Inleiding

Met de wijziging van de Archiefwet en het Archiefbesluit werd in 2013 een nieuwe aanpak van waardering en selectie van overheidsarchieven van kracht. Een rapport uit maart 2017 is een eerste evaluatie van deze aanpak. Het biedt een overzicht van ervaringen bij Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen.

Link naar rapport

Procedure vaststelling selectielijsten

Een ontwerp-selectielijst moet ter beoordeling worden voorgelegd aan het Nationaal Archief. Daarna en voorafgaande aan de vaststelling ligt de selectielijst zes weken ter inzage, waarbij er door de buitenwereld commentaar op kan worden geleverd. Na vaststelling volgt publicatie in de Staatscourant. De selectielijst biedt overzicht van alle informatie van een zorgdrager in combinatie met de aan die informatie toegekende waarde. De selectielijst is openbaar en biedt voor de buitenwereld inzicht in overheidsinformatie inclusief de bewaar- en vernietigingstermijnen. Opvallend is dat op Rijksniveau heeft elk departement zijn eigen selectielijst. Elk departement kenmerkt zich namelijk door een geheel eigen wijze van informatievoorziening dat geheel aan datzelfde departement is voorbehouden gelet op specifieke taken, producten, diensten en (informatie)processen. Dit is in contrast tot gemeenten, provincies en waterschappen die elk op hun beurt ‘generieke’ processen uitvoeren. De organen binnen elk van deze bestuurslagen hebben vergelijkbare producten en processen, waardoor men een landelijke selectielijst heeft ontwikkeld en toepast in de bedrijfsvoering.

Gemiste kans: Lokale risicoanalyse

Ik citeer wederom het rapport: De door Nationaal Archief gevolgde strenge interpretatie van de Archiefwet leidde bovendien tot schrappen van een op zich zelf prima bruikbare methode van verrichten van een lokale risicoanalyse. Volgens de VNG adviescommissie archieven een gemiste kans om iets dat in de praktijk gebeurt (langer bewaren maar niet permanent) transparant en controleerbaar te maken.

Op BREED is dit issue ook paar keer aan de orde gesteld dat het jammer is om een dergelijk ontwikkeld instrument niet te gebruiken, zie bijvoorbeeld de bijdrage over personeelsdossiers.    

We kennen een interpretatie van het Nationaal Archief, waarover getwist kan worden. Waarom zouden gemeenten het instrument toch niet gaan gebruiken als de reden waarom die niet gebruikt mag worden betwist wordt en je eigen gemeentelijke bedrijfsvoering wordt benadeeld?