BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

WOZ brondocumenten binnen BAG 12 jaar bewaren

Volgens de Waarderingskamer geldt een bewaartermijn van 12 jaar voor de WOZ –brondocumenten (Catalogus Basisregistratie WOZ versie maart 2012 pag. 19 onderaan) met uitzondering van de basisregistratie WOZ en de landelijke voorziening zelf. Het kadaster keurt een verklaring met wijzigingen - die tot verandering binnen de BAG administratie hebben geleid - goed (blz 178 Processenhandboek BAG- 2012). Deze verklaring dient dan als brondocument.

Deze termijn kom ik in de onlangs geactualiseerde stukkenlijst / selectielijst niet tegen. Is hier verder nog iets bekend over?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

Bijlagen:

catalogus basisregistratie woz versie 1.6 (2).pdf, 323 kB
Processenhandboek_2012 BAG.pdf, 1.7 MB

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Henry van der Zwan op 26 Augustus 2013 op 11.23

Aanvulling: De verklaring met wijzigingen dat dient als brondocument wordt uiteraard wel bewaard.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marius Jansen op 28 Augustus 2013 op 23.28

De termijn van 12 jaar wordt al in oudere versies van deze catalogus vastgesteld. Het is dus geen kwestie van nieuwe wetgeving van latere datum dan de vastgestelde selectielijst. Kennelijk is dit over het hoofd gezien bij de vaststelling van geactualiseerde selctielijst (25 juni 2012). Het is ook niet uitgesloten dat een door de Waarderingskamer vastgestelde catalogus niet de status heeft van wetgevende bronnen, maar misschien dat iemand daar meer over weet.

Opmerkelijk en twijfelachtig blijft wel het ontbreken van een relavante wetgeving of enig andere juridische basis waarop voor de uitzondering van 12 jaar is "gekozen". Waar is deze keuze op gebaseerd?

"Als uitzondering op dit algemene uitgangspunt voor het stelsel van basisregistraties is er voor de Basisregistratie

WOZ voor gekozen om de bewaarplicht voor de brondocumenten te beperken tot twaalf jaar."

Hoe het ook zij, als de WOZ beschikking als een bronddocument i.h.k. van de BAG wordt gezien moet dit sowieso in de selectielijst bij betreffende categorie worden opgenomen (3.1.4), al dan niet met termijn van 12 jaar / bewaren. De proceseigenaar moet deze bronstatus kunnen bevestigen, die is hiervoor verantwoordelijk.

Vooralsnog lijkt het mij veiliger om de regel toe te passen (bewaren), totdat duidelijk wordt of die "gekozen" uitzondering van 12 jaar wel de juiste bron is om vernietiging te verantwoorden. Niet dat ik daar voorstander van zou zijn, een WOZ beschikking heeft maar een tijdelijke levensduur en wordt structureel periodiek vastgesteld.

Om nu al die versies te bewaren is ook weer zoiets. Maar dan nog, waar is die 12 jaar op gebaseerd?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 30 Augustus 2013 op 15.10

Ik ben enigzins bekend met de BAG,maar nauwelijk met de WOZ-basisregistratie. Ik neem aan dat beide basisregistraties een eigen register hebben,maardat een document zowel in het ene register kan zitten als het andere? Dus als document X in het WOZ-register zit, dat het dan 12 jaar te bewaren is, maar wanneer het ook in het BAG-register zit dat het eeuwig te bewaren is.

Ik neem even voor het gemak aan dat de "WOZ-bewaartermijn" inderdaad 12 jaar is, ongeacht de wettelijke grondslag.