AG%20zaakgericht%20werken%20juli%202016%20versie%20%201.0b.pdf

In mijn notitie over zaakgericht werken heb ik aangegeven dat ik de daarin gebruikte definitie van GFO-zaken voor het begrip zaak niet correct vond. Verder zoekend naar een definitie voor het begrip zaak, in de context van zaakgericht werken, kom ik  alleen maar de definitie uit het RGBZ tegen waarin een zaak wordt gedefinieerd als “Een hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden”. Ook GEMMA volgt deze definitie

In feite is dit de voortzetting van de definitie zoals die in het GFO-zaken al in het verleden is gedefinieerd. Daarin werd zaak als volgt gedefinieerd. “ Een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden”

Zonder zelf direct tot de juiste definitie te komen, heb ik meerdere bezwaren tegen de definitie uit het RGBZ.

1. In de definitie van het RGBZ is het begrip samenhang verdwenen, in de GFO definitie zat dat er terecht in. In mijn optiek is de samenhang (van elementen) een essentieel onderdeel, zowel in het probleem, de behandeling als in het resultaat. Kortom, een  is ZAAK IS EEN SAMENHANGEND GEHEEL.

2. RGBZ definieert een zaak als een hoeveelheid werk. In mijn optiek is een hoeveelheid werk een proces. RGBZ definieert dus een zaak vanuit het proces waarmee de zaak behandeld moet gaan worden.

Een zaak wordt m.i. aangekaart door een aanvrager of indiener en behandeld (proces) door een behandelende organisatie (voor het gemak beperk ik me even tot een gemeente) en zal leiden tot een resultaat.

In schema: ZAAK -->  PROCES -->  RESULTAAT

De rollen die hieraan gekoppeld zijn,

zijn AANVRAGER (zaak) --> GEMEENTE (proces) -->AANVRAGER (resultaat)

Uitgaande van deze schema’s is het m.i. logisch absoluut niet juist om het begrip ZAAK te definiëren door het begrip PROCES. ZAAK zal logisch gezien een eigen definitie dienen te krijgen los van de wijze van behandelen (= proces).

Bovendien is de RGBZ definitie  absoluut niet klantgericht. Er wordt niet uitgegaan van de klant, integendeel het is organisatiegericht, de zaak wordt immers gedefinieerd vanuit de organisatie. De wijze van behandeling, de organisatie, is bepalend en daar willen we juist van af in onze dienstverlening.

Kortom, een ZAAK IS EEN SAMENHANGEND PROBLEEM DAT DOOR EEN AANVRAGER BIJ EEN GEMEENTE  WORDT AANGEKAART EN DAT DOOR DE GEMEENTE SAMENHANGEND WORDT BEHANDELD.

Als aanvullende opmerking: een zaak kan ook geïnitieerd worden door de gemeente zelf. Overduidelijk is dat dat ook gemeenten, met een andere pet op, voor hun eigen bouwactiviteiten ook een omgevingsvergunning moet aanvragen.

3. Mijn laatste bezwaar is het begrip welgedefinieerd. Volgens de definitie, kan een aanvrager geen onbekende of nieuwe  zaken voorleggen aan een gemeente. De toevoeging van welgedefinieerde bij aanleiding is m.i. dan ook volstrekt overbodig. Wellicht wordt bedoeld, dat je alleen maar zaken kunt voorleggen die tot het aandachtsgebied van de gemeente behoren. Dat kunnen evenwel ook zaken zijn die niet tot de wettelijke taken van de gemeente behoren,  want ook die moeten zaakgericht behandeld worden.  Het antwoord dat de voorgelegde zaak niet tot de bevoegdheden van de gemeente hoort is daarbij natuurlijk ook een resultaat.

Ook kan in de definitie van het RGBZ bij resultaat het begrip welgedefinieerd of gedefinieerd worden weggelaten. In mijn optiek kan bijv. een aanvraag voor een omgevingsvergunning worden afgewezen, gehonoreerd, onder voorwaarden worden toegekend en na overleg met de indiener gewijzigd of gedeeltelijk worden toegekend. Welgedefinieerd impliceert ook dat de gemeente alle oplossingsmogelijkheden voor alle, ook onbekende , problemen heeft gedefinieerd. Dat komt mij niet reëel voor.

Kortom, een ZAAK IS EEN SAMENHANGEND PROBLEEM DAT DOOR EEN AANVRAGER BIJ EEN GEMEENTE  WORDT AANGEKAART, DAT DOOR DE GEMEENTE SAMENHANGEND WORDT BEHANDELD EN DAT LEIDT TOT EEN SAMENHANGEND RESULTAAT.

De toevoeging (in de definitie van RGBZ) dat de kwaliteit en de doorlooptijd moet worden bewaakt is niet essentieel voor de definitie, omdat dat ook al zit opgesloten in het begrip  samenhangende behandeling. Dat er maar een beperkte wettelijke behandeltijd is (bewaking doorlooptijd) is onderdeel van het samenhangende probleem (aspect tijd).  M.i. kan deze toevoeging dus uit de definitie worden weggelaten.

Nogmaals, ik pretendeer niet de uiteindelijke definitie te hebben geformuleerd, maar hoop alleen een bijdrage te hebben geleverd voor een eerste stap naar een betere definitie. Ik ben benieuwd naar jullie reacties. Zij die liever niet in de groep reageren kunnen dat ook naar mij doen gillet@planet.nl.