BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Wie is verantwoordelijk voor een gemeentelijke informatiehuishouding?
Op dit moment ben ik bezig met de herziening van de archiefverordening en besluit informatiebeheer. De afgelopen jaren zijn de nodige veranderingen doorgevoerd zoals de Wet Generiek Toezicht, archiefregeling en verdergaande digitalisering met bijbehorende bewaaromstandigheden.
De Wet Elektronische Bekendmaking biedt veel voordelen, vrijwel elke gemeente heeft de verordening gepubliceerd. Als je met simpele zoektermen archiefverordening 2014 google bevraagt, tref je dan ook talloze actuele voorbeelden aan.
De modellen zoals die op de BRAIN website zijn gepubliceerd, zijn op een aantal punten niet meer zo actueel. Na oktober 2010 heeft het LOPAI de verantwoordelijkheden overgedragen aan BRAIN.
Wat me opvalt bij de nieuwe verordeningen, is dat verantwoordelijkheden soms zo anders worden omschreven.
Neem de gemeenten Bladel, Brunssum, Opsterland, De Ronde Venen, Staphorst en Texel:
f. beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;
Dit lijkt mij een beperkte opvatting en niet meer aan te sluiten bij de dagelijkse gang van zaken.
Die van de gemeente 's-Hertogenbosch is m.i. wel actueel link:
Beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, alsmede de griffie, adviesraden, commissies en organen (mede) ingesteld door de gemeente (“verbonden partijen”);
Sommigen maken ook variaties in het Besluit Informatiebeheer, Stadskanaal een gemeente zonder archivaris link:
- De secretaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documenten en documentaire verzamelingen.
- Maar dan:
Het hoofd van de beheereenheid is belast met de informatievoorziening binnen de gemeente betreffende de door de gemeente uitgevoerde taken en met het beheer van de documenten van de gemeente, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Maar mijn voorkeur gaat nog steeds uit naar hoe we het in 2007 in het oude besluit Informatiebeheer hebben geformuleerd:
Artikel 2 Aanwijzing beheereenheden
Als beheerseenheid wordt in verband met dit besluit de gehele gemeentelijke organisatie aangemerkt:
Artikel 3 Verantwoordelijkheden beheerseenheid
De gemeentesecretaris is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken en werkprocessen alsmede met het beheer van de documenten van de beheerseenheid, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 4 Mandatering uitvoering werkzaamheden
De gemeentesecretaris kan de uitvoering van dit besluit overdragen aan één of meer medewerkers binnen de beheerseenheid, alsmede aan een andere beheereenheid.
Graag jullie input over dit onderdeel.
Ik plaats deze bijdrage ook op het vng forum onderdeel verordeningen.
Leestip:
Bennie Blom, De gemeentelijke archiefverordening in de praktijk, in: Archievenblad 2013, nr. 2, p. 12-15.
Dit aspect wordt overigens niet belicht.
En een eerdere vraagstelling via BREED over dit onderwerp link
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Guido Dorssers op
-
Ik zie niet in waarom de gegeven definitie een te beperkte opvatting zou zijn die niet meer aansluiten bij de dagelijkse gang van zaken? Zou je dat kunnen toelichten?
In plaat van 'organisatie-onderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening' zou ik zelf eerder opteren voor 'organisatieonderdeel dat zelf documenten registreert, ordent en beheert', aangezien dat laatste de taken duidelijk benoemt. Maar dat is mijn inziens een enigszins lood om oud ijzer.
Naar mijn mening moet de oplossing om bij de dagelijkse gang aan te sluiten eerder worden gezocht in de bepaling tot het aanwijzen van de beheerders als opgenomen in de archiefverordening. Die bepaling zou bijvoorbeeld als volgt kunnen geherformuleerd:
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van:
a. zelfstandige beheereenheden;
b. de beheerder voor iedere zelfstandige beheereenheid;
c. de beheerder voor ieder werkproces of groep van gerelateerde werkprocessen, voor zover bij de uitvoering meerdere beheereenheden zijn betrokken;
d. de beheerder voor alle overige organisatieonderdelen welke niet als zelfstandige beheereenheid zijn aangewezen.
Je kunt dan in het besluit informatiebeheer organisatieonderdelen aanwijzen die zelfstandig verantwoordelijk zijn voor de archiefvorming en de beheerders voor die organisatieonderdelen. Je kunt een beheerder aanwijzen voor werkprocessen die organisatieonderdelen overschrijven (denk aan onder andere aan de omgevingsvergunningen). En je kunt een beheerder aanwijzen voor de rest van de organisatie als verder niet benoemd (i.e. de genoemde oplossing van Stadskanaal).
