BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Voorfase van het e-depot
De laatste jaren heeft het begrip digitale dementie betekenis gekregen. De essentie is dat door slecht beheer van digitale bestanden overheidsinformatie verloren gaat. Het e-depot is slechts een onderdeel van de oplossing voor digitale dementie, dat is vaak het eindstation voor bestanden die vaak voor de eeuwigheid moeten worden bewaard. Maar aan die fase gaan wat zaken vooraf, die de bedrijfsvoering in gevaar kunnen brengen.
Deze week kwamen wat verontrustende berichten in het nieuws. Het Kadaster, al sinds 1832 de het bouwwerk voor de grondbelasting (NRC d.d. 13 februari 2017):
- De systemen van het Kadaster zijn zo verouderd dat er reëel risico is van manipulatie van data. Notarissen zijn bezorgd.
- De beveiligingsproblemen kunnen leiden tot „verlies van vertrouwen in dit soort administraties”.
- Nog zorgwekkender vindt Veldwijk het dat een externe partij, „bijvoorbeeld een buitenlandse mogendheid”, op grote schaal data zou kunnen manipuleren.
Gisteren werd bekend dat het ICT systeem van de Sociale Verzekeringsbank(SVB) zo slecht is dat medewerkers maar zijn begonnen alle declaraties handmatig te verwerken. Dit leidt tot kostenverhogingen die niet vooraf zijn begroot.
Is deze kommer en kwel dan alleen te wijten aan ICT systemen? Nee, ook het niet op orde hebben van werkprocessen en cultuur van organisaties leiden tot onaanvaardbaar informatieverlies. Opnieuw ontbreken er stukken in het archief van de gemeente Venlo kopt De Limburger op zaterdag 17 februari 2017.Wat er niet in een beheersomgeving wordt opgeslagen, is er ook niet meer. Het verbeterplan moet de informatiehuishouding van de gemeente Venlo op orde gaan krijgen. Zo werd onderzocht of alle teams op de juiste manier gemeentelijke stukken archiveren en kregen ambtenaren les over hoe ze dit correct moeten doen.
En daar zit natuurlijk de crux. E-mails worden nog steeds niet gearchiveerd en verdwijnen in persoonlijke ambtelijke e-mailboxen. Bestuur en management hebben hierdoor geen flauw idee waar ze op moeten sturen. Toen ik nog niet zo lang geleden een behandelend ambtenaar in de gemeente waar ik woon, vroeg om mijn formele mail te registreren in het zaaksysteem ontving ik dit antwoord: Hoewel niet gebruikelijk, heb ik uw reactie op mijn conceptverslag in ons zaaksysteem opgenomen.
Veel gemeenten zijn aan de slag met zaakgericht werken. Opvallend is dat het aantal registraties enorm toeneemt. De vraag is dan verdween die informatie dan vroeger of is het aantal interacties met burgers zo enorm toegenomen. Of is er meer wet- en regelgeving gekomen dat die enorme toename verklaart?
Komende tijd gaan we het verder ervaren.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
"Vroeger" werd in verschillende organisaties de nodige inkomende en uitgaande post niet geregistreerd. En interne documenten nog veel minder. Met het digitaliseren is dat aantal flink toegenomen.
Nu er steeds digitaler wordt gewerkt, al dan niet zaakgericht, kiezen de nodige organisaties voor een inkrimping van DIV en wordt de verantwoordelijkheid voor de volledigheid van (zaak)dossiers bij de behandelaren gelegd. Welke verantwoordelijkheid dat is en wat dit van medewerkers vraagt, daar wordt te snel aan voorbijgegaan. Met als gevolg....
De bijbehorende verantwoordelijkheden zitten niet tussen de oren EN veel systemen hebben niet de functionaliteit die gebruikers zouden willen. Omdat keuzes te vaak gemaakt worden met het idee: systeem is prachtig, mensen gaan vanzelf of moeten wel volgen.Er is nu links en rechts veel aandacht voor informatieveiligheid. Daar geldt eigenlijk hetzelfde: het zit niet voldoende tussen de oortjes. Er is sprake van onvoldoende informatiebewustzijn: op gebied van veiligheid, archivering, samenwerking, communicatie, enz.
Het goede nieuws? Er is nog veel mooi werk te doen!
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Dat is zeker Jack, die DIV teams, clusters en/of afdelingen moeten helemaal in ere worden hersteld !
-
-
- Laat ik met het laatste beginnen, wij maken geen KPI verslagen alleen op basis van interviews en ik ben het met je eens dat de door jou geschetste werkwijze inderdaad te beperkt is.
- Gebruiksvriendelijkheid blijft inderdaad een punt van aandacht, e-mails trouwens ook.
