BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Welke overheidsinstelling heeft grote bewerkingsachterstanden ?
Deze week heb ik de scriptie We are the archive van Peter van de Ruit eens doorgenomen.
Zeer lezenswaardig maar voor mij niet herkenbaar wat bewerkingsachterstanden betreft. Ik werk voor 12 gemeenten en slechts een gemeente is 'achter' met bewerking en overbrenging en dat is ook nog redelijk te overzien. Dat de rijksoverheid en dan met name de ministeries grote bewerkingsachterstanden hebben is al jaren bekend, de Algemene Rekenkamer heeft daar vorig jaar nog uitgebreid over bericht. Het wordt in het rapport nog net 'dweilen' met de kraan open genoemd. In 2020 moeten de papieren achterstanden zijn weggewerkt.
Omdat in mijn eigen directe omgeving de archieven in redelijke goede en geordende staat zijn (gebracht) en ook op grond van de wettelijke termijn zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats heb ik verondersteld dat dit probleem niet bij gemeenten zo urgent zou zijn. Tot ik de scriptie van Peter van de Ruit doornam en wat las ik daar over de gemeente Haarlem:
Om de omvang van het probleem te schetsen; in 2009 had DIV op papier nog een bezetting van 42,6 Fte. Daarvan werd acht Fte ingezet voor oneigenlijke functies zoals het beheer van het Bestuurlijk Informatiesysteem, het bouwloket en de bibliotheek. Overige medewerkers werden ingezet in de postregistratie en in de scanning. Uiteindelijk was er effectief vijf Fte beschikbaar voor het papieren archief. Die vijf medewerkers beheerden met elkaar zo’n 4800 strekkende meters dynamisch en semi-statisch archief. Per persoon is dat ongeveer 960 meter. De landelijke norm zoals deze gehanteerd wordt door de archiefinspectie is 50 strekkende meter archief per medewerker. Ook wanneer er gekeken wordt naar de totale bezetting van DIV in relatie tot de omvang van de gemeente is er een duidelijke onderbezetting zichtbaar. In de gemeente Haarlem ondersteunde één DIV medewerker 33 Fte medewerkers, de norm zoals gehanteerd door de archiefinspectie ligt op één DIV medewerker per 25 Fte medewerkers. Gevolg is een ernstige overbelasting van de medewerkers DIV en een sterk teruglopende kwaliteit van het archiefbeheer. Dat een personele onderbezetting leidt tot het ontstaan van achterstanden in het archiefbeheer zal niemand verrassen. Het is een bekend gegeven. Bij een onderbezetting stapelen de te archiveren bescheiden zich op en zo langzamerhand ontstaat er een achterstand die niet meer is weg te werken. Dat heeft dan ook direct gevolgen voor bijvoorbeeld selectie en vernietiging en de reguliere overdracht aan de archiefbewaarplaats. Het ontstaan van achterstanden zet ook een ander mechanisme in werking
Het betreft vooral een achterstand in de archivering van de dynamische archieven. De semistatische archieven tot en met 1990 zijn bewerkt en overgedragen Noord-Hollands Archief.
Als je basis niet op orde is en je gaat nieuwe digitale processen inrichten…
Wie worstelt ook nog met bewerkingsachterstanden, al dan niet van deze omvang ?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
Ben nog steeds op zoek naar de onderbouwing van de gehanteerde 'landelijke' normen. De conclusie of er in Haarlem achterstanden zijn op basis van de gehanteerde normen is maar de vraag. De norm 1 DIV medewerker op 25 ambtelijke medewerkers is niet houdbaar, evenmin als de norm 50 m archief per fte. Wat is immers de beheergeschiedenis van deze 50 m1? Bij de ene organisatie is de traditie van zowel de materiele zorg als de inhoudelijke ontsluiting in meer of mindere mate al op overdrachtsniveau, bij de andere gemeente heeft men dit helemaal laten lopen onder het motto, dat zien we later wel. In dat geval heb je met een hele andere 50 m1 te maken en zijn ook niet op te lossen met een fte bezetting die wel voldoet om de gehele levensketen van het archiefbeheer het hoofd te bieden. Dan ontkom je niet meer aan een projectmatige actie, meestal extern ingehuurd zoals veel gemeenten ook hebben moeten doen om bij te zijn.