Met het aanwijzen van de gehele gemeentelijke organisatie als één beheereenheid, wordt gelet op de definitie van beheereenheid gesteld dat de gemeentelijke organisatie uit slechts één organisatie-onderdeel bestaat. Hoewel dat niet per se onjuist hoeft te zijn, vermoed ik echter dat er binnen de meeste gemeentelijke organisaties toch verschillende diensten worden onderscheiden.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Beste Guido,
Fijn dat je reageert. Ik ken inderdad vrijwel geen een gemeente meer, waar DIV alleen de verantwoording voor de informatievoorziening draagt. Het is samenspel in de gehele organisatie zoals met de andere speler ICT met aan het hoofd de gemeentesecretaris. Bij grotere gemeentes zie je ook dat er CIO's worden aangesteld. Het hoofd DIV is vaak geen CIO, wel vaak de directeur bedrijfsvoering. Zie ook dit artikel over de CIO bij het Ministerie van V. en J. link
Door het zaakgericht en digitaal werken komen verantwoordelijkheden steeds meer bij de afdelingen/uitvoerders zelf te liggen. Dat benoem jij ook. Is DIV bijvoorbeeld ook verantwoordelijk voor de griffie ? Wie heeft de regie over de inrichting van de informatieprocessen van de 3D, DIV ?
Ik zoek naar een goede dekking en een formulering, die niet steeds verandert door organisatiewijzigingen. De formulering moet niet na 2 jaar verouderd zijn.
Stadskanaal beetje wonderlijk, de gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor het oude archief en de beheerseenheid voor het niet overgebrachte deel, daar is de gemeentesecretaris toch ook verantwoordelijk voor ?
Was jij niet al lid van BREED ?
Groet,
-
Permalink Antwoord van Henk Sligman op
-
De archiefverordening 2014 is in concept klaar. Er komt nog een juridische toets. Aandachtspunt is "de gemeentelijke organisatie". Ik voorzie dat we 3 beheerseenheden conform de gemeentewet inbrengen.
De 3 beheerseenheden zijn dan:
Raad :Griffie met aan het hoofd de griffier
Burgemeester: Maar alleen voor de bijzondere taken van de Burgemeester
College B&W: secretaris met een "organisatie"
Vanuit deze entiteiten kan dan verder geredeneerd en georganiseerd worden.
Knelpunt is natuurlijk dat het "College" geen toezicht mag/kan uitoefenen en geen instructies kan geven aan de o.a. de Raad.
Het kan er toe leiden dat er 3 besluiten informatiebeheer "afgesloten" moeten worden. En dat is nu juist wat we in deze moderne tijd duidelijk moeten regelen. (m.n. in het kader van dualisme de zelfstandigheid van de Raad en in het verlengde daarvan de griffie, De Grifiier wordt benoemd, geschorst en ontslagen door de Raad.)
wordt vervolgd.
-
-
Ik denk dat het gaat om art 6 van de gemeentewet.
http://wetten.overheid.nl/BWBR0005416/TitelII/HoofdstukI/Artikel6/g...Daarna zijn in verschillende artikelen de rechten, verplichtingen en bevoegdheden geformuleerd.
henk sligman zei:De archiefverordening 2014 is in concept klaar. Er komt nog een juridische toets. Aandachtspunt is "de gemeentelijke organisatie". Ik voorzie dat we 3 beheerseenheden conform de gemeentewet inbrengen.
De 3 beheerseenheden zijn dan:
Raad :Griffie met aan het hoofd de griffier
Burgemeester: Maar alleen voor de bijzondere taken van de Burgemeester
College B&W: secretaris met een "organisatie"
Vanuit deze entiteiten kan dan verder geredeneerd en georganiseerd worden.
Knelpunt is natuurlijk dat het "College" geen toezicht mag/kan uitoefenen en geen instructies kan geven aan de o.a. de Raad.
Het kan er toe leiden dat er 3 besluiten informatiebeheer "afgesloten" moeten worden. En dat is nu juist wat we in deze moderne tijd duidelijk moeten regelen. (m.n. in het kader van dualisme de zelfstandigheid van de Raad en in het verlengde daarvan de griffie, De Grifiier wordt benoemd, geschorst en ontslagen door de Raad.)
wordt vervolgd.
