BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Zaakgericht archiveren; hoe om te gaan met bezwaar en beroep?
Theoretische inleiding
Iedereen onder ons die bij de overheid werkt kent het wel: bezwaar en beroep. In het kort, als je het niet eens bent een besluit van de overheid, dan kun je hiervoor een bezwaarschrift indienen. De overheid bekijkt dan of je bezwaar terecht is. Zo ja, dan wordt er een nieuw besluit genomen. Zo niet, dan blijft het oude besluit gehandhaafd. Ben je dan nog niet tevreden, dan kun je in beroep gaan. In dat geval bekijkt de rechter of je gelijk hebt en kan deze de overheid eventueel dwingen om een nieuw besluit te nemen. Of niet.
De overheid stoeit hier dus met de burger (of medewerker) en - indien van toepassing - de rechtbank. Er wordt enige correspondentie gevoerd en dus is er al gauw sprake van archiefbescheiden die gedurende enige tijd bewaard moeten worden.
Bij menige overheidsorganisatie wordt momenteel het zaakgericht werken ingevoerd. Vooraf gaan we de processen in kaart brengen, ook wel zaaktypen genoemd, en telkens wanneer een dergelijk proces wordt doorlopen, dan spreken wij van een zaak. Zo'n zaak leggen we vast in een systeem. Ook alle documenten en anderssoortige informatie leggen wij vast in dat systeem. Vervolgens leggen we lijntjes tussen de documenten en informatie en de zaken waarvoor ze relevant zijn.
We kunnen ook lijntjes tussen zaken onderling leggen. We kennen twee soorten lijntjes (zie RGBZ):
- De nevenschikking (zaak X "betreft andere" zaak Y)
- De onderschikking (zaak X "is deelzaak van" zaak Y)
De vraag
Bij het zaakgericht werken is er bij een bezwaar sprake van minstens twee zaken:
- De zaak waarin het gegriefde besluit genomen is, bijvoorbeeld de behandeling van een aanvraag voor een vergunning
- De bezwaar-zaak
Als het bezwaar gegrond blijkt te zijn, dan zal er een nieuw besluit over de vergunning genomen moeten worden. Hoe richten we dit in?
- Het nieuwe besluit over de vergunning wordt opgenomen in de bezwaar-zaak.
- De vergunning-zaak wordt heropend. Het nieuwe besluit wordt daarin opgenomen.
- Er wordt een nieuwe vergunning-zaak geopend, waarin het nieuwe besluit wordt opgenomen.
- De vergunning-zaak wordt pas gesloten als de bezwaar-periode is verstreken. Het bezwaar leidt tot een deelzaak "bezwaar" van de hoofdzaak "vergunning". Het nieuwe besluit wordt (op zijn minst) in de hoofdzaak opgenomen.
Ik leg dit graag ter discussie aan jullie voor. Vergeet niet dat er na het bezwaar ook nog een beroep kan volgen!
Ter onderbouwing van optie 4
Optie 4 is, geloof ik, een ietwat onorthodoxe benadering. Ik vind deze optie echter toch het overwegen waard. Ik vind deze namelijk wel een voordeel hebben voor de burger. Als ik als burger inlog op mijn PIP en ik zie dat de vergunning-zaak gesloten is, dan vertrouw ik erop dat mijn rechten en plichten vaststaan en dat ik aan de slag kan (evenement organiseren, boom kappen, huis bouwen, etc). Zolang deze open staat, het liefst met de toelichting erbij dat er nog bezwaar ingediend kan worden, dan zal ik alert blijven en de zaak blijven volgen. Het is vervelend voor een burger om te horen dat zij "aan de slag kan - oh nee, toch niet!"
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Rob Haans op
-
Kennelijk is er een sematisch probleempje hier aan het ontstaan. Ik zal het proberen heel precies uit te leggen.
Volgens mij is een procedure hetzelfde als een proces. En aangezien een zaak een naar plaats en tijd e.d. unieke 'vertoning' is van een proces, bestaat er één bezwaarproces en meerdere bezwaarzaken. (een beetje Platonisch: het proces is abstract, een zaak bestaat echt). Een bezwaarschrift is een trigger in het bezwaarproces, wat wil zeggen dat bezwaarschrift x leidt tot bezwaarzaak y. Maar bezwaarzaak y kan ook door bezwaarschrift a, b en c getriggerd zijn.
