Onderzoek archivering RIEC's in 2019

In een gezamenlijk rapport constateerden in 2019 toen nog de Erfgoedinspectie, de archiefinspectie van het Stadsarchief Rotterdam en het interbestuurlijk toezicht van de Provincie Noord-Brabant dat de verantwoordelijkheden voor archivering bij de Regionale Informatie- en Expertise Centra (RIEC’S) niet duidelijk zijn. Uit het onderzoek is gebleken De RIEC’s geen overheidsorganen zijn, en zijn daarom ook geen zorgdragers conform de Archiefwet. De
informatie die door de bureaus ontvangen of opgemaakt wordt, valt echter wel onder de Archiefwet. Zij voeren hun taken immers uit in het verlengde van taken van de convenantpartners, die alle overheidsorganen zijn uit verschillende bestuurslagen. 

Daarnaast bleek uit het onderzoek dat in deze keten het selectie-instrumentarium ontbreekt. De archieven die door de RIEC’s gevormd worden, zijn in geen enkele selectielijst opgenomen. Dit betekent dat deze informatie formeel niet vernietigd mag worden. Tot slot is gebleken dat het centrale informatiesysteem niet is ingericht op duurzame bewaring van archiefbescheiden.
Hoewel er een uniforme procesbeschrijving is voor de integrale casusaanpak, variëren de afspraken over de archivering per RIEC.

Het volledige rapport vind je hier. 

Aangepaste selectielijst 2020

We zijn nu twee jaar verder. In de laatste versie van de selectielijst is een hoofdstuk opgenomen onder hoofdstuk 6.5: '6.5 RIEC’s: Regionale Informatie en Expertisecentra (RIEC) voeren namens verschillende overheidsorganen .....valt onder 12.1 (Toezicht uitvoeren). De
bewaartermijn voor deze gegevens wordt uitgelegd in paragraaf 6.15.'

Ondanks deze aanpassing bestaat de indruk dat de situatie uit 2019 feitelijk onveranderd is gebleven met betrekking tot vernietiging.

Nieuwe wetgeving Gegevensuitwisseling

In het deze week verschenen jaarverslag 2020 van het RIEC wordt melding gemaakt over nieuwe ontwikkelingen op dit gebied:

Privacy en andere juridische aspecten

Een van de belangrijkste randvoorwaarden voor de informatie-uitwisseling in het RIEC-LIEC-bestel is privacybescherming en de rechtmatigheid van gegevensverwerkingen en uitwisseling van persoonsgegevens. De RIEC’s en het LIEC hebben de taak de partners te adviseren over de mogelijkheden van veilige en rechtmatige informatiedeling onder het RIEC-LIEC-convenant en de randvoorwaarden en waarborgen daarbij. Dit vraagt veel inzet en vergt continu onderhoud.

De juristen van het LIEC en de RIEC’s zijn in 2020 bij verschillende juridische trajecten betrokken geweest, zoals het begeleiden van verschillende inzageverzoeken en WOB-verzoeken en procedures rondom informatieveiligheid.

Wet gegevensverwerking door samenwerkingsverbanden (WGS)

In 2020 zijn de RIEC’s en het LIEC betrokken geweest bij het opstellen van het wetsvoorstel WGS. Deze wet moet de gegevensverwerking door samenwerkingsverbanden, waaronder die van RIEC-LIEC, van een adequate juridische basis voorzien. Met dit wetsvoorstel wordt niet alleen de aanpak van fraude versterkt, maar worden ook de mogelijkheden van gegevensdeling in samenwerkingsverbanden die zich bezighouden met de aanpak van ondermijning verbeterd.

De WGS is een kaderwet met een aantal algemene regels over de taak van het samenwerkingsverband, de inrichting en het functioneren daarvan. Bij algemene maatregel van bestuur (AMvB) zal deze wet nog nader worden uitgewerkt

Welke afspraken zijn er?

In het rapport van 2019 is geconstateerd dat er verschillende afspraken zijn. Onze waarneming is dat er afspraken zijn over privacy, maar niet over verantwoordelijkheden van het beheer van die informatie. Ook wanneer er wel kloppende afspraken zijn over gegevensuitwisseling moeten die er gewoon zijn, maar vooral komen.  Zou jij voor onze beeldvorming willen vertellen welke afspraken over archivering er in jouw organisatie zijn?