BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Wie heeft een Programma van Eisen voor de data-migratie naar een nieuw DMS ?
Ik ben betrokken bij het opstellen van een Programma van Eisen (PvE) voor de vervanging van een aantal applicaties waaronder het DMS.
Naast de gebruikelijke eisen t.a.v. vereiste en gewenste functionaliteit willen we ook de overgang (migratie, conversie in ICT-termen) van het huidige DMS naar het nieuwe DMS in het PvE opnemen.
Heeft iemand een voorbeeld ?
Ik denk aan eisen als:
-De documenten in het oude DMS moeten 1-op-1 overgenomen worden in het nieuwe DMS. De metadata van deze documenten moeten worden overgenomen. Het gaat om de velden XYZ... Het betreft (aantal) document-registraties met bestanden (gescand [= digitaal gemaakt] of digital born origineel bestand) en (aantal) zonder bestand.
- Een deel van de documenten is in zaakdossiers gegroepeerd. De structuur hiervan moet in het nieuwe DMS overeenkomen met de huidige structuur. Het betreft (aantal) zaakdossiers.
- Een aantal documenten is al dan niet met 1 of meer zaakdossiers in een archiefdossier gegroepeerd. De structuur hiervan moet in het nieuwe DMS overeenkomen met de huidige structuur. Het betreft (aantal) archiefdossiers.
- Een aantal registraties betreft de vastlegging van vernietigde documenten/dossiers. Deze informatie moet in het nieuwe DMS behouden blijven.
Maar wat nog meer ?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Je zou eens bij de gemeente Werkendam kunnen informeren, zie dit nieuwsbericht link
-
Permalink Antwoord van Erik Müller op
-
Opstellen migratie c.q. conversieplan
Opstellen toetsingscriteria
Opstellen migratie c.q. conversieverklaring
Bedenk ook wat de risico's zijn als je velden niet mee over neemt.
We hebben in de gemeente Drechterland vorig jaar een migratie/conversie gehad van Verseon 1.5 naar 2.1 (compleet nieuwe datastructuur, vandaar dat het om migratie/conversie ging en niet om een update). Daarbij is een vrij compleet plan opgesteld en een verklaring waarvan onze archiefinspecteur in ieder geval gelukkig werd. Mocht je deze willen ontvangen, mail dan even naar e.muller @ drechterland.nl.
Heb je overigens bij dit traject je archiefinspecteur al betrokken? Aangezien het blijkbaar om archiefwaardige documenten gaat, lijkt me dit verstandig.
-
Permalink Antwoord van Sven Blom | KBenP op
-
Dag Jules,
Ik heb meerdere aanbestedingen gedaan voor zaaksystemen (ik neem aan dat je niet enkel een los DMS gaat aanschaffen toch) en in mijn ervaring is het zeer complex om een goede balans te vinden in je prijs/kwaliteit verhouding als je je migratie combineert met de aanschaf van de oplossing.
Er bestaat een grote kans dat je huidige leverancier klakkeloos wint, want daarbij vallen die kosten zo goed als weg. En je loopt het risico dat je uitkomt bij een kwalitatief zwakke oplossing welke in de prijs/kwaliteit berekening gecompenseerd wordt met lage migratie kosten.
Als je toch gecombineerd uit gaat vragen zou Best Value Procurement (BVP) een mogelijke manier kunnen zijn, maar dan moet je wel zorgen dat je de markt heel goed kent, anders verlies je jezelf in het proces en enkel een aanbestedingsspecialist gaat je hierbij niet helpen denk ik.
Mocht je dit toch traditioneel gaan opnemen dan zou ik een soort digitale 'schouw' organiseren en uitvragen wat de kosten zijn bij verschillende niveau's van migratie. Meer structuur migreren betekent veel hogere kosten en de vraag is of jullie die balans al van te voren willen voorschrijven bij de uitvraag. Complex in je prijsberekening, maar wel de moeite denk ik. Mede hierom zou BVP ook kunnen helpen.
Bij vragen weet je mij te vinden. Ik ben sowieso erg nieuwsgierig naar je uiteindelijk aanpak en de resultaten hierbij. Hopelijk deel je die ook hier.
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
Beste Jules,
Ik raad je aan het advies van Sven zeer ter harte te nemen, hoewel ik denk dat een digitale schouw op zichzelf ook het probleem zal opleveren dat voor het samenstellen van de export vanuit je oude DMS de oude leverancier ingezet zal moeten worden. Ook bij een BVP zal de beoogde leverancier de kosten van de migratie in moeten calculeren en dan kom je meestal ook weer uit bij de oude leverancier. Ik denk niet dat er veel leveranciers bereid zullen zijn export-queries samen te stellen in applicaties die niet de hunne zijn.
Voor een zuivere aanbestedingen een beter vergelijk van de aanbieders zou het dus aan te bevelen zijn de twee trajecten los van elkaar aan te besteden.
Ook ik ben heel benieuwd naar jullie keuzes hierin, dus inderdaad deel alsjeblieft je ervaringen hier.
succes
-
Permalink Antwoord van André Plat op
-
Jules e.a.,
Goede tips, nog een aanvulling.
In nen 2082 staan vereisten waar aan voldaan moet worden.
Verder kan je voor de Lokale overheid TMLO en voor het rijk TPR eisen stellen, Dan wel een Mapping in je POC opnemen..
Naast de klassieke toegangen zoals genoemd in het besluit informatiebeheer ook graag aandacht voor locatie gegevens behoud en de ingestelde rechten en vertrouwelijkheden, want dat beetje dat de informatieprofessionals er al in heeft gezet gaat nog verloren ook omdat bijvoorbeeld tabelpersonen is misbruikt voor adressen.
Als er onverhoopt gegevens verloren moeten gaan regel dan dat er een fatsoenlijke vernietigingsverklaring kan worden opgesteld. Nog geen gangbaar gebruik bij databases.
Kijk eens of je de 'latende partij' aansprakelijk kan stellen voor de misdadig slecht ingerichte DMS-en.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