-
-
@Henk, zou je het concept aan mij eens kunnen sturen ?
-
-
Ik ben even een lang weekend weg. het komt zsm
Yvonne Welings zei:@Henk, zou je het concept aan mij eens kunnen sturen ?
-
-
deze heb ik al alvast:
Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het instellen van een Strategisch Informatieoverleg.
toelichting
Artikel 4
Door de wijziging van het Archiefbesluit 1995 is de gemeente verplicht een strategisch informatieoverleg (SIO) te voeren, in ieder geval wanneer sprake is van een nieuwe selectielijst of vervreemding van archief. Het SIO dient tijdig, op het passende ambtelijk niveau en in relatie met andere onderwerpen die de informatiehuishouding aangaan, te besluiten over strategische informatiehuishoudkundige vraagstukken waaronder waardering en selectie. Waardering krijgt daarbij een ruime context. Om daadwerkelijk te kunnen bijdragen aan de kwaliteit van de informatiehuishouding van de overheid, moet bij waardering ook rekening worden gehouden met vraagstukken van informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, vervroegde overbrenging en openbaarheidbeperkingen. Het SIO heeft dus de regie over en bewaakt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding.
-
-
@Henk, dank je....je verwoordt veel beter het vraagstuk... Fijn weekend
-
-
@Yvonne, nee, ik was nog geen lid van BREED, nu dus wel. :)
En oeps, de tekst van Stadskanaal inderdaad iets te snel gelezen.
Dat in artikel 3 de secretaris wordt belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documenten en documentaire verzamelingen, is bij afwezigheid van een gemeentearchivaris niet verwonderlijk. Artikel 32, eerste lid van de Archiefwet 1995 bepaalt dat immers reeds. Artikel 3 van het Besluit informatiebeheer Stadskanaal 2014 lijkt mij in die zin dan ook overbodig en slechts van administratieve betekenis.
Waarom de gemeentesecretaris ook verantwoordelijk zou zijn voor het beheer van het niet overgebrachte deel kan ik zo snel niet terugvinden? Het college van burgemeester en wethouders is in ieder geval zorgdrager voor de archiefbescheiden van alle gemeentelijke organen en heeft in het geval van Stadskanaal het beheer daarvan opgedragen aan het hoofd van de afdeling Bedrijfsbureau. Het zou wellicht wel meer in lijn met de terminologie in de Archiefwet 1995 zijn geweest indien in artikel 9 was gesproken over 'de archiefbescheiden van alle gemeentelijke organen' in plaats van 'documenten van de gemeente'.
Terugkomend op beheereenheid: een toelichting waaruit de totstandkoming van de definitie van beheereenheid blijkt, kan ik niet zo snel vinden. Het aspect 'zelfstandig' in de definitie van beheereenheid is naar mijn idee kenmerkend voor een dienst waar de centrale DIV-afdeling niet betrokken is, bijvoorbeeld omdat de betreffende gemeentelijke dienst op een externe locatie is gevestigd. Ik zou het gebruik van beheereenheid dan ook beperken tot die specifieke situaties. Je kunt dan voor die situaties een bijzondere beheerder aanwijzen, terwijl je voor het overige een algemene beheerder hebt. In de praktijk ligt deze verantwoordelijkheid dan bij het hoofd of coördinator DIV. In de besluiten informatiebeheer varieert dit meestal tussen ofwel de gemeentesecretaris ofwel het hoofd DIV (of de afdeling waaronder DIV valt).
Als je een CIO hebt, dan zou naar mijn mening ook in de regelgeving bij die persoon de verantwoordelijkheid voor het beheer van de informatie moeten worden neergelegd, anders gaat regelgeving en praktijk uit elkaar lopen. Hij moet zich dan wel kunnen laten bijstaan door ondergeschikten.
Of DIV ook verantwoordelijk is voor de griffie zal uit de regelgeving moeten blijken. De raad, de raadscommissies en de griffier zijn alle overheidsorganen voor wiens archiefbescheiden het college van burgemeester en wethouders als zorgdrager de zorg draagt overeenkomstig een door de gemeenteraad vastgestelde verordening. Zou je de griffie buiten de centrale DIV om het archief laten beheren, dan zou het naar mijn idee als beheereenheid moeten worden aangemerkt.