- In mijn optiek houdt de DIV helemaal niet vast aan papier en richt juist zeer meer op kwaliteitszorg. Je ziet bij gemeenten waar DIV ers zijn uitgefaseerd dit stuk kennis toch weer terugkomen omdat daar behoefte aan is.
- Wat ik juist zie is dat de traditionele kennis van de DIVer over semistatische archieven aan het verdwijnen is door al die regelingen in het kader van het generatiepact. Er werken steeds minder ouderen.
- Wat mij betreft mag de Archiefwet snel wijzigen, principe van openbaarheid door over te brengen naar een archiefbewaarplaats of e-depot 20 jaar is niet meer van deze tijd.
- En de archiefsector moet echt een keuze gaan maken, gaan we voor erfgoed of toch voor de voorkant of allebei. Elke keuze heeft gevolgen, maar je kunt niet alle ballen in de lucht houden.
- Wel pleit ik voor een meer centrale infrastructuur in deze.
- Het voorbeeld van niet registreren had niet te maken met de beheersomgeving. Sommige ambtenaren ervaren een machtpositie ten opzichte van burgers en ondernemers door die mails in de eigen e-mailbox te bewaren. Deze cultuur is moeilijk te doorbreken. Gisterenavond in de NRC nog een prachtige bijdrage over deze ambtelijke cultuur, de WOB en staatsecretaris Van Rijn. Bij mij gaat het om een verkeersprobleem waar veel burgers mee te maken hebben en hij doet al jaren alsof ze niet bestaan. Tegen elke burger die hierover klaagt zegt hij : u bent de enige.
-
-
het is niet zwart/wit! Dit is een mooie discussie.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Het probleem in de Archiefwet is mijn inziens ook dat álle archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht en gehouden moeten worden. Het is 2017 en de informatie vliegt ons om de oren! Pogingen van DIV'ers en archivarissen om aan de Archiefwet te voldoen zijn volstrekt onrealistisch!
We realiseren ons vaak onvoldoende dat de medewerkers van andere afdelingen andere missies hebben. Andere passies. Ze staan 's morgens niet voor dag en dauw op om informatie te verwerken, te ordenen en te registreren. Ze hebben voor dit werk gekozen omdat ze kwetsbare mensen willen helpen, culturele initiatieven willen ondersteunen, parken willen aanleggen, voor schone en veilige straten willen zorgen, enzovoorts. Daar hebben zij hun handen vol aan! En dan komen wij aan met onze KPI's, DUTO-afspraken, TMLO-compliancy, Informatiebeheerplannen en spookverhalen over bitrot en niet-digitaal-duurzame bestandsformaten. Ze zien ons al aankomen...
Laten we eerst en vooral kijken hoe we hun kunnen helpen bij hun problemen en ambities! Desnoods leidt dit tot oplossingen die niet helemaal 100% archieftechnisch zuiver zijn, maar die wel iets opleveren. Zo werken we aan krachtige relaties met collega's uit andere vakdisciplines en krijgen wij het imago dat we ook daadwerkelijk komen om te helpen en niet om de les te lezen of hun opslagruimte in Outlook af te pakken.
-
-
geheel mee eens dat het werk geheel ten dienste moet staan van de burgers en hier een pragmatische weg in te kiezen.
Maar als je de burger centraal stelt, denk dan ook aan de burger. ICT moet het werkproces ondersteunen en eenvoudiger maken. Maar het tegenovergestelde gebeurt soms zoals bij de SVB en bij systemen digitaal parkeerbeheer.
-
-
"We realiseren ons vaak onvoldoende dat de medewerkers van andere afdelingen andere missies hebben. Andere passies. Ze staan 's morgens niet voor dag en dauw op om informatie te verwerken, te ordenen en te registreren. Ze hebben voor dit werk gekozen omdat ze kwetsbare mensen willen helpen, culturele initiatieven willen ondersteunen, parken willen aanleggen, voor schone en veilige straten willen zorgen, enzovoorts. Daar hebben zij hun handen vol aan!"
Om dat te kunnen doen hebben ze informatie nodig en leggen ze informatie vast. Handig is dan dat het te vinden en bruikbaar is. Op dat punt vinden we elkaar. Het één staat niet tegenover het andere.
Ik ben het van harte eens dat we praktische wegen moeten kiezen om het werk te faciliteren, te zorgen dat gedaan kan worden wat gedaan kan worden.
KPI's, TMLO, Baselines, DMS- en zaaksystemen helpen daar lang niet altijd bij. De ene keer zal informatie direct in goede, geordende en toegankelijke staat ontstaan en beschikbaar zijn; de andere keer is het niet nodig en de derde keer moeten wij er gewoon voor zorgen dat het alsnog in orde komt. Zo veel is er eigenlijk niet veranderd :-)De Archiefwet staat daar niet in de weg; wel de interpretatie er van. Daar kun je zelf wat aandoen ;-)
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
