implementeren in gemeente Veghel. De aanpak was zoals die van jou: het oude DMS gaat eruit, iedereen krijgt een zaaksysteem. Later komt er een collaborationsuite bij.
We accepteerden dat we met deze aanpak mensen frustreerden die niet in processen werkten (beheerders van de openbare ruimte, beleidsmakers, etc.). Want deze aanpak was het meest overzichtelijk=beheersbaar voor de informatie- en ict-specialisten die het project trokken. Concreter gezegd: we dachten dat de tijdelijke chaos die zou ontstaan door verschillende, naast elkaar bestaande DMS'en (etc.) erger zou zijn dan de frustratie onder niet-proces werkers.
Ik zou het nu anders doen: namelijk het gebruikersbelang voorop stellen en de tijdelijke "pijn" van niet automatisch uitgewisselde documenten oplossen met tijdelijk extra (centraal) handwerk. Dat handwerk doet pijn (kost geld, waar haal je de mensen vandaan?), maar doet minder pijn dan het verliezen van draagvlak onder medewerkers. Dat moet je namelijk weer terugwinnen door lange verandertrajecten. Deze aanpak is wat moeilijker te verkopen aan het management (handwerk = concrete kosten, verandertrajecten = vage kosten), maar het is volgens mij wel de beste. Het gaat namelijk om het principe dat de business/manier van werken leidend moet zijn en niet informatie- en ICT-management. En dus zou ik de pijn zoveel mogelijk in de ondersteuning, en zo weinig mogelijk in de business leggen. Wat jij?
-
Permalink Antwoord van Sven Blom | KBenP op
-
Marco,
Mijn reactie bleef even uit, maar hier dan toch. Als eerste moet het van mijn hart dan ik het helemaal niet eens ben met de stelling van Ivo "Er zou dus voor elk type medewerker (niet: elke medewerker) een eigen systeem moeten komen.". Het lijkt wel of we de problematiek van 25 jaar ICT nog even met zijn allen gaan herhalen en eilandjesproblematiek (van ICT naar functioneel naar organisatorisch) dunnetjes gaan overdoen. Lekker veel koppelen, veel geld verstoken aan beheer en onderhoud en de afhankelijkheid van leveranciers die 'uurtje factuurtje' alles opknappen vergroten!? Liever niet!
En nu inhoudelijk: Iedereen binnen de overheid werkt aan een proces, van de aanvraag van een paspoort tot het schrijven van beleid. Elk proces begint en elk proces eindigt en hiermee is het in principe geschikt voor zaakgericht werken. De uitdaging is om de mate van inrichting per proces goed in te schatten. Bij het ontwikkelen van beleid kan dat heel globaal zijn en enkel 'start' - 'onwikkeling' - 'einde'. Dat is prima! Beperkt de (extra) werkzaamheden en maak duidelijk dat er een algemeen belang is.
De kracht zit namelijk ook in de uniformiteit, de kostenbesparing op technisch en functioneel beheer en opleidingen, het centraal zicht hebben op je informatiehuishouding en het voorkomen van afhankelijkheid van je medewerker bij ziekte (of in Rotterdam als ze "onder de tram komen").
Sluit dit dan altijd 100% aan bij je medewerkers? Nee, waarschijnlijk niet. Dus roeien met de riemen die je hebt en de afweging maken of het ongemak van je medewerker opweegt tegen het organisatorisch belang (financieel en strategisch). Informatiemanagement is een asset, en bij de overheid ook nog gewoon deels een verplichting.
Geloof mij, het urenregistratiesysteem is een ramp bij KBenP, maar de financiële administratie is er heel blij mee. Voor discussie is geen ruimte. De registratie is ons inkomen, zonder inkomen geen baan, dus je doet het er maar mee. Nu is deze 'verzakeling' wellicht een stap te ver voor de overheid, maar een beetje kan geen kwaad. 70% is overtuigen, 30 is dwingen.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Sven, ik ben het geheel met je eens, je zult een strategie moeten kiezen die een mix is van verleiden en plicht. Dat zal vooral bij de implementatie van de werkprocessen veel kruim kosten, maar uiteindelijk winst opleveren. De informatiemedewerker kan dat niet alleen (bottom-up), er zal ook veel top-down moeten komen.
Bij gemeenten heeft de gemeentesecretaris een wezenlijke rol bij het veranderingstraject.
