BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Wat doen we met al die persoonlijke mappen op het overvolle netwerk?
Mailtjes, Word en Excelbestanden, publicaties op de website, enz. op de persoonlijke directories van de collega's.
Soms doen ze er toe vaak ook niet. We willen enkelvoudig opslaan en meervoudig gebruiken we willen af van meerdere versies. We willen de hoeveelheid persoonlijke schijfruimte beperken tot een minimum. Daarbij hebben we volgende vragen aan de vakgenoten:
Hoe gaan we dat saneren? Hoe krijgen we de relevante info naar het archief?
Wie heeft hier ervaring mee en wil dit met ons delen?
Graag horen we jullie reacties .
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Gerrit Lazet op
-
met de zinsnede bedoel ik, 1 hoe krijgt DIV een vinger achter de relevante stukken die nog in de persoonlijke directories staan van de medewerkers. Als ICT straks zorgt dat men nog slechts 1 mb geheugen (of minder) heeft hoe voorkomen we dan dat er belangrijke informatie verloren gaat of hoe bewegen we onze collega's om ons bij het schonen van hun bestanden te betrekken. En 2 natuurlijk de vraag, stel dat het wel digitaal is en niet analoog hoe is overdracht of vernietiging dan geregeld?
Ton de Looijer zei:@Gerrit Wat versta jij precies (gelet op de context van jouw vraag) onder 'het archief'?
-
-
Helemaal waar Ton, ervan uitgaande dat er een informatiestrategie voorhanden is. Dit moet een integrale beleidslijn zijn. Als deze niet of nog maar net voorhanden is dan wordt het lastiger. We zitten midden in een veranderingsproces. De bestanden waar ik het over heb zijn bestanden van vele jaren. Er zijn medewerkers met meer dan 9 GB waarvan 90% waarschijnlijk niet meer actueel of waarvan de zaak al vernietigd is. Alle stukken betr. een zaak worden sinds 2 jaar opgenomen in het DMS. Deze digitale dossiers zijn voor een aantal processen dus al compleet.
Kun je de verantwoordelijkheid/actie bij de medewerkers neerleggen of delen om binnen 2 maanden de relevante digitale stukken aan te leveren en de werkexemplaren te verwijderen?
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
hallo Gerrit,
hoe dapper wil je zijn? En op welke manier wil je het aanpakken? Wil je zelf alles aanpakken?
Zie het als een kans om de organisatie beter te leren omgaan met het informatiebeheer.
Zoals je je vraag presenteert zal het zo zijn dat er een mappenstructuur blijft (al dan niet naast een DMS?).
De huidige 'chaos', is dit een probleem van jou of is het een probleem van de organisatie? Dit zou ik eens vaststellen. Als simpele vraag, dus geen hele studie! Dan weet je ook of er belangstelling is om het aan te pakken.
Ga vervolgens het gesprek aan met de mensen in de organisatie, geef aan wat het probleem is en dat je op zoek bent naar een goede oplossing. Hierbij kun je een richting aangeven voor de opzet van een gezamenlijke / gedeelde mappenstructuur, op basis van de bij jouw aanwezige kennis/ervaring. Want jij weet waaraan een goede ordeningsstructuur zou moeten voldoen, gebaseerd op de wensen van de organisatie en rekening houdend met eisen vanuit wet- en regelgeving op ons vakgebied.
Ook rondom het saneren: leg het probleem van selectie bij de medewerker, maar geef richtlijnen rondom bewaren/vernietigen. Wat zou er minimaal bewaard moeten worden? Hoe groot is de kans dat documenten al in het archief aanwezig zijn?
En ook zeer de moeite waard: wat zijn risico's als documenten verloren gaan? Bij wie zouden de organisatiekritische documenten aanwezig kunnen zijn? Als je dat in kaart brengt kun je een inschatting maken en kan de organisatie een kosten/batenanalyse maken.
Wat losse ideeen waar je wellicht mee uit de voeten kunt.
