Beste mensen, op 6 oktober jongstleden heeft er een workshop TMLO in de praktijk plaatsgevonden in het Zeeuws Archief te Middelburg. Deze workshop is een initiatief vanuit de Zeeuwse werkgroep e-Depot. Tijdens deze workshop die gepresenteerd werd door Hans Quist (provincie Zeeland) en Edward van Unnik (gemeente Middelburg), lag de focus vooral op het “mappen” van metadata uit verschillende informatiesystemen.
Allereerst heeft Hans Quist een toelichting gegeven op zijn ervaringen met het verzamelen en binnenhalen (het zogenaamde "ingesten") van bestanden in het e-Depot. Dit was een behoorlijke klus, vooral het genereren van de xml om de bestandsuitwisseling mogelijk te maken. Daarna heb ik mijn verhaal gedaan met betrekking tot het metadataschema wat ik heb gemaakt met behulp van Excel. Mijn bedoeling was om in beeld te brengen wat ik aan metadata in huis had en wat mijn ervaringen waren met het “mappen” van al die gegevens met de elementen uit het TMLO, het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden.
Ik heb uitgelegd waarom ik Excel heb gebruikt om al die informatie in kaart te brengen. Het Excel bestand leent zich namelijk heel goed om ook metadata uit andere applicaties/systemen in beeld te brengen. In het schema heb ik alle metadata (of zoveel mogelijk) uit het zaaksysteem van Green Valley en het DMS van Alfresco (Alfresco draait op de achtergrond van het zaaksysteem) verwerkt. Dit heeft mij enorm geholpen om inzicht te krijgen in de werking van het TMLO. Door juist aan de slag te gaan met deze materie ben ik het TMLO beter gaan begrijpen. In eerdere bijeenkomsten over dit onderwerp merkte ik dat voor veel collega’s uit het vakgebied het onderwerp “TMLO” niet altijd even duidelijk was. Met deze workshop heb ik getracht om deze boodschap over te brengen aan de deelnemers, en dat is aardig gelukt. Het laatste deel van de workshop zijn alle deelnemers actief aan de slag gegaan met het "mappen" van metadata aan de hand van zelf meegebrachte voorbeelden. Tijdens deze praktische middag zijn er interessante en levendige discussies ontstaan. Een aantal deelnemers aan de workshop gaf na afloop aan dat het item TMLO nu duidelijker voor hen was geworden. Ik heb ook aangegeven dat het nu tijd gaat worden dat we als informatiespecialisten echt aan de slag moeten gaan met het TMLO. We zien namelijk steeds meer initiatieven ontstaan met de ontwikkeling van e-Depots en de duurzame opslag en toegankelijkheid van informatie. We moeten voorkomen dat het “gat” in ons digitale geheugen nog groter wordt.
Ik heb in de bijlage het Excel bestand toegevoegd zodat ook collega’s uit het vakgebied een indruk krijgen. Mochten jullie vragen hebben hierover, laat het gerust weten.