Vraag

Een vraag over de bewaartermijn van subsidies. Om precies te zijn de datum waarop de bewaartermijn begint te lopen. Het gaat om de zaaktypen “Subsidie” en “Subsidie vaststelling”.

Bij resultaat “Verwerkt” staat hier “Ander datumkenmerk” in de iNavigator. Als je dan doorklikt, dan gaat het om de “De bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject”.

Als nu in 2024 een subsidie wordt verleend voor het jaar 2025 en de verantwoording vindt plaats in 2026. Wanneer moet dan de bewaartermijn van 7 jaar ingaan? Daar zijn hier de meningen over verdeeld. Volgens de één moet deze gaan lopen vanaf 31-12-2025 (subsidie is voor het jaar 2025). Een ander zegt dat deze moet gaan lopen zodra de verantwoording heeft plaatsgevonden, dus als de zaak over de verantwoording wordt afgesloten (Dus in dit geval ergens in 2026 (kan zelfs 2027 worden).

Antwoord

Tijdens de verantwoording kan besloten worden dat er subsidie moet worden terugbetaald en dus kan de verantwoording financiële consequenties hebben. De bewaartermijn start dus op het moment dat de verantwoording door de gemeente/organisatie is goedgekeurd. De toekenning maakt dan onderdeel uit van de verantwoording en dus is het niet logisch om de toekenning eerder te vernietigen en dan de verantwoording.

De bewaartermijn zal dus ingaan vanaf het moment dat de verantwoording is afgehandeld. In uw voorbeeld betekent dat dus dat zowel de bewaartermijn van zowel de toekenning als de verantwoording start in 2026 (dit kan zelfs 2027 worden).