BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Wat zijn verbeteringen voor een DMS ?
Deze week (januari 2014) verscheen het rapport Duurzaam duurt het langst, samengesteld oor de Erfgoedinspectie, over digitalisering en duurzaam beheer bij de kerndepartementen.
Link naar rapport.
Een van de bevindingen van het rapport handelt over het DMS oftewel een document management systeem. Dit electronisch systeem, uiteraard alom bekend, wordt gebruikt om documenten gestructureerd op te slaan en soms ook ter beschikking te stellen. Alle departementen hebben een DMS in gebruik of zijn bezig met implementatie.
Bevindingen op p. 15-16:
• Het DMS is niet als duurzaam toegankelijk digitaal systeem ingericht.
De noodzakelijke record management functionaliteit bij de individuele departementen is veelal niet geïmplementeerd.
• Het gebruik van het DMS kan per individuele medewerker en per dienstonderdeel sterk verschillen.
• Het DMS wordt als niet-gebruikersvriendelijk ervaren.
• De maatregelen die de departementen treffen om de volledigheid en betrouwbaarheid van de digitale dossiers te kunnen garanderen zijn onvoldoende.
Wat zijn de oplossingsrichtingen in deze ?
- Gebruik smartdocuments
- Gebruikersvriendelijk maken van het DMS, luisteren naar gebruikers (Waterschap Brabantse Delta)
- Inspelen op de behoefte van gebruikers (RM tool VHIC, sharepoint)
- Integratie DMS in het zaaksysteem ?
- Nog meer koppelingen bouwen ?
- Applicaties uitfaseren.
Het kan natuurlijk ook zijn dat de bevindingen geheel niet herkenbaar zijn. Maar als je signalen ook hebt gezien, wat zou jij doen ?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Een bezoekje brengen aan gemeente 's-Hertogenbosch. Dit klinkt namelijk als onze Digiplu-problemen van 2006. De oplossing zit overigens niet zo zeer in de systemen en techniek, maar in de (regie-)organisatie eromheen. Termen als governance, compliance, alignment, etc. moeten vertaald worden en concreet gemaakt worden. Wij noemden dat 'Werken onder Architectuur', wat overigens weinig van doen had met informatie-architectuur, maar veel meer ging over overlegstructuren en ' planning & control'.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Marco, en werkprocessen ?
-
Permalink Antwoord van Bianca Hornstra op
-
Elders op BREED heeft Eric Burger de site van Next Generation Records Management onder de aandacht gebracht. Ik vond dit artikel erg herkenbaar:
http://nextgenrm.org/2013/12/23/sorry-but-i-refuse-to-use-your-new-...
Er staan ook oplossingsrichtingen in en net als Marco ook al aangaf: sterk gericht op de organisatie, pas in tweede plaats op het systeem zelf.
-
-
Werkprocessen zitten wat mij betreft op hetzelfde niveau als de systemen. Eerst maar eens afspraken maken over de doelstellingen, wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe besluiten genomen worden. Daarna kan er gekeken worden naar het inrichten van werkprocessen en systemen. Uiteraard alles in samenhang.
Yvonne Welings zei:@Marco, en werkprocessen ?
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