En dan toegepast op de vraag in deze discussie, daarbij sluit ik me aan bij het verhaal van Marius.
Corné Dekker zei:
Zoals gezegd... bij één zaak bezwaarprocedure kunnen meerdere zaken bezwaarschrift worden meegenomen.De vraag 'een bezwaarschrift leidt toch tot een bezwaarprocedure?' zou ik dus ontkennend willen beantwoorden.
Rob Haans zei:
Dit kan ik niet volgen. Een bezwaarschrift leidt toch tot een bezwaarprocedure? Heb je het dan over een zaak met maar één document? In mijn ogen is het besluit wat volgt uit de bezwaarprocedure het resultaat van het bezwaarschrift. Je kunt je alleen nog afvragen of het nieuwe vergunningbesluit wat kan volgen uit het besluit van de bezwaarprocedure ervoor zorgt dat de gehele bezwaarprocedure een subzaak/-proces wordt van de vergunningzaak/-procedure.
Corné Dekker zei:Hoewel elke organisatie uiteraard zelf kan bepalen welke zaaktypen men voor z'n processen wil inrichten (elke organisatie werkt nu eenmaal anders, dus een keuze die voor alle organisaties past is er niet), zou ik niet snel voor optie 4 kiezen. Na het nemen van een besluit over de aanvraag van de vergunning is deze zaak afgehandeld. Wat ik mis in bovenstaande discussie, is dat er nog een ander zaaktype relevant is, namelijk de bezwaarprocedure. Naast één zaak vergunning en nul, één of meerdere zaken bezwaarschriften, heb je dan ook één zaak bezwaarprocedure waarbij je de alle bezwaarschriften betrekt om tot een besluit te komen. Het besluit/resultaat in de zaak bezwaarprocedure is zowel relevant met betrekking tot de archiefkenmerken (hoe lang moet het zaakdossier bewaard worden) als met betrekking tot de aanvrager van de vergunning. Het is dus wenselijk om deze aanvrager als betrokkene bij de bezwaarprocedure op te voeren, zodat deze daarover wordt geïnformeerd.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Ik zie twee discussies. Eén gaat over de afbakening van de bezwaarzaak, de ander gaat over of de bezwaarzaak een deelzaak (onderschikking) of gerelateerde zaak (nevenschikking) is.
Afbakening van de bezwaarzaak
Ik ben van mening dat strikt genomen ieder bezwaarschrift leidt tot een afzonderlijke zaak. Zo leidt ook iedere aanvraag tot een (of meerdere) afzonderlijke zaak(en). In de praktijk worden de gebruikers (de juristen) daar niet vrolijk van. Iedere gemeente kent wel gevallen waarbij tientallen inwoners bezwaar maken tegen één vergunning of anderssoortig besluit. Regelmatig vraagt de behandelaar dan om er één zaak van te maken. Alle betrokkenen worden "gekoppeld" aan de zaak, worden voor dezelfde hoorzitting uitgenodigd en worden op gelijke wijze op de hoogte gehouden van de voortgang van de zaak.
En eigenlijk is er niets mis met een dergelijke praktische oplossing. Alle betrokkenen zijn op de hoogte van de voortgang van de zaak, de behandelaar wordt goed ondersteund, de manager kan de voortgang monitoren en de archiefbescheiden worden netjes bij elkaar gezet en niet te lang, niet te kort bewaard.
Uit praktisch oogpunt laat ik mijn "strikt genomen"-standpunt varen.
Deelzaak of gerelateerde zaak?
Marius weet het op 15 januari mooi te zeggen!
Laat ik even voor het gemak uitgaan dat er een bezwaarschrift is ingediend op een vergunningverlening. De vraag "deelzaak of gerelateerde zaak?" is gelinkt aan de vraag over de afbakening van het vergunningproces: eindigt het proces bij (het kenbaar maken van) het besluit of bij, zoals Marius het noemt, de acceptatie van het besluit.
