BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Wat is een goed zaaktype?

Voor o.a. de eerste implementatie fase bij mijn opdracht ben ik de zaaktypen die zijn ingericht aan het evalueren. Hierbij stel hanteer ik de volgende criteria:

Een goed zaaktype:

heeft een status-indeling die herkenbaar is voor de burger.
heeft een voor burgers en de organisatie herkenbare benaming die overeenkomt met de benaming op andere (externe) locaties.
bericht de burger op (voor hem) belangrijke momenten van de status van zijn zaak.
is opgesteld vanuit een organisatiebrede procesgerichte generieke inrichting en ordening, maar biedt voldoende ruimte processpecifieke kenmerken als dit onderscheid noodzakelijk is.
heeft enkel documenttypen opgenomen uit een selecte documenttypenlijst.
heeft enkel resultaattypen opgenomen uit een selecte resultaattypenlijst.
waarborgt een adequaat archiefbeheer door de per resultaat de geschikte bewaartermijn te koppelen.
of onderdelen daarbinnen sluiten aan op landelijk gedefinieerde standaarden.
heeft metadatatering die helpt zaken van elkaar te onderscheiden.
bevat checklistitems die procesinformatie en wettelijke verantwoording van een zaak garanderen.
bevat generiek geformuleerde checklistitems.

Ik ben benieuwd naar jullie mening. Is deze lijst compleet/correct? Met andere woorden: waar moet een goed zaaktype volgens jullie aan voldoen?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 16 Juli 2013 op 15.45

Jeetje, dit is al een behoorlijke waslijst! Wat ik mis is een inleiding over waarom jullie überhaupt zaakgericht werken gaan invoeren. De visie en hopelijk concrete doelstellingen geven de richting aan, waar je bij de inrichting rekening moet houden.

En met wie ga je de zaaktypen evalueren? Ik zie in je lijstje bijvoorbeeld een hele berg aan vragen staan die een DIV'er waarschijnlijk heel belangrijk zal vinden, een paar zijn voor de burger interessant en slechts een enkele is interessant voor de behandelaar en zijn/haar manager.

En nog een denkertje, zou je niet het zaakgericht werken willen evalueren i.p.v. de inrichting van de individuele zaaktypen? Het zaakgericht werken omvat meer dan hoe een aantal veldjes zijn ingevuld.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Corine Ahlrichs op 17 Juli 2013 op 10.57

Hoi Marco,

Dank voor je reactie. De koppeling met de visie die je noemt is inderdaad onderbelicht in mijn overzicht. Ik zie in dat de evalautie waardevoller is als je de visie hierin mee neemt. Ik neem het mee.

Daarbij behoren de leidinggevende inderdaad tot een belangrijke doelgroep. Ik heb mijn criterium met betrekking tot proces specifieke kenmerken nu zo geformuleerd:

Een goed zaaktype biedt ruimte voor proces specifieke kenmerken die zijn aangemerkt door de leidinggevende als waardevolle (management) informatie om op te sturen.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Klaas van der Heijden op 8 Augustus 2013 op 7.15

Hoi Corine,

Een goed zaaktype maakt de (daarmee geclusterde documenten) toegankelijk.

En bestaat minimaal uit een zelfstandig naamwoord (productnaam) waarop de inhoud van een zaak vindbaar is en een werkwoord (interne handeling).

Een zaaktype hoeft niet altijd dezelfde naam als het proces te hebben maar kan wel :).

Een zaaktype heeft ALTIJD een direct verband (relatie) met het product IN de begroting (financiële administratie) en in de PDC (burger perspectief).

Gr Klaas van der Heijden Split~Vision

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bianca Hornstra op 8 Augustus 2013 op 17.07

Hoi Corine,

Ik zou verwachten dat er een lijst met criteria is opgesteld vóórdat de zaaktypen zijn ingericht, met andere woorden: dat de lijst die je nu samenstelt er eigenlijk al moet zijn binnen jouw organisatie.

Wellicht kan het zaaktypesjabloon van KING helpen (tabje Bibliotheek) bij het verder uitwerken van de lijst.

Groetjes, Bianca Hornstra