BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Wanneer is archiefinspectie doeltreffend?
Beste community-collegae,
Ik ben benieuwd wat jullie meningen over en ervaringen met archiefinspectie zijn. Met een vakgebied dat zo in beweging is, kan het niet anders dan dat de inspectie van dat vakgebied ook moet veranderen. Althans dat lijkt me wel.
Wat zou een effectief resultaat van een inspectie zijn volgens jullie? Welke producten en diensten zou een effectieve inspectie moeten leveren? Hebben jullie goede en slechte praktijkvoorbeelden?
En om nog wat specifiekere vragen te stellen:
Zou het bijvoorbeeld de kwaliteit van records management helpen als inspecteurs volgens brede kwaliteitsmodellen als INK zouden gaan werken? Is de nieuwe Archiefregeling volgens jullie een goede basis voor een (meer) effectieve inspectie? Zou archiefinspectie geintegreerd moeten worden in accountancycontroles en interne audits?
Zelf ben ik bezig met de ontwikkeling van een referentiemodel op basis van het INK-model (onder andere omdat dat bij gemeentes een bekende methode is). Ik weet dat de archiefinspectie in gemeente Rotterdam al langer INK gebruikt.
Ik zie uit naar jullie reacties!
Hartelijke groet,
Frans Smit
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
Dag Frans,
- Wat zou een effectief resultaat van een inspectie zijn volgens jullie? Voor mij zou een effectief resultaat van een inspectie een gedegen audit zijn, waarin aan de zorgdrager duidelijk wordt uitgelegd waarin hij tekort schiet op het gebied van recordsmanagement, en wat dat voor gevolgen kan hebben. Vooral die gevolgen dienen duidelijk te zijn, want dat is waar de politieke bestuurders vervolgens mee aan de slag gaan (of niet, afhankelijk van hun eigen risico-analyse). En soms zijn die gevolgen al aangekaart door de eigen DIV-afdeling, maar heeft dat onvoldoende gewicht.
- Welke producten en diensten zou een effectieve inspectie moeten leveren? Nu ja, eigenlijk vooral een schriftelijk rapport, dat is denk ik de essentie van een inspectie. Mogelijk daarop volgend een mondeling overleg met de zorgdrager, om de boodschap volledig duidelijk te krijgen.
- Zou het ...helpen als inspecteurs volgens brede kwaliteitsmodellen als INK zouden gaan werken? INK is denk ik net iets te uitgebreid voor een 'technische' archiefinspectie, maar het zou wel aansluiten bij de beweging om recordsmanagement als integraal bedrijfsonderdeel neer te zetten. Ik zou het richting zorgdrager in ieder geval wel benoemen, maar niet de inspectie erop baseren. Daarvoor is denk ik de ISO 15489 beter geschikt, omdat die norm alle onderdelen van recordsmanagement benoemd.
- Is de nieuwe Archiefregeling volgens jullie een goede basis voor een (meer) effectieve inspectie? Wel, in artikel 16 wordt in ieder geval EEN kwaliteitssysteem verplicht gesteld, dus als zodanig is een verbetering. Echter, er is geen norm voor dat kwaliteitssysteem vastgesteld (al wordt in de toelichting de ISO 15489 genoemd), dus de eis is niet direct toetsbaar: als er een niet-waterdicht, 'papieren tijger' kwaliteitssysteem voorhanden is, voldoet de zorgdrager aan de eis, maar niet aan de strekking van de gewenste situatie.
- Zou archiefinspectie geintegreerd moeten worden in accountancycontroles en interne audits? Is een opkomende trend waar ik niet tegen zou zijn. Je ziet nu al vaak dat concerncontrollers zelfstandig onderzoek doen naar de stand van het informatiebeheer. Dit doen ze vaak echter zonder goede tools of uitgangspunten: ze constateren wel dat sommige documenten of dossiers onvindbaar zijn, maar bezitten onvoldoende vakkennis om aan te geven waar de knelpunten zitten en hoe die opgelost zouden kunnen worden.
Persoonlijk zou ik willen adviseren om bv de Baseline of de ISO 15489 (die grotendeels in de Baseline is geintegreerd) als basis te nemen, maar dat is slechts mijn persoonlijke mening.
Veel succes,
vriendelijke groet,
Bas de Groot
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
DIV voert haar taken uit om:
- de gemeentelijke (werk-)processen te ondersteunen,
- ervoor te zorgen dat er (indien nodig) een bewijslast of verantwoording afgelegd kan worden (aan de rechtbank, aan de volksvertegenwoordiging, etc.)
- cultuur-historisch erfgoed te bewaken
De inspectie wordt uitgevoerd door (personeel van) de archivaris. Zijn belang is hoofdzakelijk het erfgoed-verhaal. DIV'ers zijn vooral bezig met de andere twee zaken. Toch?
Wil je als inspectie vooral aansluiten bij de prioritering van de DIV'er of wil je juist bewaken dat hij het erfgoed-verhaal niet vergeet?
-
Permalink Antwoord van Frans Smit op
-
Volgens mij hebben DIV-ers en toezichthouders gemeen dat ze een rol spelen in het beheren en beschikbaar houden van informatie die gecreeerd worden of ontvangen zijn in werkprocessen. Zelf zie ik geen zinvolle knip in de zin van "erfgoed", "bewijslast" etc. Informatiestromen zijn tegenwoordig zo geintegreerd in werkprocessen en vormen zelf zo'n continu geheel dat een dergelijke knip m.i. erg contraproductief werkt. Ik denk dat een dergelijk onderscheid iets is uit recent vervlogen tijden.
Beste Marco,
De rollen zijn wel fundamenteel verschillend. De DIV-er voert uit, de toezichthouder ziet toe en dient in te grijpen als iets niet goed gaat.