Interessant is ook niet de vraag over hoeveel fte men in 2009 beschikte, maar bijvoorbeeld in 1990, 1996 of 2000. Daar liggen de oorzaken van de huidige achterstanden, uiteraard gecombineerd met de archvistische discipline en cultuur die er in de organisatie heerste. Ik zijn gemeenten met hetzelfde aantal inwoneraantal en gelijke fte omvang, maar de een heeft het dubbele aantal ambtenaren (1:14 en 1:27) bij een min of meer gelijk aantal jaarlijkse documenten en archiefomvang. En denk nu niet dat de 1:14 het beter doet dan de 1:27.
Om achterstanden voor de toekomst te voorkomen blijkt de relatie tussen fte omvang DIV en de jaarlijkse documentomvang, jaarlijkse dossiervorming en archiefaangroei in m1 of MG/Gb/TB. Natuurlijk in combinatie waar en hoe de archivistische acties uitgevoerd (DIV-er/gebruiker/dms). Dit blijken veel betrouwbaarder parameters te zijn om de benodigde archivistische werkdruk te meten en dus DIV bezetting te beoordelen.
Ben dus erg benieuwd naar reacties betreffende achterstanden, de analyses en de ondebouwing van de gebruikte normen/kengetallen.
-
Permalink Antwoord van Lina Storm op
-
"de norm zoals gehanteerd door de archiefinspectie ligt op één DIV medewerker per 25 Fte medewerkers".......
Poe, dan mogen ze hier wel wat aan uitbreiding gaan doen; 6 vaste medewerkers (+ 1 inhuurkracht) op ruim 1000 medewerkers (en dat is vast meer dan 175 fte)
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@ Lina, inderdaad een 'poe' constatering. Je vraagt je ook af of er ooit wel vernietigd is.
Wat normen 1: 25 betreft zie ook de eerdere gedachtewisseling via deze link.
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
Maareh...laten we het ook in perspectief zien: in de VS zijn er organisaties van 10.000 medewerkers zonder een DIVer: http://www.archives.gov/records-mgmt/pdf/rm-self-assessmemt.pdf
-
-
@Bas, is dat een aanbeveling ?
-
Permalink Antwoord van Branco Jorissen op
-
Interessante vraag, maar Ik vermoed dat er weinig organisaties zijn die dat hier willen melden. Een gerelateerde vraag is: Hoe meet ik die bewerkingsachterstand meet in een digitale werkomgeving. Veel organisaties zijn zich nauwelijks bewust van de hoeveelheid documenten die op afdelingsschijven achter blijven, daarnaast zijn er nog zaken of dossiers die niet tijdig naar div worden gestuurd, om nog maar niet te spreken over de informatie in applicaties. Wanneer ik hier als div'er actief achteraan ga, wat ik uiteraard doe. Dan is het onvermijdelijke gevolg dat de hoeveelheid werk voor de afdeling div toeneem, waardoor ook de bewerkingsachterstanden toenemen.
-
-
@Yvonne: Nee hoor, geen aanbeveling ;-) Maar wel een soort hart onder de riem: we doen het in Nederland zo slecht nog niet, zelfs als we achterstanden hebben.
Vanuit mijn tijd bij VHIC ken ik een heel aantal decentrale overheden die bewerkingsachterstanden hebben, maar ik weet niet of ik daar iets over mag melden, aangezien de bijbehorende offertetrajecten altijd vertrouwelijk zijn. Vandaar dat ik dat nu nog even niet doe.
De hoeveelheid digitale achterstand zal duidelijk worden zodra de dossiers in het DMS gecheckt worden en op afgehandeld worden gezet: dan melden medewerkers vaak zelf dat ze nog andere digitale stukken hebben die bij het betreffende dossier horen.
-
-
@Branco, waarom zou je dit item niet bespreekbaar maken, de Algemene Rekenkamer heeft dat toch ook gedaan in 2010 ?
