BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
wettelijk kader tijdelijk bewaren archiefbescheiden buiten de archiefbewaarplaats
Beste Collega's,
Ik vroeg me af of er een wetsartikel bestaat dat de minimale bewaaromstandigheden beschrijft om archiefbescheiden tijdelijk buiten de archiefbewaarplaats te mogen bewaren. Bijvoorbeeld wanneer ze beschikbaar worden gesteld op een studiezaal, of tijdelijk op het bureau van een medewerker liggen. Inmiddels heb ik er de archiefwet, het archiefbesluit en de archiefregeling op nageslagen, maar ik vind niets dat relevant is. Wie kan mij op weg helpen?
Met vriendelijke groet,
Robin Lassche
Regionaal Archief Dordrecht
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Je zou eens moeten informeren bij de Erfgoedinspectie. Externe bewaarplaatsen worden vaak gezamenlijk gekeurd door iemand van de erfgoedinspectie, gemeentelijke archiefinspecteur en iemand van de provincie.
-
Permalink Antwoord van Robin Lassche op
-
Dank Yvonne voor je tip.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
art. 3 :-)
-
-
hoi Jack,
Jij bedoelt:
AW 1995: Artikel 3
De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Dat is natuurlijk zo, maar waar het mij om gaat is de vraag of er specifieke eisen bestaan waaraan een tijdelijke ruimte moet voldoen. Volgens mij bestaan die niet.
groet, Robin
-
-
volgens mij ook niet en dat moet je ook niet willen. Als je stukken beschikbaar stelt of uitleent moet je nagaan waar ze terechtkomen en of dat acceptabel is. Zo niet, dan niet doen.
Dat lijkt me in de geest van ...
-
-
Ben ik met je eens, Jack. Ik kreeg de vraag van de beheerder van een archiefbewaarplaats ergens in het land. Hij klaagt over het feit dat er soms archiefstukken in het gebouw tijdelijk blijven liggen, buiten het depot. Op de gangen van de archiefbewaarplaats zijn de klimatologische omstandigheden niet zo optimaal als in de depots zelf. Bovendien is niet uit te sluiten dat over de plafonds van de gangen wel watervoerende leidingen zijn aangebracht. Hij zocht naar een wettelijke stok om de overtreders mee te kunnen slaan.
-
Permalink Antwoord van Wouter ten Have op
-
Dag Robin,
Kan de archivaris in kwestie zich niet beroepen op het geldende Besluit Informatiebeheer en de daaruit voortvloeiende regels die hijzelf mag opstellen? In het besluit staat als het goed is de bepaling dat de archivaris degene is die belast is met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documenten en documentaire verzamelingen (art. 3 model BIB). Hij wordt dus expliciet aangewezen als de eerstverantwoordelijke voor het beheer van de bescheiden in de archiefbewaarplaats. Daarbij wordt hem in datzelfde besluit informatiebeheer de bevoegdheid gegeven nadere regels te stellen omtrent de raadpleging van de documenten en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld (art. 6 model BIB). Indien de archivaris dus van mening is dat bepaalde ruimtes, omgang met de informatie of bewaaromstandigheden niet geschikt zijn, kan hij in zijn eigen regels aangeven wat wel een geschikte werkwijze is. Hierop kan hij dan ook handhaven als degenen die raadplegen zich hier niet aan houden.
De vraag is echter of je direct handhavend moet willen optreden? Kun je niet veel beter preventief werken, gebruikers wijzen op goed gebruik en ze aanwijzingen geven hoe ze dat het beste kunnen doen? Het lijkt me namelijk vooral een kwestie van gedrag. Dat dwing je niet af door met regels te zwaaien vrees ik. Je mag ze ook wijzen op hun eigen verantwoordelijkheid, of beter nog hun eigen belang. Als zij niet goed omgaan met de informatie dan is de kans groter dat de informatie op een later tijdstip niet meer goed raadpleegbaar is. En zij zijn zelf gebaat bij die informatie (ze gebruiken het immers op dat moment). Je kunt ze zelfs aangeven dat als er niet beter met de informatie wordt omgesprongen er wellicht van uitlening geen sprake meer kan zijn. Hierbij kun je ze verwijzen naar je eigen regels, maar dat gebruik je op deze manier niet als uitgangspunt. Je kunt gebruikers in die zin opvoeden in het goed omgaan met informatie. Ze daarvan proberen te overtuigen lijkt me zinvoller dan meteen met een wettelijke stok aan te komen om de overtreders mee te slaan. Daarmee pas je gedrag niet aan. Op deze wijze benadruk je jouw rol als dienstverlener, door het goed leveren van gevraagde informatie, en tegelijkertijd als eindverantwoordelijke voor het beheer ervan.
-
-
beste Wouter,
Zeer bedankt voor reactie!
groet Robin
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