In die zin ben ik benieuwd naar je mening over hoe vanuit het perspectief van een DIV-er een effectief toezicht er uit zou moeten zien!
-
-
Beste Bas,
Dank voor je uitgebreide reactie!
Ben het met veel dingen eens. Wat gedachten nav jouw meningen:
- Ik denk dat de inspectie ook een sterke rol zou moeten spelen op het gebied van kennisdeling en communicatie. Doel zou dan moeten zijn vergroting van het bewustzijn op allerlei niveaus in de organisatie. Zonder dat bewustzijn gebeurt er weinig
- ISO 15489 is denk ik ook erg instrumenteel voor een inspectie en daarom ben ik al blij dat de standaard genoemd wordt in de nieuwe archiefregeling. Ik heb toch ook wel bedenkingen bij de beperkingen ervan. Zaken die te maken hebben met competentieontwikkeling, leiderschap, financiele aspecten e.d. staan er weinig in. Die vind ik wel in het INK-model. Voordeel van dat model is dat je dan ook een taal hebt om op managementniveau te communiceren.
- Ik hoorde ergens dat de integratie van inspectie met al bestaande audits wellicht zijn beslag gaat krijgen in wet- en regelgeving. Ikzelf merk dat de overlap erg groot is en alleen al vanuit dat praktisch oogpunt zou een verdere integratie logisch zijn. Bovendien denk ik dat inspecteurs ook erg veel kunnen leren van methoden ent echnieken die gebruikt worden door controllers en accountants.
- De baseline vind ik een mooie ontwikkeling, ik hoop dat die doorzet, ook (alweer) om een goed communicatiemiddel te hebben voor beslissers die wellicht weinig met het onderwerp hebben.
-
-
Het beheren en beschikbaar houden van informatie is WAT wij doen. Ik gaf aan WAAROM wij dat doen. Bij alles WAT wij doen, wordt er rekening gehouden met de drie WAAROM-punten. En ik merk dat mensen met verschillende rollen hier verschillende prioriteiten aan toekennen. Ik merk dat ik in mijn functie vooral bezig ben met de eerste twee punten en minder met het derde (Zeg het niet tegen mijn inspecteur :-D )
Kijk bijvoorbeeld naar de digitalisering van de overheid, hetgeen de grootste uitdaging in ons vakgebied is. Als eerste wordt er gekeken naar hoe een aanvraag ingediend kan worden en hoe dit afgehandeld kan worden. Dit gaat meestal onder de noemer zaakgericht werken. Het eerste WAAROM-punt sluit hierop aan.
Daarna wordt er pas gekeken naar "de archivering"; het tweede WAAROM-punt. Wat hebben we nodig voor een digitaal archief? Ik ken diverse gemeenten die eerst (vaak m.b.v. Sharepoint) het proces heel mooi hebben geregeld en nu pas bezig zijn met te kijken naar de "DIV-kant". Je ziet dit ook terug in de ontwikkeling van GEMMA, waar wij nog wachten op de DIV-katern. Ik plaats dit even onder de noemer zaakgericht archiveren.
Als dit eenmaal klaar is, wordt pas gekeken naar het "oude archief"; het derde WAAROM-punt. Rotterdam is sinds deze week de eerste (!) die dit geregeld heeft.
In diverse organisaties is DIV met wisselend succes aan het lobbyen om bij de invoering van zaakgericht werken ook het zaakgericht archiveren mee te nemen. Is de inspectie hét middel om DIV daarbij te helpen én het erfgoed-verhaal op de kaart te krijgen? In diverse organisaties zul je dan overigens niet bij DIV moeten aankloppen, maar bij ICT.
Frans Smit zei:Volgens mij hebben DIV-ers en toezichthouders gemeen dat ze een rol spelen in het beheren en beschikbaar houden van informatie die gecreeerd worden of ontvangen zijn in werkprocessen. Zelf zie ik geen zinvolle knip in de zin van "erfgoed", "bewijslast" etc. Informatiestromen zijn tegenwoordig zo geintegreerd in werkprocessen en vormen zelf zo'n continu geheel dat een dergelijke knip m.i. erg contraproductief werkt. Ik denk dat een dergelijk onderscheid iets is uit recent vervlogen tijden.
Beste Marco,
De rollen zijn wel fundamenteel verschillend. De DIV-er voert uit, de toezichthouder ziet toe en dient in te grijpen als iets niet goed gaat.
In die zin ben ik benieuwd naar je mening over hoe vanuit het perspectief van een DIV-er een effectief toezicht er uit zou moeten zien!
-
-
Wat me opvalt is dat de inspecteursrol alle kansen biedt om in alle lagen van de organisatie contacten te hebben en invloed uit te oefenen. De reden is dat je vanuit een formele bevoegdheid handelt. In overheidsorganisaties is dat een zeldzaam iets (zeker bij de grotere gemeentes en bij het rijk).
Allerlei belanghebbenden, verantwoordelijken, gebruikers, DIV-ers, archivarissen, ICT-consultants, projectleiders DMS, controllers etc etc zouden dus de inspecteur kunnen gebruiken als kennis- en informatiemakelaar in de organisatie.
Dan moet die inspecteur natuurlijk wel die kansen zien, met al die partijen om kunnen gaan en ze weten te benutten.
En een kerncomptentie van de inspecteur zou dan Communiceren moeten zijn, ofwel weten hoe je met welke belanghebbende omgaat. Bovendien zou een inspecteur dan altijd helder voor ogen dienen te houden dat hij uiteindelijk rapporteert aan de verantwoordelijken en die moet aanspreken op het aanpakken van verbeterpunten.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
