BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Werkende digitale postkamer, kennis en ervaringen gevraagd
Eindelijk zijn we in Apeldoorn zover dat we een project 'Digitale Postkamer' hebben kunnen starten. Een paar jaar geleden is er op dit Forum ook enige aandacht voor geweest. Om niet het wiel helemaal opnieuw te moeten uitvinden vraag ik graag hulp bij collega's die mogelijk beschikken over bijvoorbeeld een implementatieplan, een evaluatie etc. (als de informatie tenminste gedeeld mag worden). Goede raad is ook welkom.
Ik heb in die oude discussies wel interessante items gelezen, maar ik kan me zo voorstellen dat er inmiddels voortschrijdend inzicht is ontstaan en ervaringen zijn opgedaan. Via internet heb ik echter slechts een paar gemeenten kunnen traceren die over een echt werkende Digitale Postkamer beschikken (bijv. Zaanstad, Gouda, 's-Hertogenbosch). Kan iemand ons een handje helpen?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Martijn Kerkhof op
-
De digitale postkamer, voor ongeclassificeerde informatie aan de poort, heeft in Gouda slechts kort gelopen. Doordat er nauwelijks gestuurd is op juist gebruik was het uiteindelijk niet veel meer dan een korte gegevensvalidatie. De classificatie, waar de meeste toegevoegde waarde zit, heeft nauwelijks gewerkt.
Het probleem is met name dat een grote gegevensset nodig is voor de juiste 'machine learning' in dezen. Van registratiemedewerkers word verwacht dat zij afwijkingen registreren. De consultants trainen de postkamer dan verder in. Dit bleek in de praktijk niet te gebeuren.
Ik zou dus een ander voorbeeld dan Gouda zoeken.
Overigens waren we prima tevreden met de bewerking, validatie en herkenning die het Kofax platform bied.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Hieraan kan ik toevoegen dat de gemeenten Dongen en Tilburg ook KOFAX in gebruik hebben.
-
Permalink Antwoord van Ludwig van Dijk op
-
Almere is sinds 2005 bezig om het Kofax platform (eerst KTM, nu KTA) op het niveau van de beloofde functionaliteiten te krijgen (:geen batches, automatische herkenning documentsoorten, koppeling werkprocessen). Mijn advies: zorg voor een compleet uitgewerkt werkproces en geloof de herkenning van gegevens pas, wanneer je dit ziet werken. Voorlopig wordt er nog handgesorteerd, gewerkt met tussenbladen en handmatig geregistreerd. Er zal gerust veel meer mogelijk zijn, maar ik begin er langzaam in te geloven dat je het insturen van papier aan je gemeente moet gaan voorkomen. Dus geen afdrukken van digitale bestanden scannen, maar importeer het digitale document rechtstreeks in je DMS. Bespaart zowel op papieren postkamers, personeel, licenties en de ergernis bij halfbakken opleveringen. En wanneer je complete werkproces start bij een intake via een slim webformulier en eindigt bij een compleet digitaal dossier in je DMS ben je er eigenlijk al.
-
Permalink Antwoord van Wim van Loon op
-
Dank Ludwig, en de anderen hierboven, voor je reactie. Ja, de uitvoering is/blijkt toch minder 'eenvoudig' dan we eerst dachten, of hoopten. Of tenminste het resultaat ervan, zo lijkt het. Misschien zegt de geringe respons op mijn vraag ook wel iets.
De menselijke inbreng zal niet één, twee, drie overbodig worden. En techniek zal inderdaad gepaard moeten gaan met andere acties, processen aanpassen, beleid heroverwegen etc, om optimaal profijt te hebben.
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
Ik wil er toch ook nog wel aan toevoegen dat er meerdere partijen zijn die tools hebben ontwikkeld waarmee "de werkende digitale postkamer" opgezet kan worden. Niets ten nadele van de grote spelers in gemeenteland, maar ik heb wel eens het idee dat er te weinig gewinkeld wordt op dit specifieke onderdeel .
-
Permalink Antwoord van Bert Kwant op
-
Ik kan zeker meegaan in de opmerking van Leon. Er zijn meerdere pakketten op de markt welke in een digitale postkamer gebruikt kunnen worden en worden gebruikt. www.docyard.eu
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
