BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Vraag naar functionaliteit t.b.v. migratie van bestandsformaten
In de Gebruikersvereniging Circle Software werden vragen gesteld over hoe organisaties om kunnen gaan met niet-duurzame bestandsformaten. Deze moeten "uiteraard" (tussen aanhalingstekens, want er zijn alternatieven) omgezet worden naar duurzame formaten. Ik heb beloofd dat ik wel even iets op papier zal zetten.
Het "iets op papier" is uiteindelijk een vraag naar functionaliteit geworden. De eerste versie heb ik inmiddels gedeeld binnen de GV. We hebben afgesproken dat ik hem (met enkele aanpassingen) ook hier op BREED mag delen.
Ik ben op zoek naar feedback. Deze eerste kladversie kan natuurlijk nog veel beter, dus.... schieten maar!!!!
P.S. In het document spreek ik over een RMA. Voor de discussie wat het verschil is tussen een RMA en een e-depot heb ik al een aparte thread opgezet.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
Punt F:
Ik vraag me af of een migratie van pdf naar pdf/a wel zo zinvol, verstandig is: When (not) to migrate a PDF to PDF/A
En uiteraard is het maar de vraag of migratie van Office naar pdf/a noodzakelijk is. Migratie naar xml-varianten (ODF of OOXML) lijkt me in veel gevallen even goed (en misschien wel beter).
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Ingmar, een migratie van pdf naar pdf/a kan m.i. wenselijk zijn als het bronformaat een pdf-versie betreft die niet langer ondersteund wordt. Of PDF/A dan een geschikt doelformaat is of dat er betere alternatieven zijn om de duurzaamheid te borgen, vind ik een verantwoordelijkheid van de recordmanager.
Overigens vraagt een oplossing zoals ik beschrijf een zeer hoog kennisniveau op (duurzame) bestandsformaten van de recordmanager. Een recordmanager krijgt alle mogelijke doelformaten voor zijn/haar kiezen en moet hier dan een weloverwogen keuze maken. Dat vraagt om een goede kennis over het bronformaat, de documenten, de migratietool en de te kiezen doelformaten. Wat zijn bij ieder doelformaat (en iedere tool) de voor- en nadelen? Bij migratie gaat er volgens mij vrijwel altijd iets verloren. (Dat is ook waarom ik er geen voorstander van ben om archiefbescheiden zo vroeg mogelijk om te zetten; doe dat pas als je echt niet anders kan).
Ik zal het lijstje bij punt F aanvullen met "Office-documenten naar ODF". Ik sluit OOXML daarmee niet uit, maar benoem die niet als "minimaal" nodig.
-
Permalink Antwoord van Gert Zwagerman op
-
In 2008 bracht het Stadsarchief van Amsterdam het rapport 'Aanbevelingen migratie van tekstdocumenten naar PDF/A ten behoeve concern Amsterdam' uit.
In paragraaf 1.2 staat het volgende:
G
een aanbevelingen migratie van PDF naar PDF/A
Migratie van het reguliere PDF formaat naar PDF/A maakt geen deel uit van deze aanbevelingen. Gezien de uiterst moeizame conversie van PDF naar PDF/A (ongeveer 50% van alle PDF naar PDF/A conversies op basis van digitaal geboren documenten mislukt), de daarmee samenhangende kosten en het feit dat het reguliere PDF formaat ook een ISO norm is geworden (ISO 19005: 2008) maken dat op dit moment de migratie van bestaande reguliere PDF bestanden naar PDF/A niet verstandig. Al heeft PDF/A duidelijk de voorkeur wanneer het gaat om lange termijn archivering, ook het reguliere PDF bestand is geschikt voor lange termijn archivering. Zie hiervoor de Stadsarchief publicatie 'Richtlijn standaard bestandsformaten voor digitaal geboren en gedigitaliseerde tekstdocumenten ten behoeve van het concern Amsterdam'.
Op grond van dit rapport raadden wij (ik werkte daar in die tijd) destijds af om pdf-bestanden met één of andere tool om te zetten naar pdf/A. Dat veroorzaakte gegevensverlies.