-
-
Nog even een korte toelichting op mijn betoog n.a.v. Svens reactie: het gaat mij om werken onder architectuur. Dat betekent automatisch generieke voorzieningen (bijv. DMS), maar wel aan de achterkant. En specifieke voorzieningen aan de voorkant, namelijk specifiek per type medewerker, niet per medewerker. Dus geen wirwar van toepassingen, maar een architectuur: daardoor hoeven er ook niet teveel koppelingen en dubbelingen te bestaan. Specifiek vind ik in dit kader (gemeenten) een zaaksysteem voor proceswerkers (beleid maken is geen procesmatige bezigheid, sorry Sven :-), en een collaboration platform voor ongestructureerde werkers.
-
-
Je stelligheid "beleid maken is geen procesmatige bezigheid, sorry Sven :-)" verbaast mij Ivo. Wellicht dat jij een beleidsproces ander ziet, maar het maken van beleid begint en eindigt. Er is een doorlooptijd, een verantwoordelijke, een klant. Je moet verplichte stappen doorlopen alvorens je beleidsstuk definitief is. Ik zie toch echt veel overeenkomsten met een proces/zaak.
En als je echt zo graag onder architectuur wilt werken, spreek dan over zaakfunctionaliteit, documentmanagementfunctionaliteit en collaboratiefunctionaliteit. Het bijzondere is dan dat je zal zien dat dit soms best allemaal in een zaakSYSTEEM kan zitten. En zoals ik al eerder probeerde aan te geven. Er speelt meer bij een dergelijke keuze dan het vinden van het perfecte functionaliteit voor elke type medewerkers en/of proces.
Ivo van Onna zei:Nog even een korte toelichting op mijn betoog n.a.v. Svens reactie: het gaat mij om werken onder architectuur. Dat betekent automatisch generieke voorzieningen (bijv. DMS), maar wel aan de achterkant. En specifieke voorzieningen aan de voorkant, namelijk specifiek per type medewerker, niet per medewerker. Dus geen wirwar van toepassingen, maar een architectuur: daardoor hoeven er ook niet teveel koppelingen en dubbelingen te bestaan. Specifiek vind ik in dit kader (gemeenten) een zaaksysteem voor proceswerkers (beleid maken is geen procesmatige bezigheid, sorry Sven :-), en een collaboration platform voor ongestructureerde werkers.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
enigszins beloofd, maar ik hou het kort.
In het algemeen heb ik veel waardering voor de opmerkingen van Ivo; ik ben het er ook mee eens.
Er is een gezegde of spreekwoord over hamers en spijkers, iets als "Als een hamer het enige gereedschap is waarover je beschikt, ben je geneigd ieder probleem als een spijker te zien".
-
-
Omdat twee spijkers er mischien verschillend uit zien, betekent dat niet dat je persé twee verschillende hamers nodig hebt. Goed, de ene hamer is misschien beter geschikt voor het ene type spijker dan de ander, maar dat betekent niet dat je met enige moeite niet ook de andere hamer kunt gebruiken om die ene spijker mee in de muur te slaan. Tot zover deze vergelijking.
Ik ontken niet dat collaboration-software wellicht beter aansluit op de behoefte van beleids- en projectmedewerkers dan zaakfunctionaliteit. Ik geloof echter ook dat zaakfunctionaliteit ook het nodige te bieden heeft. Gelijktijdig zowel zaakfunctionaliteit als collaboratie-functionaliteit realiseren is alleen mogelijk als je daarvoor over genoeg mensen en middelen beschikt. Nu is dat niet het geval, dus moeten er keuzes gemaakt worden. De prioriteit komt dan bij zaakfunctionaliteit te liggen. Ook beleids- en projectmedewerkers begrijpen dat en kunnen er vaak prima mee leven.
Vooralsnog zullen de beleids- en projectmedewerkers het dus moeten doen met "slechts" zaakfunctionaliteit. Daarbij is het uiteraard wel belangrijk om met elkaar in gesprek te blijven om enerzijds praktische oplossingen te vinden voor de vooralsnog ontbrekende functionaliteit en anderzijds om wederzijds begrip te creëren voor de gang van zaken.
Laten we niet vergeten dat de huidige functionaliteit vooral bestaat uit de Windows verkenner en de perferator. Zaakfunctionaliteit biedt dus zeker antwoord op de vraag: What's in it for me?
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