Ik vind dat de overheid een zaak pas mag afsluiten en opzij mag schuiven als het besluit definitief oftewel onherroepelijk is. Zolang ik als burger nog geen 100% zekerheid heb over mijn rechten en plichten, dan verwacht ik dat de overheid alles in het werk stelt om mij die zekerheid alsnog te bieden. Als dat betekent dat de overheid zes weken moet wachten op een mogelijk bezwaar, dan is dat maar zo. Ik wil echter op mijn PIP zien dát de overheid wacht of dat zij niet meer wacht. Zolang er in mijn zaak misschien wel, misschien niet nog gedoe kan komen, wil ik niet dat de overheid mijn zaak afsluit en opzij schuift.
Vergeet niet, als burger wil ik niet dat de overheid een proces uitvoert. Ik wil niet dat de overheid ketens aan informatie en zaken bouwt. Ik wil geen product (= in principe een brief) of dienst. Ik wil weten of ik mijn garage kan gaan bouwen of dat ik het buurtfeest kan gaan houden. Als dat (nog) niet kan, dan wil ik weten waarom niet.
Als behandelaar wil ik echter niet dat mijn werkvoorraad vol staat met zaken die in de wacht staan. Als manager wil ik ook niet dat mijn lijst met lopende zaken vol staat met dergelijke zaken. Dit lijkt mij echter netjes te regelen in een interface.
Ik ben overigens ook geen fan van het heropenen van de zaak. Als de CSI-agenten op tv een zaak heropenen, dan is dat omdat er in het verleden fouten zijn gemaakt. Nu niet lachen, dat is het beeld dat je bij menige burger over jezelf afroept als je een zaak heropent.
Optie 1 vind ik trouwens minder fijn, omdat aanvraag en vergunning in verschillende zaakdossiers zijn opgeborgen. Dat voelt niet goed. Bij optie 3 vraag ik mij ten zeerste af of, wanneer een nieuw besluit t.a.v. de vergunning genomen moet worden, écht het hele proces opnieuw doorlopen wordt.
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
@Rob,
Dank voor je reactie. Ik bedoeld het inderdaad zoals jij in je reactie aangeeft.
@Corné
Denk dat we meer eens zijn dan lijkt. Je hecht alleen veel waarde aan het gebruik van de term status ipv stap, prima.
Eigenlijk denk ik dat de verwarring niet zozeer komt door het begrip "stap" ipv "status", maar om deze manier van werken zaaksgewijs te noemen. In feite is deze archivistische term allang "bezet" voor een wijze van werken die de lading echt dekt, namelijk: werken ( en ordenen) overeenkomstig de wijze van het logische procesverloop (stappen)van een zaak. Dat daar ook statusmomenten mee samenvallen is evident. Wat we nu dus zaaksgewijs werken noemen is feitelijk statusgewijs of afhandelingsgewijs werken. We hebben het beestje misschien wel gewoon de verkeerde naam gegeven. Misschien kunnen we de groepen van zaken met vergelijkbare statuskenmerken beter vastleggen onder de duiding Zaakstatuscatalogus.
Rob Haans zei:Hij stelt toch niet dat je stappen registreert? Hij geeft alleen het proces weer, wat bestaat uit activiteiten of 'stappen'. Probeer inhoudelijk op zijn standpunt te reageren, niet op zo'n detail.
Corné Dekker zei:Niet moeilijker maken dan nodig is, begint wat mij betreft met het nooit noemen van het woord stap bij het onderwerp zaakgericht werken. De entiteit stap ontbreekt niet voor niets in de standaard RGB-Zaken. Bij zaakgericht werken leg je de status van de zaak vast en niet de stappen. Wil je een deel van een proces bewaken, dan maak je hier een deelzaak voor aan, waarbij ook weer de status en niet de stappen worden vastgelegd.
Marius Jansen zei:Volgens mij moeten we het niet moeilijker maken dan nodig. Eigenlijk is het heel simpel.
Je hebt zaken die worden autonoom getriggerd, onafhankelijk in oorsprong en functie. Die veroorzaakt een keten van processtappen. Sommige processtappen gedragen zich als een eigen procesketen (begin-eind) en kan je daardoor een deelproces noemen. het resultaat van dit deelproces is weer de voeding voor de volgende processtap in het hoofdproces. Wanneer al deze procestappen zijn doorlopen komt er een voorlopig definitief besluit.
