BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Waar blijft het records continuüm model in de praktijk ?
Collega’s,
Afgelopen weekend nam ik het rapport iOverheid door, op 15-03-2011 gepubliceerd door de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid.
Zie: http://www.binnenlandsbestuur.nl/Uploads/Files/Document/Ioverheid.pdf
Bij eerste lezing vielen mij opmerkingen op in de paragraaf over de Algemene Rekenkamer (§7.1.8 op p.179).
Op deze pagina wordt de visie op toekomstig informatiebeheer als volgt verwoord:
Er zal binnen de overheid gewerkt moeten worden aan een cultuuromslag als het om gedigitaliseerde informatieprocessen gaat: niet langer vanuit een klassiek lineaire focus op creatie, gebruik, beheer en archivering maar als gelijktijdig proces waarbij de verschillende waarden van informatie (bedrijfsproces, institutioneel geheugen, cultureel erfgoed, verantwoording, recht- en bewijszoekenden) gelijkwaardig en in samenhang gelden.
Collega’s,
Deze gedachte is toch niet nieuw?
Dit is het records continuüm model. Peter Horsman schreef daarover al in 1998 in "Digitaal Archiveren: het Recordkeeping System als kader voor het beheer van digitale archiefbescheiden".
Alle digitale bestanden ten spijt, werkt de overheid blijkbaar nog (hoofdzakelijk) papiergeoriënteerd. En wordt de informatie nog volgens het levenscyclusmodel beheerd.
Kan iemand uitleggen hoe het komt dat deze ontwikkeling in de archieftheorie blijft hangen?
Welke factoren (en actoren) houden tegen dat dit in de praktijk wordt uitgewerkt?
Graag jullie reactie.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Over het Records Continuüm gesproken. Kent iemand een document o.i.d. waarin het in begrijpelijke taal wordt uitgelegd? Bij voorkeur iets dat kort en in het Nederlands is.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Voor uitleg begrip records continumm zie onder andere deze link op de website van Rien Jonker.
-
Permalink Antwoord van Dick de Heer op
-
Marco,
Vorig jaar is Theo Vermeer aan de UvA afgestudeerd met de scriptie "Rol en positie van de archivaris in het recordkeeping regime".
De scriptie is te downloaden op www.dare.uva.nl/cgi/b/bib/bib-idx?type=boolean;lang=nl;c=uvascript;...
In de hfstt. 3 en 5 vind je info over het Records Continuüm model.
-
Permalink Antwoord van Adrie Spruit op
-
Dick,
Weet je waar ik "Digitaal Archiveren: het Recordkeeping System als kader voor het beheer van digitale archiefbescheiden" van Peter Horsman kan vinden. Op de website van de Archiefschool lijkt ie te staan (http://www.archiefschool.nl/onderzoek/publicaties/), maar doorklikken geeft Page-not-found.
Gr, Adrie
-
Permalink Antwoord van Rienk Jonker op
-
Via Archive.org
http://replay.web.archive.org/20070204103817/http://www.archiefscho...
Adrie Spruit zei:Dick,
Weet je waar ik "Digitaal Archiveren: het Recordkeeping System als kader voor het beheer van digitale archiefbescheiden" van Peter Horsman kan vinden. Op de website van de Archiefschool lijkt ie te staan (http://www.archiefschool.nl/onderzoek/publicaties/), maar doorklikken geeft Page-not-found.
Gr, Adrie
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
Ook in ons Handboek Recordsmanagement is een goed artikel over het records continuum te vinden. Cursisten die een leergang bij VHIC hebben gevolgd -en dat zijn er steeds meer- beschikken hierover.
Voor het overige: de gedachte achter het model vindt steeds breder ingang, denk ik.
Het is best een lastig model -maar dat is ook persoonlijk: ik ben wat minder een ditsoortmodellen-mens.
Ik denk dat de WRR een heel aardig de huidige stand van zaken schetst en je ziet dan min of meer dat het model op weg is de praktijk te 'veroveren', ook in de dischussies over vervanging, verdergaande digitalisering en checklists mbt de informatiehuishouding meen ik dat je dit model terug kunt vinden. Ik denk hierbij aan RODIN, ED3, baseline.
