BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Voorbeelden kwaliteitssysteem
Goedemorgen,
Zijn er voorbeelden van gemeenten die voortvarend bezig zijn met een kwaliteitssysteem (archiefregeling artikel 16) en deze al (deels) geïmplementeerd hebben? Ik zou graag in contact komen met deze gemeenten. Wellicht zijn er mogelijkheden om te sparren, of kan ik langskomen voor een werkbezoek. Ik hoor graag.
Vriendelijke groet,
Arco
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marja Disveld op
-
-
Permalink Antwoord van Christina de Bruin op
-
Beste Olga,
Ik werk niet bij een gemeente maar bij een omgevingsdienst, maar ook ik ben benieuwd naar de blauwdruk.
Alvast bedankt!
-
Permalink Antwoord van Kim op
-
Beste Arco,
Gemeente Alphen aan den Rijn werkt sinds mei 2016 zaakgericht en bij DIV zijn wij sinds november 2016 bezig met de ontwikkeling van een integraal kwaliteitssysteem die aan de archiefregeling voldoet. We hebben wel gekozen voor de praktische route, waarbij we het kwaliteitssysteem al geïmplementeerd hebben en focussen op het draagvlak en de commitment vanuit management lagen. We zijn nu bezig om deze praktijk vast te leggen in een kwaliteitshandboek.
Concreet controleert DIV steekproefsgewijs op alle afgeronde zaaktypen. We controleren op volledigheid (zitten alle documenten in de zaak) en juistheid (juiste documenttitel, documenttype etc) en hebben verschillende metrieken per zaaktype. Dit is in overleg gegaan met de organisatie en vastgelegd in zogenaamde kenniskaarten. Op basis van deze kenniskaarten worden de zaken gecontroleerd en de resultaten vertalen zich naar een maand-kwartaal en jaarrapportage. Inmiddels zijn de eerste kwartaalrapportages naar de hoofden verstuurd en vinden er gesprekken plaats om de onvolledige of onjuiste zaken alsnog te herstellen. De tweede kwartaalrapportage gaat begin september organisatiebreed verstuurd worden. Tot nu toe zijn de reacties positief en men ervaart het ook als een handvat vanuit DIV om hun zaak en archivering op orde te brengen.
Mocht je geïnteresseerd zijn in de aanpak van Alphen, laat maar weten. Wij vinden het altijd leuk om ervaringen uit te wisselen.
-
Permalink Antwoord van Edwin Russer op
-
Beste Kim,
Ik ben wel geïnteresseerd in de aanpak zoals jullie die bij Alphen aan den Rijn hanteren. Zou jij mij de benodigde documentatie kunnen sturen naar e.russer@utrecht.nl . In ieder geval heel veel dank.
Groet,
Edwin Russer
-
-
Goedemorgen Kim,
Ook ik heb veel belangstelling voor jullie aanpak. Wil je mij ook de blauwdruk sturen naar: jd.de.feijter@veere.nl?
Veel dank!
groeten van
Co de Feijter
-
Permalink Antwoord van Arco Vuik op
-
Beste Kim,
Kijk aan, dat klinkt goed! Wil je misschien wat documentatie met mij delen? Naar aanleiding daarvan kunnen wij beslissen of we interesse hebben in verdere kennisdeling.
Alvast bedankt!
Met vriendelijke groet,
Arco Vuik
arco.vuik@gouda.nl
-
-
Beste Edwin, Co en Arco,
Ik stuur jullie een 'blauwdruk' vandaag toe. Hierin kun je lezen hoe wij het hebben aangepakt en welke onderdelen van het kwaliteitssysteem bij DIV worden uitgevoerd en hoe de rapportages de organisatie in gaan. Er staan ook voorbeelden in van het dashboard en de gegevens die het systeem genereert.
Ik zeg er wel bij, dit document is opgezet nadat we alles hebben geimplementeerd, dus we hebben de bottum-up approach gedaan. Voor ons meteen een mooi moment om te toetsen of het voor 'buitenstaanders' een begrijpelijke aanpak is.
Omdat we merken dat er veel interesse is voor de Alphense aanpak in het kwaliteitssysteem heeft het MT I&A geopperd om een congres te organiseren voor alle geïnteresseerde gemeenten op het gebied van digitalisering. We zijn nu bezig om dit concreet te maken. Ik zal tzt informeren wanneer dit congres zal plaatsvinden, mocht je hierin geïinteseerd zijn dan ben je uiteraard van harte welkom. Tevens blijft de uitnodiging natuurlijk open staan om een keer langs te komen en het in de praktijk te zien. De afstand Gouda-Alphen is gelukkig te overzien :)
Met vriendelijke groet,
Kim Straaman
-
-
Beste Kim,
Ik ben ook geïnteresseerd in jullie aanpak. Zou je mij de blauwdruk willen toesturen?
Alvast bedankt!
Met vriendelijke groet,
Christina de Bruin
-
-
Beste Kim,
Ik heb de informatie nog niet binnengekregen op e.russer@utrecht.nl , wellicht dat de 'spamfilter' van de gemeente Utrecht iets te scherp staat ingesteld:-)). Zou je alsnog de informatie naar e.russer@gmail.com willen sturen? Dank alvast!
