Vandaag 2 juni 2021 vond de duo-presentatie van Leo de Jager en Koen Bakker van de gemeente Den Haag plaats. De organisatie was in handen van VNG Realisatie. Alle informatie over IRMA is te vinden op de website IRMA Den Haag.

Waarom was het zo’n verfrissende en aantrekkelijke presentatie? Eenvoudig antwoord, de inhoud en de boodschap. Bij het informatiebeheer bij de gemeente Den Haag is gekeken naar de volgende aspecten:

- Door ontwikkelen informatiebeheer;

- records complete  beheren volgens kwaliteitseisen;

- Records als datagedreven organisatie toepassen voor analyse en onderzoek;

- Records met wettelijk bewaartermijn vernietigen of bewaren;

- records overbrengen naar een e-depot

Daarbij de boodschap ga vooral samenwerken en zorg voor samenhang met alle expertises, waarbij de regie in handen is van informatiebeheer. IRMA staat voor de afkorting Informatiebeheer Referentie Architectuur. Onder domeinarchitectuur wordt verstaan een set van afspraken over een bepaald onderwerp. De bestaande architectuur (meisjes zoals GEMMA) is gericht op te bewaren informatie, dat terwijl bij de overheid eerder te weinig dan te veel wordt vernietigd. De regelgeving zoals de Archiefwet is gericht op te bewaren informatie en dan vooral papier. De Archiefregeling is daar een goed voorbeeld van sinds de Nen normen daaruit zijn verdwenen. Rondom komisch wat de verwijzing naar de eisen over de zure dozen. Er wordt gewerkt op basis van een informatieplattegrond.  Een ander aandachtspunt is de relatie tussen techniek en semantiek.

IRMA is opgebouwd uit zeven eisen en tien voorwaarden om aan die eisen te voldoen. Elke eis kent een stelling, een beschrijving, een rationele reden, implicaties, onderbouwing vanuit wet- en regelgeving, richtlijnen en in- en externe kaders. Metadatering is wezenlijk, maar niet het TMLO of MDTO to the max voor te vernietigen informatie. Een minimale set wordt gehanteerd. Wat ook ontwikkeld is een begrippenlijst.

Tot slot, wat me vooral aansprak in de presentatie en aanpak is de hands on mentaliteit en de concrete invulling van de hoe vraag. Het is een verfrissend geluid hoe het ook kan. 

Meer weten, ga eens naar de website IRMA.