-
-
Lees ook het advies van de Raad voor Cultuur via deze link.
-
-
Mensen, ik gebruik deze plek om iets aan de orde te stellen waar ik opnieuw tegenaan loop: wat verstaan we onder een record?
Het records continuum volgend zou een concept-besluit waarvan de eerste 10 regels tussen 16:50 en 17:00 uur zijn getypt en dat vervolgens is opgeslagen, een record zijn, want creatie. En dat is waar al direct de zorg voor het goed beheren van informatie begint. Prima benadering. Maar wat moet ik dan met de volgende tekst in de Moreq2010: "The principle of immutability states that the content of a record cannot be altered once the record has been created. The metadata of a record or its components may be modified but not their content. The content must be secure from alteration, replacement and deletion"? Hier wordt de lijn gevolgd dat je pas kan spreken van een record na capturing van informatie uit het werkproces; en in het records continuum-model zijn we dan al een fase verder in de levenscyclus van een stukje informatie.
Begrijp ik het niet goed?
Of vinden jullie een en ander ook verwarrend?
En zoja, wat zou er moeten veranderen?
-
-
In één woord: versiebeheer. De 10 regels die opgeslagen zijn vormen de eerste versie van het document. Die versie mag niet meer inhoudelijk veranderd (kunnen) worden. Als de auteur verder tikt en dan opnieuw opslaat, dan wordt er een nieuwe versie opgeslagen; een nieuw record.
Iedere versie/record is een vastlegging van een handeling in het werkproces. Je kunt je wel afvragen of het nodig is om al die versies/records te bewaren, maar dat noemen we dan weer selectie en vernietiging.
Wat verwarrend is, is dat een document niet altijd echt één document is en dus ook niet één record kan vormen. Ik bedoel, als je in een DMS-achtig systeem kijkt, dan zie je daar documenten. Vaak wordt dan de laatste versie getoond. Er zit dan vaak een knopje bij "Versie historie" o.i.d. Daarmee kom je terecht bij een reeks oudere versies, ieder met eigen "versie-gegevens" en een eigen Word-bestandje o.i.d. Met andere woorden, wat op het scherm een "document" wordt genoemd is eigenlijk geen document, maar een chronologisch geordende verzameling van documenten. Een "versie" is één document; is één record.
In het RGBZ staan trouwens geen "versies". Er staan wel "samengestelde documenten" in, maar die is niet bedoeld voor versie-beheer. Die is bedoeld voor documenten (...zucht...) met bijlagen. Ik heb mij wel eens afgevraagd of je ook versiebeheer los zou moeten laten op deze samengestelde documenten. Ik vind van niet. Een samengesteld document in het RGBZ heeft namelijk geen eigen (Word-)bestandjes, maar legt slechts relaties tussen documenten... eigenlijk zou het relaties moeten leggen tussen versies... Afijn, het wijzigen van de relaties kun je beter vastleggen in een audittrail.
Is de auditrail eigenlijk metadata of is het verzameling van records (een record is niet altijd een document... versie) met gegevens over de datum, de medewerker, de wijziging, etc. Daar is wel wat voor te zeggen, want bij een samengesteld document is de wijziging niet alleen relevant voor het samengestelde document, maar ook voor het gerelateerde enkelvoudige document.
Mijn hoofd draait en zoemt. Wat was de vraag ook alweer? Wat er zou moeten veranderen? Ik denk het volgende:
- Moderne RM-theorieën zouden het document los moeten laten en zouden zich moeten richten op de informatie-elementen (Zie Baseline DIV, deel 2b) in systemen. Zo'n informatie-element kan een verwijzing hebben naar een bestandje (Word, PDF, XML, etc.) op een FTP-server of een stapeltje papier in een kast of iets dergelijks, maar dat hoeft niet.
- De focus zou moeten verschuiven van de inhoud van (digitale) records naar de relaties tussen records. Veel theorieën en modellen nemen nog het individuele record als uitgangspunt. Dat records onveranderlijk zijn is leuk, maar wat spánnend is, is dat hun relaties met elkaar voortdurend wijzigen.
