BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Vraag: Wie zijn sleutelfunctionarissen bij het bewaren van e-mailboxen?
Bewaren e-mailboxen
Sinds de publicatie van de handreiking van het Rijk over het bewaren van e-mailboxen nemen veel gemeenten deze manier van werken over. Dit nieuwe bewaarbeleid draagt bij aan de transparantie van het openbaar bestuur. Daarnaast kan er beter worden verantwoord hoe de e-mailboxen worden vernietigd c.q. worden bewaard. Het is veel besproken onderwerp in de zogenaamde Strategische Informatie Overleggen (SIO's). Wel wordt de bewaartermijn van tien jaar van e-mailboxen die niet op permanent te bewaren (lees capstone) worden gezet wel als (te) lang ervaren, tien weken wordt als een meer redelijke termijn ervaren.
Sleutelfunctionarissen
Een ander vraagstuk binnen de SIO's is wie de sleutelfiguren zijn bij gemeenten. Volgens de Handreiking van het Rijk worden de e-mails van daartoe aangewezen sleutelfuncties overgedragen. Daarnaast kunnen organisaties ook in andere situaties dan die van sleutelfuncties bepalen dat e-mail moet worden overgedragen. Informeel heb ik begrepen dat sleutelfuncties vaak verbonden zijn aan schalen vanaf 18. Dit soort schalen zijn op gemeentelijk niveau, zeker bij kleinere gemeenten, zeldzaam. Daarom worden binnen de SIO's best wat gediscussieerd wie sleutelfuncties binnen gemeenten vervullen. Het is evident dat van leden van de gemeenteraad, college, bestuurlijke commissies en Rekenkamer, de gemeentesecretaris, de concerndirectie en de raadsgriffier e-mailboxen bewaard worden.
Vraag: Wie zijn de andere sleutelfunctionarissen binnen een gemeentelijke organisatie?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Dini van Dommelen op
-
Even los van bovenstaande discussie over het bewaren van de e-mail, ik vraag me steeds meer af over het nut en noodzaak hiervan op langer termijn? Op korte termijn (lees ca 20 jaar) kan ik de nut en noodzaak zien (verantwoording, zijn er via deze kanalen afspraken gemaakt etc.) maar op langer termijn, zeg maar 100 jaar? Zou er dan nog iemand geïnteresseerd zijn in wat we nu met zijn allen produceren? We produceren heel veel, als wij deze hoeveelheid 100 jaar geleden hadden geproduceerd hadden we dit dan nu belangrijk gevonden?
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Dini, ik ben het met je eens dat alle overheidsinformatie in een goede en geordende staat bewaren zoals de Archiefwet voorschrijft een onmogelijke opgave is. Ik ben het niet met je eens dat we van bestuurders van gemeenten het e-mail verkeer vernietigen zeker omdat deze vaak niet in systemen zoals het DMS zijn geborgd. Of is dat in jouw werksituatie wel zo?
-
-
Yvonne, nee helaas. Maar waar ik mij meer zorgen over maakt is de hoeveelheid die wij nu aan het bewaren zijn. over een x-aantal jaren leggen we dan een apart windpark aan om al onze archieven veilig te stellen? Duurzaam?
ik ben het met je eens dat de e-mail van bestuurders informatie bevat die in onze archieven thuis horen (gebeurde dat op papier wel voor de volle 100%?) maar zouden bestuurders zich ook niet meer bewust moeten worden dat zij ook een verantwoordelijkheid hebben over een goede archivering van hun e-mail e.d., tenminste wat er toe doet dan.
-
-
Beide punten eens, ik pleit al heel lang voor wat wel en wat niet, een vraagstuk dat verder reikt dan de selectielijst. Laten we het gewoon benoemen en risico's benoemen.
-
-
Eens, goed plan, is daar al iemand mee bezig?
-
-
Iedere gemeente is daar mee bezig is mijn observatie, maar niet gezamenlijk. Als voorbeeld noem ik de opschoning van netwerkschijven. In Tilburg denken we na over termijnen van MS Office 365.
Toen ik enige tijd geleden aan andere leden van de VNG archiefcommissie, dit idee voorlegde om op te nemen in de selectielijst, ontving ik toch wat negatieve reacties. Laten we hopen dat er meer draagvlak komt. Er wordt toch vernietigd, maar dan vaak zonder verantwoording af te leggen. We hebben in de toeslagenaffaire kunnen zien waar dat toe leidt.
-
-
En dan is er natuurlijk ook deze handreiking voor het Rijk:
Handleiding voor het aanwijzen en registreren van sleutelfuncties |...
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
