BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Waar ingescande dossiers opslaan?
Bij de gemeente Heerenveen zijn we momenteel druk bezig een omslag te maken van analoog werken naar hybride werken en nu naar digitaal werken.
We hebben Decos Join als zaak- en documentmanagementsysteem in onze organisatie. In Decos Join hebben we in een "boek" (een aparte omgeving binnen Join als het ware) de informatie uit ons vorige registratie- en dms-systeem gemigreerd.
Nu hebben we al veel dossiers, vooral voor de collega's van handhaving milieu/ bouw/ bodem etc., gescand en digitaal gemaakt. Deze scans zijn op onze afdelingsschijf gezet, zodat ze daar digitaal te raadplegen zijn. Het betreft trouwens - voor het grootste deel- statisch en reeds overgebracht archief dat digitaal is gemaakt. Anders gezegd: de scans zijn en blijven dus kopieën en de fysieke dossiers zijn en blijven het origineel.
Toch willen we deze gescande dossiers wel behouden, omdat er dus erg behoefte aan is en het voor veel collega's handig is dit digitaal te kunnen raadplegen. Wij willen deze scans ergens kwijt, maar laten dit liefst niet staan op een afdelingsschijf.
Mijn vraag: waar zouden we dit het beste kunnen opslaan? In Join en dan ook in een apart "boek"? Of is er een ander systeem of locatie te bedenken, anders dan een 'afdelingsschijf'? Wat zouden jullie adviseren?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Ambtelijke dienstverlening komt vaak in de knel bij overbrengen naar een archief en dat speelt vooral bij het bouw- en milieuarchief. Dat is mede de oorzaak dat de roep om bewaren bij de bron groter wordt. Feitelijk moet de archiefdienst jullie goede dienstverlening bieden.
Dit is een praktische oplossing, de vraag is wel of het hap snap is gescand of volledig.
-
Permalink Antwoord van Jean-Luc Rouvroye op
-
Bij mijn gemeente zijn diverse archiefblokken gescand en in Corsa opgenomen. O.a. woningkaarten, milieu- en bouwvergunningen. Bij die dossiers is de term 'gedigitaliseerde kopie' toegevoegd. Volgens mij werkt dit voor collega's prima, want zij kunnen makkelijk zoeken.
-
Permalink Antwoord van Gerard Gaasendam op
-
Dank voor je antwoord, helder!
Jean-Luc Rouvroye zei:Bij mijn gemeente zijn diverse archiefblokken gescand en in Corsa opgenomen. O.a. woningkaarten, milieu- en bouwvergunningen. Bij die dossiers is de term 'gedigitaliseerde kopie' toegevoegd. Volgens mij werkt dit voor collega's prima, want zij kunnen makkelijk zoeken.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