-
-
Kan me in twee dingen goed vinden:
a) versiebeheer en elke versie zien als een record lost het probleem in mijn vraag modelmatig op;
b) denken in termen informatieelementen, zoals in de Baseline gemeenten.
Wel heb ik bij a) bedenkingen zoals:
- elke versie een record en die opslaan en beheren zoals records levert heel wat informatiekundige handelingen op zoals opslaan, vernietigen, metagegevens overerven, maar niet helemaal 1:1, want de metagegevens over de beheergeschiedenis worden minstens aangevuld/aangepast, en natuurlijk de bijbehorende administratie op systeemniveau. En daar zit veel gedoe tussen dat geen functie heeft wat betreft documenteren. Je gaat dan ingewikkeld doen om te komen tot een registratie die laat zien wanneer de behandelend ambtenaar gedurende een week van werken aan een concept-besluit zijn pauzes heeft genomen. Dat is geen relevante informatie. Pas als een versie wordt verspreid voor bijv. een formeel overleg, begint het een beetje interessant te worden;
- de benadering leidt niet tot een praktisch verhaal dat goed aansluit bij de beleving op de werkvloer. Als elke mutatie een nieuw record oplevert, wordt muteren vervangen en en kunnen we de U in CRUD wel schrappen;
- create en capture (afvangen uit het werkproces) gaan dan samenvallen, terwijl het meen ik gebruikelijk is om die acties toch te zien als verschillende momenten in de levenscyclus van een record.
De vraag was niet ingegeven door de gedachte het begrip informatieelement weer te vervangen door record, maar door mijn wens te kunnen aangeven hoe en waar in een levenscyclusmodel van informatieelementen, à la het records continuum, ik de vertaling terug naar het begrip record kan maken, voor wie daar als adept van het records continuum behoefte aan heeft.
Ik ga een en ander eens verder uitwerken en kijken hoe zo'n levenscyclus van een informatieelement er dan uit gaat zien.
-
-
T.a.v. de eerste bedenking:
- Het aantal "informatiekundige" handelingen mag geen reden zijn voor het al dan niet creëren van records. (Dat men in de echte wereld wel zo werkt... tja...)
- Zowel het Records Continuüm als de Moreq2010 staan wel toe dat de metadata van een record worden gewijzigd. Zie ook je eigen citaat. De de metagegevens over de beheergeschiedenis mogen dus wel gewijzigd worden. Dusss... een record is per definitie onveranderbaar in die zin dat de content van het record (velletjes papier, digitaal bestand, gegevensobject of ...) onveranderbaar moet zijn, maar dat de metadata, die weliswaar ook onderdeel zijn van het record, wel veranderbaar mogen zijn. (Ja, dat sluit lekker aan op de beleving van de werkvloer.)
- Bij het documenteren/archiveren is het uitgangspunt niet dat we vastleggen wat er gecommuniceerd is, maar welke handelingen er verricht zijn. Communiceren is een mogelijke handeling, maar er zijn andere handelingen denkbaar die ook interessant kunnen zijn en waarvan de documentatie dus ook archiefwaardig is zoals aantekeningen, vinklijstjes of berekeningen.
T.a.v. de tweede bedenking:
- Op de werkvloer zijn ze, zeker in een digitale omgeving, vaak wel bekend met het versie-beheer en het "bevriezen" van informatie. Het effect is immers zichtbaar voor de gebruiker (bijv. "grijze veldjes"). Ik merk zelf dat het volgende prima valt uit te leggen: "Iedere keer als je opslaat, voegt hij een nieuwe versie toe."
T.a.v. de derde bedenking:
- Create en capture kunnen samenvallen, maar dat hoeft niet. Daarom worden ze wel apart benoemd. Of ze samenvallen hangt af van de techniek die gebruikt wordt door de steller.
-
Permalink Antwoord van Otto van der Meij op
-
De Gemeente Den Haag meent inmiddels het records continuum in de praktijk te hebben gebracht:
http://www.digitalespin.nl/DS/Aankondigingen/Artikelen/2013/10/8_Ha...
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
