BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Welke overheidsinstelling heeft grote bewerkingsachterstanden ?
Deze week heb ik de scriptie We are the archive van Peter van de Ruit eens doorgenomen.
Zeer lezenswaardig maar voor mij niet herkenbaar wat bewerkingsachterstanden betreft. Ik werk voor 12 gemeenten en slechts een gemeente is 'achter' met bewerking en overbrenging en dat is ook nog redelijk te overzien. Dat de rijksoverheid en dan met name de ministeries grote bewerkingsachterstanden hebben is al jaren bekend, de Algemene Rekenkamer heeft daar vorig jaar nog uitgebreid over bericht. Het wordt in het rapport nog net 'dweilen' met de kraan open genoemd. In 2020 moeten de papieren achterstanden zijn weggewerkt.
Omdat in mijn eigen directe omgeving de archieven in redelijke goede en geordende staat zijn (gebracht) en ook op grond van de wettelijke termijn zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats heb ik verondersteld dat dit probleem niet bij gemeenten zo urgent zou zijn. Tot ik de scriptie van Peter van de Ruit doornam en wat las ik daar over de gemeente Haarlem:
Om de omvang van het probleem te schetsen; in 2009 had DIV op papier nog een bezetting van 42,6 Fte. Daarvan werd acht Fte ingezet voor oneigenlijke functies zoals het beheer van het Bestuurlijk Informatiesysteem, het bouwloket en de bibliotheek. Overige medewerkers werden ingezet in de postregistratie en in de scanning. Uiteindelijk was er effectief vijf Fte beschikbaar voor het papieren archief. Die vijf medewerkers beheerden met elkaar zo’n 4800 strekkende meters dynamisch en semi-statisch archief. Per persoon is dat ongeveer 960 meter. De landelijke norm zoals deze gehanteerd wordt door de archiefinspectie is 50 strekkende meter archief per medewerker. Ook wanneer er gekeken wordt naar de totale bezetting van DIV in relatie tot de omvang van de gemeente is er een duidelijke onderbezetting zichtbaar. In de gemeente Haarlem ondersteunde één DIV medewerker 33 Fte medewerkers, de norm zoals gehanteerd door de archiefinspectie ligt op één DIV medewerker per 25 Fte medewerkers. Gevolg is een ernstige overbelasting van de medewerkers DIV en een sterk teruglopende kwaliteit van het archiefbeheer. Dat een personele onderbezetting leidt tot het ontstaan van achterstanden in het archiefbeheer zal niemand verrassen. Het is een bekend gegeven. Bij een onderbezetting stapelen de te archiveren bescheiden zich op en zo langzamerhand ontstaat er een achterstand die niet meer is weg te werken. Dat heeft dan ook direct gevolgen voor bijvoorbeeld selectie en vernietiging en de reguliere overdracht aan de archiefbewaarplaats. Het ontstaan van achterstanden zet ook een ander mechanisme in werking
Het betreft vooral een achterstand in de archivering van de dynamische archieven. De semistatische archieven tot en met 1990 zijn bewerkt en overgedragen Noord-Hollands Archief.
Als je basis niet op orde is en je gaat nieuwe digitale processen inrichten…
Wie worstelt ook nog met bewerkingsachterstanden, al dan niet van deze omvang ?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
@Yvonne: ik denk dat de verslagen pre-2002 ook niet heel regulier ingediend werden, maar de positie van de archivaris was zodanig dat hij niet monddood werd gemaakt door zijn relatie tov het bestuur, en zijn controlerende functie was daardoor autonomer ;-)
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Bas, Ik deel deze ervaring van het monddood maken niet.
Ik denk dat archivarissen vroeger zich vooral bezig hielden met cultuurhistorisch erfgoed.
Ook moet je bedenken dat in 2001 de archiefwet slechts zes jaar in werking was getreden en eerst de slag van vijftig naar twintig jaar moest worden gemaakt.
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
Dag Lina,
Misschien maakt dat ook duidelijk dat die norm onbruikbaar is. Op de een of ander manier blijft die 1:25 kritiekloos rondzingen en vraagt niemand zich kennelijk af op welke onderbouwing dit nu eigenlijk is gebaseerd. Het feit dat je met 6 fte waarschijnlijk beheerproblemen/achterdtanden hebt kan je niet primair afleiden door de 1:25 'norm', maar door de omvang van je werkprocessen en archivistische acties. Kort door de bocht en heel basaal de registratieactie maal documentomvang, natuurlijk in combinatie met de regiekracht die men van de organisatie krijgt en wie-wat-doet of wegvangt (DIV-gebruiker-dms). De benodigde ambtenaren zijn dan hooguit gevolg en geen oorzaak.
Lina Storm zei:"de norm zoals gehanteerd door de archiefinspectie ligt op één DIV medewerker per 25 Fte medewerkers".......
Poe, dan mogen ze hier wel wat aan uitbreiding gaan doen; 6 vaste medewerkers (+ 1 inhuurkracht) op ruim 1000 medewerkers (en dat is vast meer dan 175 fte)
-
-
Eens met Marius.
@Yvonne: we zijn aan het afdwalen, zal ik deze discussie verplaatsen naar een ander draadje? Want je hebt gelijk, uiteindelijk gaat het er om wat mensen aan bewerkingsachterstanden hebben liggen. Uit het feit dat er zo weinig antwoord komt leid ik af dat mensen er niet graag over praten, en ik bedenk daar een reden voor, maar dat doet niets af aan de oorspronkelijke vraag. Echter: het feit dat er zo weinig antwoord komt is denk ik wel zorgelijk. Want we missen in Nederland een gedeeld, vrij beschikbaar landelijk overzicht van het probleem.
-
-
Formeel gezien had de gemeentearchivaris voor de invoering van Wet Dualisme meer vrijheid zich rechtstreeks tot de raad te richten. Daar had hij/zij geen artikel 11 voor nodig. Maar waarom zou je als gemeentearchivaris/archiefinspecteur je er dan niet hard voor maken om een artikel 11 zoals in Tilburg in de door de raad vast te stellen Archiefverordening op te laten nemen (daarin wordt immers de toezichthoudende taak geregeld). Sluit bovendien aan bij de geest van de Wet Dualisme omdat deze nog nadrukkelijker de raad als controlerend orgaan positioneert. Hoe kan de raad deze controlerende taak dan uitvoeren wanneer de resultaten van dit horizontale toezicht niet onder ogen van de raad komt? Het is dan niet de gemeentearchivaris dit doet, maar het college zelf omdat juist in de geest van de Wet Dualisme gepast zou zijn?
Overigens staat het monddood houden behoorlijk haaks op je rol als horizontale toezichthouder. Wanneer je altijd -ongeacht de uitkomst- oprecht je diagnose stelt kan een broodheer daar alleen maar blij om zijn. Om deze tekortkoming de Archiefverordening zichtbaar te maken lijken er mij ook kansen te liggen in de toelichtingsfunctionaliteit van vraag 1.2 van de KPI. Is immers een primair instrument in het informatieargament voor GS.
1.2 Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake het toezicht op het bij of krachtens de Archiefwet bepaalde ten aanzien van het beheer van nog niet naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden ?
Is nog taakverzwaring ook.
Ben natuurlijk niet naief, maar je hoeft het ook niet onbenut te laten.
-
-
@Bas, ik had het niet beter kunnen verwoorden. Een onderzoek door de VNG met medewerking van gemeenten op de wijze zoals de Algemene Rekenkamer dat heeft gedaan zou een goed idee zijn. Dit zou je kunnen beschouwen als nulmeting voor de KPI.
Ik ga het als idee opperen !
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