Voorlopig, omdat het proces is feitelijk nog niet afgerond. Er is namelijk voorzien in een acceptatie van het resultaat. Dit is de periode waar bezwaar kan worden gemaakt tegen dit besluit. Dit is dus geen autonoom proces, maar afhankelijk van de oorsprong en functie van het hoofdproces. Wordt hier binnen die periode geen gebruik van gemaakt wordt het voorlopig besluit pas definitief en kan je het dossier pas formeel afsluiten. Wordt hier wel gebruik van gemaakt is het hoofdproces gewoon nog niet definitief afgerond. Het resultaat van dit bezwaar of bezwaren bepaalt pas of het voorlopig besluit onveranderd definitief kan worden afgesloten. Of dat het besluit wordt afgewezen en geen rechtsgeldigheid heeft gekregen.
Wanneer we de bezwaarperiode dus als onderdeel zien van het hoofdproces hoeven we ons helemaal niet druk te maken over kreten als vervolgprocessen en deelprocessen. Een bezwaarprocedure is feitelijk niets anders dan een deelproces met een vervolgkarakter omdat dit deel van het proces vaak niet wordt benut. Dat is kennelijk ook de reden waarom we een bezwaarprocedure zijn gaan beleven als iets dat los staat van dat hoofdproces.
Dit zijn allang bestaande proces- en dossierconcepten en veranderen niet door het invoeren van zaaksgewijs werken dat archivistisch niets nieuws is. Het “nieuwe” zaaksgewijs werken gaat namelijk vooral uit van procesafhandeling en dan je kan je deze zaken best in allerlei typen uitkleden. Procesmatig is dat geen probleem, archivisties hebben we hier allang oplossingen voor. Analoog zijn het dan tabstroken en mappen die hoofd-, deel-, en "vervolg"zaken structuren. Los waar deze analoge delen zich fysiek bevinden lossen we met metadat al heel lang de onderlinge relaties en vindplaat(sen). Digitaal is dat feitelijk niet anders, dan is er alleen geen fysieke eenheid waarnaar verwezen hoeft te worden.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
In het artikel van R. Bruijns (Zeewolde) in het laatste nummer van OD stelt hij dat het verleidelijk is om de zaak op te knippen in subzaken, maar daar win je in de praktijk niets mee dan een kluwen van zaken. Bovendien biedt de raad van de beschikking (af- en toewijzing) doorgaans reeds voldoende aanknopingspunten betreffende de bewaartermijnen.
-
Permalink Antwoord van Sven Blom | KBenP op
-
Ik ben het eens met Yvonne en R. Bruijns dat daar inderdaad een gevaar in schuilt. In geval van bezwaar en beroep zie ik dit probleem echt niet. Je kan er voor kiezen om dit als aparte zaken te zien, daar het ook aparte processen zijn.
De mogelijkheid tot deelzaken geeft inderdaad de mogelijkheid om onbeperkt door te gaan in diepere lagen waardoor je eigenlijk weer gewoon een workflow aan het bouwen bent. Iedere organisatie zal zelf moeten onderzoek waar de goede balans ligt.
Yvonne Welings zei:
In het artikel van R. Bruijns (Zeewolde) in het laatste nummer van OD stelt hij dat het verleidelijk is om de zaak op te knippen in subzaken, maar daar win je in de praktijk niets mee dan een kluwen van zaken. Bovendien biedt de raad van de beschikking (af- en toewijzing) doorgaans reeds voldoende aanknopingspunten betreffende de bewaartermijnen.
-
-
Het mooie is dat wanneer je daar waarde aan hecht in feite voor elke optie kan kiezen. Dat een bezwaar op zichzelf voldoet aan de dossier-/zaakdefinitie wil nog niet zeggen dat je de samenhang moet behouden met de zaak die hiertoe aanleiding heeft gegeven. Wanneer het zaaksgewijs werken dit toch graag als aparte zaken wil zien is dat prima. Neemt niet weg dat je door het behouden van die samenhang ”onder water” feitelijk niets anders doet dan op een digitale manier een “klassiek” dossier te vormen. Een bezwaar is hier geen autonoom proces, maar bestaat bij de gratie van die(wel) autonome zaak. Dat in een andere relatievorm dan die tussen twee of meerdere op zichzelf autonome processen.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