Ik weet niet hoe de stand van de kennis op dit punt is en of de conclusies en aanbevelingen in het rapport nog steeds geldend zijn, maar ik wilde het toch even meegeven:-)
De betreffende informatie is te vinden op de website van het Stadsarchief Amsterdam, bij 'E-depot'.
.
.
-
Permalink Antwoord van Marieke Klomp op
-
Bij het lezen van het document kwamen nog een paar vragen bovendrijven:
- Bij de uitgangspunten geef je de volgende scope aan
"Wij monitoren en borgen alleen de digitale duurzaamheid van definitieve documenten." Ik snap de scope, maar bij het bepalen van de definitieve documenten zie ik enige issues. Hoe weet je wat het definitieve document is? Ik denk dat je daar in de praktijk tegen dingen gaat aanlopen met betrekking tot de manier waarop verschillende organisaties het systeem gebruiken. Vraag is of je daar bij een vraag naar functionaliteit rekening mee kunt/moet houden. Enige issues en oplossingen die door mijn hoofd gingen: Workflow is een oplossing, maar niet iedereen past dat toe in zijn zaaksysteem. Als je het zaaksysteem alleen aan de achterkant als DMS gebruikt is dat niet zo'n probleem, dan kun je waarschijnlijk de aanname doen dat alles wat in het DMS landt 'definitief' is. Als je je zaaksysteem breder gebruikt dan alleen als DMS kun je ook zeggen: documenten in afgesloten zaken zijn definitief. Alleen is de looptijd van sommige zaken zo lang dat je wellicht tijdens de looptijd al moet ingrijpen.
- Gebeurt de migratie op de achtergrond? Zou dat een eis moeten zijn?
- Ad punt D: ik zou zeggen "er wordt een applicatieregister bijgehouden". Gezien de verbanden die later gelegd worden tussen het formatenregister en het applicatieregister lijkt het me meer een must-have dan een nice-to-have.
- Ad punt N: krijgt de recordmanager ook een overzicht waarom de migratie niet gelukt is?
Over de invulling van punt f ga ik nog eens nadenken...
- Bij de uitgangspunten geef je de volgende scope aan
-
-
Toch even de link vermeld: https://www.amsterdam.nl/stadsarchief/depot-0/downloads-links/
Gert Zwagerman zei:In 2008 bracht het Stadsarchief van Amsterdam het rapport 'Aanbevelingen migratie van tekstdocumenten naar PDF/A ten behoeve concern Amsterdam' uit.
In paragraaf 1.2 staat het volgende:
G
een aanbevelingen migratie van PDF naar PDF/A
Migratie van het reguliere PDF formaat naar PDF/A maakt geen deel uit van deze aanbevelingen. Gezien de uiterst moeizame conversie van PDF naar PDF/A (ongeveer 50% van alle PDF naar PDF/A conversies op basis van digitaal geboren documenten mislukt), de daarmee samenhangende kosten en het feit dat het reguliere PDF formaat ook een ISO norm is geworden (ISO 19005: 2008) maken dat op dit moment de migratie van bestaande reguliere PDF bestanden naar PDF/A niet verstandig. Al heeft PDF/A duidelijk de voorkeur wanneer het gaat om lange termijn archivering, ook het reguliere PDF bestand is geschikt voor lange termijn archivering. Zie hiervoor de Stadsarchief publicatie 'Richtlijn standaard bestandsformaten voor digitaal geboren en gedigitaliseerde tekstdocumenten ten behoeve van het concern Amsterdam'.
Op grond van dit rapport raadden wij (ik werkte daar in die tijd) destijds af om pdf-bestanden met één of andere tool om te zetten naar pdf/A. Dat veroorzaakte gegevensverlies.
Ik weet niet hoe de stand van de kennis op dit punt is en of de conclusies en aanbevelingen in het rapport nog steeds geldend zijn, maar ik wilde het toch even meegeven:-)
De betreffende informatie is te vinden op de website van het Stadsarchief Amsterdam, bij 'E-depot'.
.
.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