Dat je zoekt naar een goede dekking en een formulering, die niet steeds verandert door organisatiewijzigingen, is begrijpelijk. De definitie kan wellicht duidelijker, want gaat het nu om een organisatie-onderdeel dat zelfstandig opereert en daarom ook zelfstandig belast is met de documentaire informatievoorziening? Of is het een organisatie-onderdeel dat is belast met de documentaire informatievoorziening en daarin zelstandig keuzes maakt? Dit laatste lijkt mij echter een onjuiste uitleg, want hoe zelfstandig is een keuze wanneer het college van burgemeester en wethouders als zorgdrager verantwoordelijk is?
Je geeft aan dat door het zaakgericht en digitaal werken komen verantwoordelijkheden steeds meer bij de afdelingen/uitvoerders zelf te liggen. Hoewel ik het met je eens ben, zou ik hier liever van uitvoering spreken dan van verantwoordelijkheden. Zeker wanneer we het hebben over uitvoerders en daarmee bedoelen dat de behandelend ambtenaar zelf de stukken registreert zoals voorheen een DIV-medewerker de stukken registreerde. Wel kan het zijn dat een afdeling buiten betrokkkenheid van DIV om zelf een digitaal systeem in gebruik neemt. Indien die zelfstandigheid wenselijk is, zou die afdeling dan naar mijn idee als beheereenheid moeten zijn aangemerkt.
Het is daarom dat de oplossing naar mijn idee eerder gelegen is in de toepassing van de term beheereenheid dan in de definitie ervan.
Overigens bevat artikel 6 van de Gemeentewet slechts een herhaling van de drie gemeentelijke organen die gelet op artikel 125 van de Grondwet verplicht aanwezig moeten zijn. Deze drie (hoofd)organen gelijkstellen aan beheereenheden lijkt mij niet juist. Er moet immers niet vergeten te worden dat er naast deze drie organen nog veel meer gemeentelijke organen zijn te onderscheiden.
-
-
@Guido, dank je. Ik wacht met belangstelling Deventer af...
BRAIN zou er beter aan doen, die verouderde teksten van de website te halen of te actualiseren, al de ligt verantwoordelijkheid natuurlijk ook bij de VNG.
-
-
Mijn antwoord laat even op zich wachten, afd juridische zaken buigt zich nu over de "concept archiefverordening" daarna weet ik of ik "juridisch" en "organisatorisch" juist zit.
Het duale bestel wat onderhand (eerst via pragmatisch werken) is ingevoerd moet in de regelgeving wel helder gaan worden.
De Griffie is naar mijn mening een zelfstandig ondersteunend ambtelijk (gemeentelijk)orgaan volledig aangestuurd door de Raad. (en niet door een gemeentesecretaris of College van B&W)
De archiefverordening is van toepassing op de gehele "gemeentelijke organisatie"
De gemeentewet geeft in art 6 aan dat een "gemeente" qua organisatie een Raad heeft (met een Griffie), een Burgemeester (met bijzondere taken) en een College van B&W (met een gemeentesecretaris).
t.b.v. deze 3 gemeentelijke organen is er ambtelijke (zelfstandige) ondersteuning. (beheerseenheid??)
Naar mijn mening moet de Archiefverordening dat afdekken.
De betreffende (3) gemeentelijke organen zijn weer bevoegd allerlei (hulp) constructies in het leven te roepen. Deze (hulp) constructies vallen (het liefst automatisch) ook onder de archiefverordening. (voorbeelden Rekenkamer, maar ook gemeenschappelijke regelingen met andere gemeenten zonder "algemeen bestuur", dan wel op afstand gezette "operationele uitvoering" zoals bv personeelsadministratie uitvoeren met andere gemeenten. (wel samenwerken maar geen GR optuigen)
Na archiefverordening wordt in het (nieuwe) Besluit Informatiebeheer voor de gemeente e.e.a. nader uitgewerkt. (namen en rugnummers noem ik dat)
Het punt is dus met name dat een College/gemeentesecretaris formeel geen zeggenschap heeft over de Raad en de Griffie. (zeker geen "toezicht" zou de omgekeerde wereld zijn, toch??) De wetgeving is ook defuus daarover cq inconsequent. Een formele "gemeentearchivaris" kan hier wel uitkomst bieden. (functiescheiding/onafhankelijkheid)
-
-
Was vandaag bij de gemeente Apeldoorn en heb direct dit punt bevraagd. De griffie wordt daar als een beheerseenheid beschouwd en DIV ondersteunt de griffie. Misschien zijn er meerdere gemeenten, die deze praktische oplossing hebben gekozen ?
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
