BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Vraag over uitwerking Archiefverordening naar Besluit Informatiebeheer

In verband met de vernieuwingen in ons vak (Wet RGT + machtiging substitutie) denken we de gemeentelijke Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer aan te moeten passen.

We dachten voor het Besluit Informatiebeheer (BIB) het "Amsterdamse model" te kunnen gebruiken, maar dat richt zich uitsluitend op het beheer van nog-niet overgebrachte informatie. En dan blijken ineens punten als aanwijzing van de archiefbewaarplaats (in ons BIB wijst het College het pand Bloemenkamp 50 aan als archiefbewaarplaats) niet meer formeel geregeld.

Uiteraard kunnen we dat oplossen door in de Archiefverordening een artikel op te nemen, waarmee voorschriften vastgelegd kunnen worden voor het beheer van zowel nog-niet overgebrachte en wel overgebrachte archiefbescheiden zowel binnengemeentelijk als van "verbonden partijen" (let op de ketensamenwerking en de noodzaak de verantwoordelijkheden daarvoor ook te regelen!).

Maar: is dat de goede of slimme weg?

De vraag daarom: zijn er voorbeelden van gemeenten waar deze materie onlangs actueel is geweest en wilt u die met ons delen?

Dank voor uw reacties,

Antony Fokker, archiefinspecteur gemeente 's-Hertogenbosch

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 17 Mei 2013 op 10.01

@Antony, kijk over even naar de nieuwe bepalingen in de provinciale ontwerpverordening systematisch toezicht.

Ben overigens benieuwd naar je bevindingen. Overigens berichtte de VNG deze week dat er een nieuw wetsvoorstel ligt bij de Tweede Kamer over een nieuwe WGR. Heb nog geen tijd gehad om die te bestuderen.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ingmar Koch op 18 Mei 2013 op 10.01

Hallo Anthony,

zou je kunnen toelichten waarom jullie denken dat de Wrgt en het wegvallen van de machtiging voor vervanging wijzigingen van jullie Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer noodzakelijk maken?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Antony Fokker op 18 Mei 2013 op 11.25

Jazeker: met de verdergaande digitalisering (zaakgericht werken) verschuift de rol van de afdeling DFZ/DIV naar een adviesfunctie en gaan de uitvoeringstaken liggen bij de beheerseenheden zelf. De verantwoordelijkheid voor beheer van informatie willen we daarom veel meer bij de beheerder (het primaire proces) leggen. Het Amsterdamse model voor het Besluit Informatiebeheer (2010) gaat dan ook niet meer over documentaire zaken of het archief, maar over verantwoordelijkheid van sectoren, afdelingen, gemeentelijke bedrijven.

De verantwoordelijkheid duidelijk maken t.o.v. de sectoren maakt een nieuw Besluit Informatiebeheer in ons geval noodzakelijk: het oude was niet anders dan een uitwerking van de Archiefverordening voor het archiefbeheer in de statische fase, maar voor het dynamische en semi-statische deel was in dat besluit nauwelijks iets geregeld. En natuurlijk moeten ook die "oude" zaken nog lokaal uitgewerkt blijven en vastgelegd worden.

Daar heeft ook mijn eerdere vraag over de overdracht naar het e-depot mee te maken: welke eisen moeten we als archief stellen bij aanmaak van digitale documenten in het kader van zaakgericht werken, zodat we uiteindelijk zonder veel gedoe het e-depot kunnen vullen. De vorming van dat e-depot grijpt dan weer flink in de archief-organisatie in, zodat ook aanpassing van de Archiefverordening nodig is.

Verder: nu de provincie geen rol meer heeft bij de aanvraag Machtiging Substitutie, en ook verder het toezicht ernstig geminimaliseerd wordt (ondanks de stuiptrekking met die concept-verordening die voor 17 mei van commentaar moest worden voorzien), is het toch zaak de regels voor het toezicht op zorg en beheer voor de eigen raad en college vast te leggen.

Me dunkt: voldoende reden om opnieuw goed over verordening en besluit na te denken! Vandaar mijn vragen :-)

Oh ja, en ook bij de ketensamenwerking moet regeltechnisch vanuit archief-oogpunt duidelijk zijn welke rol en verantwoordelijkheid de gemeente al dan niet met zijn/haar verbonden partijen heeft. De vormen van samenwerking zijn complexer dan alleen de gemeenschappelijke regeling: ik zie convenanten waarin de verantwoordelijkheid voor de informatiebeheerfunctie niet geregeld is.

Ingmar Koch zei:

Hallo Anthony,

zou je kunnen toelichten waarom jullie denken dat de Wrgt en het wegvallen van de machtiging voor vervanging wijzigingen van jullie Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer noodzakelijk maken?