Het in de doofpot stoppen leidt m.i. niet tot verbeteringen. We hoeven toch ook niet te gaan zwarte pieten wiens schuld het is ?
Ik vind het juist van lef getuigen dat iemand dat in een scriptie opschrijft, respect !!
-
-
@Yvonne: hier is gisteren bij de BRAIN dag nog een interessante discussie over ontstaan, waar helaas geen antwoord uit is gekomen. Als archiefinspecteur ben je verplicht te rapporteren aan je bestuur, zijnde het College van B&W als je gemeentelijk inspecteur bent. Het College kijkt vervolgens naar een verbeterplan, en bepaalt of het rapport al of niet naar de Raad gaat en wanneer. Dit zet de onafhankelijkheid van de inspecteur op scherp, want hij mag niet rechtstreeks aan de raad rapporteren, iets wat hij voor het dualistische stelsel wel kon.
Dit is kort door de bocht, ik werk deze nog even verder uit.
-
-
@Bas, Annemieke gaat ook nog bloggen over gisteren hoor ik net. Maar volgens mij is het zo dat de gemeentearchivaris de verantwoordelijkheid in deze heeft en niet de archiefinspecteur ?
De discussie had eenvoudig beslecht kunnen worden als er was gekeken naar de bepalingen in de Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer.
In de Archiefverordening van de gemeente Tilburg 2007 is het volgende bepaald:
Artikel 10 Consultrapportage
1. De gemeentearchivaris brengt eenmaal per jaar een rapport uit aan het college over de uitoefening van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven.
2. Indien nodig doet de gemeentearchivaris tussentijds mededeling aan de beheerder(s) van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht. In dat geval kan hij ook het college informeren.
Artikel 11 Verslag aan raad
1. Het college doet tenminste eenmaal per jaar verslag aan de raad over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot het beheer van de niet-overgebrachte archieven en collecties.
2. Het college legt in dit verband het verslag over dat door de gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht.
besluit Informatiebheer 2007:
Artikel 34 Verslaglegging beheer archiefbewaarplaats
De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit over het door hem/haar gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Dit is echter wel formeel en de vraag is wat je doet als het niet gebeurt ?
-
-
@Yvonne, ja, dit is juist de crux: wat doe je als archivaris (en als archiefinspecteur als gedelegeerde van de archivaris) als het college geen verslag doet aan de raad? Dan kan de raad namelijk nooit het college ter verantwoording roepen als het mis gaat (want ze weten niet dat er iets mis is), en weet de raad pas dat het mis gaat als de provinciale archiefinspectie begint met interventie. Ben je dan een klokkeluider die zijn broodheer verlinkt als je als archiefinspecteur/archivaris bij de raad aan de bel trekt? Formeel gezien wel, want je gaat dan om het College heen.
Artikel 11.2 van de AV van de gemeente Tilburg geldt niet voor elke gemeente in dat opzicht ;-)
Toen de gemeente-archivaris nog door de Raad benoemd werd (pre-2002), bracht de archivaris direct verslag uit aan de Raad, niet aan het College. Informatievoorziening is nu echter verworden tot een intern probleem van de organisatie, dat de organisatie ook zelf maar moet oplossen. Niets mis mee, totdat het niet opgelost wordt ;-)....
-
-
@Bas, dank voor de opheldering.
Bij de Archiefverordeningen van de 11 aangesloten gemeenten hier in Noord-Brabant luidden de bepalingen niet anders.
Met de ontwikkeling van de KPI's e.d. denk ik wel dat niet alle gemeentearchivarissen zich voldoende bewust zijn over het belang hiervan. Dat bewustzijn moet niet alleen door archiefinspecteurs worden gevoed. Ik ben ook heel benieuwd hoe dat gaat met die interventie, zo'n voorbeeld als Haarlem spreekt boekdelen in mijn optiek (ook in de oude en huidige situatie).
Wat ik me ook afvraag welke archivaris bracht voor 2002 verslag uit aan de Raad ? Ik heb tot 2001 bij de rijksarchiefdienst gewerkt en heb hier geen zicht op. Ik ken ze van mijn voorgangers in ieder geval niet.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
