BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Voorbeelden kwaliteitssysteem

Goedemorgen,

Zijn er voorbeelden van gemeenten die voortvarend bezig zijn met een kwaliteitssysteem (archiefregeling artikel 16) en deze al (deels) geïmplementeerd hebben? Ik zou graag in contact komen met deze gemeenten. Wellicht zijn er mogelijkheden om te sparren, of kan ik langskomen voor een werkbezoek. Ik hoor graag.

Vriendelijke groet,

Arco

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 15 Maart 2017 op 11.40

Goede vraag. KIDO is pas in december 2016 verschenen. De meeste gemeenten kennen nog geen integraal kwaliteitssysteem, maar hebben wel gedeeltelijk hierin voorzien.
Voor mij is het ook nog een vraag war de scope is van het kwaliteitssysteem. Betrek je ook de personeelsadministratie in de cloud hierbij om een voorbeeld te noemen.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 16 Maart 2017 op 11.47

Voor de zekerheid plaats ik deze link https://vng.nl/files/vng/nieuws_attachments/2016/handreikingkido.de...

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Jan Bakker op 21 Maart 2017 op 7.57

Arco,

Doxis gaat in ABR-bijeenkomsten aandacht besteden aan kwaliteitssystemen; wat ik begrijp zijn er inderdaad nog maar weinig gemeenten die beschikken over een kwaliteitssysteem.

De handreikingen die er zijn boden mij te weinig houvast, dus ik ben aan de slag gegaan met Rodyn, de KPI's en ons eigen Handboek Vervanging. Het resultaat is m.i. een werkbaar praktisch document, maar of het voldoet aan alle eisen (zijn die er trouwens?) kan ik niet overzien.

In de Doxis-bijeenkomst op 13 april a.s. bij de gemeente Landsmeer hoop ik hierover meer aan de weet te komen.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Jan Wijnne op 23 Maart 2017 op 13.35

Onze organisatie heeft sinds 1 januari 2016 vervanging voor al onze archiefbescheiden die via het zaaksysteem naar het DMS gaan. Wij voeren op drie manieren kwaliteitscontroles uit:

- Aantal zaken gaan via een behandelstap archief (tijdens de stap archief worden een aantal onderdelen gecontroleerd).

- Steekproefsgewijs worden een aantal zaken gecontroleerd.

- Per afdeling wordt twee keer per jaar een controle gedaan op zaaktype (gebruik zaaktype, documenttype, termijnen etc).

We hebben gekozen voor een praktische insteek en niet vastgelegd in een strak 'kwaliteitsmodel'. Ik vind het zelf ook wel belangrijk om steeds weer verbeteringen door te voeren, ik zou het dus ook wel leuk vinden om er een keer over door te praten.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Olga Govers op 23 Maart 2017 op 14.13

Dag Arco,

De gemeente Heemstede en Bloemendaal hebben een kwaliteitssysteem ontwikkeld. Deze is door onze archiefinspecteurs positief omarmd en zou wat hun betreft als blauwdruk voor alle gemeenten kunnen gelden.

Neem maar contact op met Olga Govers (Bloemendaal) of Leuntje van Duijn (Heemstede) alias team GolD.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Arco Vuik op 24 Maart 2017 op 14.15

Dank voor jullie input! Ik heb inderdaad voldoende handreikingen gezien, maar de uiteindelijke stap naar de praktijk is toch wel groot. Vandaar mijn zoektocht naar goede voorbeelden. Ik heb inderdaad ook gezien dat VHIC en Doxis hierin kunnen ondersteunen. Wat betreft de scope ben ik van mening dat het kwaliteitssysteem geen doel op zich moet zijn. Door de scope zo groot mogelijk te zien, heb je maximale impact. Alleen focussen op zaaksysteem of DMS is denk ik een te beperkte scope. Maar waar de grens dan wel moet liggen, heb ik (nog) geen antwoord op. Iedere gemeente zal hier zelf een richting moeten bepalen.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Arco Vuik op 24 Maart 2017 op 14.18

Olga,

Ik ben erg benieuwd naar jullie 'blauwdruk'. Wil je mij een mailtje sturen? arco.vuik@gouda.nl

Alvast bedankt.

Groet,

Arco

Olga Govers zei:

Dag Arco,

De gemeente Heemstede en Bloemendaal hebben een kwaliteitssysteem ontwikkeld. Deze is door onze archiefinspecteurs positief omarmd en zou wat hun betreft als blauwdruk voor alle gemeenten kunnen gelden.

Neem maar contact op met Olga Govers (Bloemendaal) of Leuntje van Duijn (Heemstede) alias team GolD.