-
-
Ik zelf ben over het algemeen wat dit soort zaken betreft heeel dapper, maar ja, ik ga daar niet alleen over. Als je "rigoreus zou saneren" draait de wereld gewoon door. Voor je eraan begint moeten in ieder geval de randvoorwaarden goed zijn. Het alternatiefis dan: goede sjablonen, geen uitwijk mogelijkheid meer om buiten het DMS om te werken, 1 authentiek archiefexemplaar, moet geregeld zijn. Die zaken zijn gelukkig een heel eind op orde. Ik neig inderdaad naar jouw suggestie om de medewerker hier in hoofdzaak de kar te laten trekken en daar regie op te voeren. . Bedankt voor je bijdrage .
jack karelse zei:hallo Gerrit,
hoe dapper wil je zijn? En op welke manier wil je het aanpakken? Wil je zelf alles aanpakken?
Zie het als een kans om de organisatie beter te leren omgaan met het informatiebeheer.
Zoals je je vraag presenteert zal het zo zijn dat er een mappenstructuur blijft (al dan niet naast een DMS?).
De huidige 'chaos', is dit een probleem van jou of is het een probleem van de organisatie? Dit zou ik eens vaststellen. Als simpele vraag, dus geen hele studie! Dan weet je ook of er belangstelling is om het aan te pakken.
Ga vervolgens het gesprek aan met de mensen in de organisatie, geef aan wat het probleem is en dat je op zoek bent naar een goede oplossing. Hierbij kun je een richting aangeven voor de opzet van een gezamenlijke / gedeelde mappenstructuur, op basis van de bij jouw aanwezige kennis/ervaring. Want jij weet waaraan een goede ordeningsstructuur zou moeten voldoen, gebaseerd op de wensen van de organisatie en rekening houdend met eisen vanuit wet- en regelgeving op ons vakgebied.
Ook rondom het saneren: leg het probleem van selectie bij de medewerker, maar geef richtlijnen rondom bewaren/vernietigen. Wat zou er minimaal bewaard moeten worden? Hoe groot is de kans dat documenten al in het archief aanwezig zijn?
En ook zeer de moeite waard: wat zijn risico's als documenten verloren gaan? Bij wie zouden de organisatiekritische documenten aanwezig kunnen zijn? Als je dat in kaart brengt kun je een inschatting maken en kan de organisatie een kosten/batenanalyse maken.
Wat losse ideeen waar je wellicht mee uit de voeten kunt.
-
-
dan ben je al een heel eind, Gerrit!
Ik denk heel simpel: als je de medewerkers erbij betrekt neem je ze serieus als het gaat om omgaan met informatie en informatiebeheer. De kans is groot dat ze jou -of meer in het algemeen: het informatiebeheer- dan ook serieus nemen en dat er gezamenlijk opgetrokken kan worden.
-
Permalink Antwoord van Roel Snijders op
-
Bij ons ook actueel. Op dit moment benaderen we actief de medewerkers dat alle documenten in het DMS moeten worden opgeslagen incl concepten. Hierbij behoort ook uitleg waarom gekozen is voor deze strategie .
Tevens wordt aangegeven om documenten met langdurige waarde of die inbewerking zijn up te loaden naar het DMS.
Het huidige toekomstbeeld is dat straks elke medewerker op 1 plaats met een beperkte opslag mogelijkheid bijv max 250 mb lokaal documenten kan opslaan. Deze opslag kan gebruikt worden voor "prive" doeleinden of tijdelijke opslag. De huidige documenten worden op een gegeven moment verplaatst naar een andere plaats op de server en op tonen gezet. Een soort digitaal concepten archief. Doel is wel tijdig en goed de gebruikers hierover te informeren. Aandachtspunt is eigen of afdelings databases en excelbestanden. Doel is om deze vooraf te vervangen door het DMS dan wel dat deze geimporteerd worden in het DMS. Uitvoering zal vermoedelijk 2012 zijn maar directie heeft de voorkeur om dit te vervroegen.
Praktijk ervaring van andere gemeenten is natuurlijk welkom.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