Kim zei:Beste Edwin, Co en Arco,
Ik stuur jullie een 'blauwdruk' vandaag toe. Hierin kun je lezen hoe wij het hebben aangepakt en welke onderdelen van het kwaliteitssysteem bij DIV worden uitgevoerd en hoe de rapportages de organisatie in gaan. Er staan ook voorbeelden in van het dashboard en de gegevens die het systeem genereert.
Ik zeg er wel bij, dit document is opgezet nadat we alles hebben geimplementeerd, dus we hebben de bottum-up approach gedaan. Voor ons meteen een mooi moment om te toetsen of het voor 'buitenstaanders' een begrijpelijke aanpak is.
Omdat we merken dat er veel interesse is voor de Alphense aanpak in het kwaliteitssysteem heeft het MT I&A geopperd om een congres te organiseren voor alle geïnteresseerde gemeenten op het gebied van digitalisering. We zijn nu bezig om dit concreet te maken. Ik zal tzt informeren wanneer dit congres zal plaatsvinden, mocht je hierin geïinteseerd zijn dan ben je uiteraard van harte welkom. Tevens blijft de uitnodiging natuurlijk open staan om een keer langs te komen en het in de praktijk te zien. De afstand Gouda-Alphen is gelukkig te overzien :)
Met vriendelijke groet,
Kim Straaman
-
-
Ik heb ook nog niets ontvangen... zou het echt aan de spamfilter liggen? :)
Arco Vuik
arco.vuik@gouda.nl
Edwin Russer zei:Beste Kim,
Ik heb de informatie nog niet binnengekregen op e.russer@utrecht.nl , wellicht dat de 'spamfilter' van de gemeente Utrecht iets te scherp staat ingesteld:-)). Zou je alsnog de informatie naar e.russer@gmail.com willen sturen? Dank alvast!
Kim zei:Beste Edwin, Co en Arco,
Ik stuur jullie een 'blauwdruk' vandaag toe. Hierin kun je lezen hoe wij het hebben aangepakt en welke onderdelen van het kwaliteitssysteem bij DIV worden uitgevoerd en hoe de rapportages de organisatie in gaan. Er staan ook voorbeelden in van het dashboard en de gegevens die het systeem genereert.
Ik zeg er wel bij, dit document is opgezet nadat we alles hebben geimplementeerd, dus we hebben de bottum-up approach gedaan. Voor ons meteen een mooi moment om te toetsen of het voor 'buitenstaanders' een begrijpelijke aanpak is.
Omdat we merken dat er veel interesse is voor de Alphense aanpak in het kwaliteitssysteem heeft het MT I&A geopperd om een congres te organiseren voor alle geïnteresseerde gemeenten op het gebied van digitalisering. We zijn nu bezig om dit concreet te maken. Ik zal tzt informeren wanneer dit congres zal plaatsvinden, mocht je hierin geïinteseerd zijn dan ben je uiteraard van harte welkom. Tevens blijft de uitnodiging natuurlijk open staan om een keer langs te komen en het in de praktijk te zien. De afstand Gouda-Alphen is gelukkig te overzien :)
Met vriendelijke groet,
Kim Straaman
-
Permalink Antwoord van Leuntje van Duijn op
-
Beste Kim,Wanneer er een congres plaats vindt dan willen wij, Leuntje en Olga, er graag bijzijn.
De uitnodiging kun je sturen naar lvanduijn@heemstede.nl en o.govers@bloemendaal.nl
We horen graag van je.
Met vriendelijke groet,
Leuntje van Duijn en Olga Govers
Kim zei:Beste Edwin, Co en Arco,
Ik stuur jullie een 'blauwdruk' vandaag toe. Hierin kun je lezen hoe wij het hebben aangepakt en welke onderdelen van het kwaliteitssysteem bij DIV worden uitgevoerd en hoe de rapportages de organisatie in gaan. Er staan ook voorbeelden in van het dashboard en de gegevens die het systeem genereert.
Ik zeg er wel bij, dit document is opgezet nadat we alles hebben geimplementeerd, dus we hebben de bottum-up approach gedaan. Voor ons meteen een mooi moment om te toetsen of het voor 'buitenstaanders' een begrijpelijke aanpak is.
Omdat we merken dat er veel interesse is voor de Alphense aanpak in het kwaliteitssysteem heeft het MT I&A geopperd om een congres te organiseren voor alle geïnteresseerde gemeenten op het gebied van digitalisering. We zijn nu bezig om dit concreet te maken. Ik zal tzt informeren wanneer dit congres zal plaatsvinden, mocht je hierin geïinteseerd zijn dan ben je uiteraard van harte welkom. Tevens blijft de uitnodiging natuurlijk open staan om een keer langs te komen en het in de praktijk te zien. De afstand Gouda-Alphen is gelukkig te overzien :)
Met vriendelijke groet,
Kim Straaman
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Hierbij geef ik ook mijn interesse aan, yvonne.welings@tilburg.nl.
Is het een idee om Herman Bongers van de gemeente Zaanstad te betrekken? Hij is de auteur van de handreiking.
Indien gewenst, kan ik een vooraankondiging breed mailen? Laat maar weten of jullie dat willen of liever het aantal deelnemers beperkt willen houden.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
