Binnenlands Bestuur Magazine (20-2012) berichtte vorige week dat gemeenten aanmerkelijk goedkoper werken. Dit blijkt uit een benchmarkonderzoek facilitaire kengetallen gemeenten van Fier.fm.

Er is echter een post, die steeds duurder wordt, documentmanagement (DM). Hieronder verstaat BB reproductie, postkamer en archief. Uit de berichtgeving is niet duidelijk verwoord of ook de statische archieven onder deze post wordt vervat. Dat lijkt me niet, daar archieven soms ook onder de post cultuur worden ondergebracht.

De kosten voor DM zijn gemiddeld met 250 euro !!! gestegen. De oorzaak volgens een woordvoerder van FIER ; de hybride werkomgeving, de omschakeling van papier naar digitaal. Dat zorgt voor dubbele kosten. De hoop wordt uitgesproken dat dit een tijdelijke periode is, want over een paar jaar zal als alles digitaal is het veel goedkoper zijn.

In vrijwel elke begroting van een gemeente lijken de kosten voor documentmanagement niet helder in beeld gebracht. In de benchmark, die door Fier wordt uitgevoerd, zijn de uitgangspunten van de NEN 2748 leidend, dat is een norm voor bedrijfsvoeringkosten. Maar er zijn meer kostensoorten: personeel, externe inhuur personeel, opleidingskosten personeel, materialen voor het papieren archief (zippels, verpakking e.d.), externe bewerking archieven, vernietiging, bouw/inrichting archiefruimte (ook digitaal), huur archiefruimte of opslag, externe digitalisering archieven, scanners, software DMS/RMA, software dsp, aansluiting bij archiefdienst (archiefbewaarplaats), aansluiting documentenwacht.

De vraag is relevant in verband met de KPI vraag:

Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop?

Welke gemeente heeft de kosten dermate transparant in beeld gebracht, dat deze vraag beantwoord kan worden ? En waarom zijn  de kosten voor ICT gescheiden, hoort een DMS wel bij de kostenpost, maar een zaaksysteem niet of wel als het een documentenkluis heeft ?

Graag hoor ik evaringen in deze via BREED.