BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Wel of niet vervroegd overbrengen/ openbaar maken
In Nederland kennen we een Archiefwet, die voorschrijft dat archiefvormers zoals gemeenten, provincies na 20 jaar de archieven overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Hiermee worden de archieven openbaar, dat wil zeggen dat een ieder de archieven kan raadplegen. Het zijn archieven, die voor altijd bewaard blijven en waaruit niet meer vernietigd wordt. Voor de overbrenging geldt het regime van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB). In het laatste archievenblad (118 (2014) nr. 4) zet Roland Bisscheroux alle zaken met betrekking tot openbaarheid op een rijtje.
Veel medewerkers van de overheid ervaren de WOB vaak als heel vervelend en lastig. Er is zelfs een fora van de VNG, waar dagelijks de problematiek besproken wordt. Ik heb het al vaker op BREED gesteld, zie WOB niet als een probleem maar mede als een kans om je informatie ook op orde te hebben.
Vervroegd overbrengen is ook een goed alternatief om de openbaarheid te waarborgen. Bisscheroux meldt terloops in zijn artikel dat het BHIC heeft besloten om geen bestanden jonger dan 20 jaar van gemeenten en waterschappen aangesloten bij het BHIC vervroegd over te nemen. Het artikel meldt niet of hier financiële overwegingen aan ten grondslag liggen. Ik herken de argumenten van de genoemde gemeenten niet bij de gemeenten, waarvoor ik werkzaam ben. Het wordt vaak als prettig ervaren dat de dienstverlening door een archiefdienst wordt voorgezet. En met een scanning on demand service blijken ambtenaren ook tevreden te zijn als alternatief voor de fysieke uitleen. Juist in een tijd dat de grens tussen het oude en nieuwe informatie vervaagt door digitalisering, is een beslissing als deze om analoge archieven niet vervroegd over te brengen opmerkelijk. In een digitale omgeving kan immers de informatie direct na afdoening van het proces al openbaar worden gemaakt, mits er geen belemmeringen zijn op het gebied van privacy.
Daarom wil ik via BREED eens horen hoe de ervaringen op dit gebied zijn.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Jacko A. de Groot op
-
De gemeente Zeist heeft een eigen archiefbewaarplaats en we zijn niet aangesloten bij een RHC. Daarnaast zitten we in 1 gebouw. De studiezaal (historisch informatiepunt) zit in de publiekshal. Mooier kunnen we het niet maken. Een archiefruimte die niet voldoet aan de eisen en een archiefbewaarplaats, die in 2014 is opgeleverd.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Jacko, ik constateer ook dat je elkaar kunt versterken in de dienstverlening. Wij zijn een aantal jaren geleden gestart met de digitalisering van de Burgerlijke Stand, die veelal analoog met inktvraat aan de balie stonden bij gemeenten. Die worden/zijn nu gedigitaliseerd en de openbare registers worden /zijn via de website van het Archief gratis ter beschikking gesteld en de niet-openbare registers via de applicatie van het archief aan de publieksbalie bij de gemeente. De ambtenaar is geautoriseerd om de digitale bestanden in het systeem te raadplegen en de registers zijn nu veilig opgeborgen. Daarnaast zijn we ook druk bezig met andere bronnen (BW, foto's) om voor de burger die beter toegankelijk te maken, liefst 24 uur per dag.
Met de implementatie van het e-depot, wij staan nu nog aan het begin, moet ook de dienstverlening een belangrijk onderdeel worden. Opslag alleen is geen optie om de digitale dienstverlening aan de burger en ondernemer vorm te geven.
-
-
Zie ook deze link over de Burgerlijke Stand.
-
Permalink Antwoord van Erik Müller op
-
Wij hebben al onze dossiers tot de laatste fusie (1-1-2006) overgebracht naar het Westfries Archief. Het argument van Jean-Luc werd ook bij ons gebruikt. In de praktijk merk je dat als je daar goed over naar de burger hebt gecommuniceerd je na een maand al bijna geen burger meer aan de balie krijgt en dat de burger zelf al naar het archief gaat ipv naar de gemeente.
Voor de interne dienstverlening werken we inderdaad met scanning-on-demand van de oudere stukken. Werkt prima. Zo goed zelfd dat we dat ook zijn gaan doen voor nog niet overgebrachte dossiers die nog niet digitaal beschikbaar waren.
En om dan op de discussie van openbaarheid terug te komen: ik ben van mening dat alles openbaar is tenzij (en dan volgt het door Ingmar opgesomde rijtje). Dat hebben we ook toegepast op onze vervroegd overgebrachte archiefbescheiden. Kwam er in de praktijk op neer dat voornamelijk aktes en persoonskaarten van burgerzaken en de begraafplaatsadministratie (i.v.m. naw-gegevens rechthebbenden/nabestaanden) een berperkte openbaarheid nodig hadden.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
