In het rapport van VHIC over de lokale risicoanalyse is het risico als volgt gedefinieerd:

Het potentiële nadeel dat de organisatie ondervindt door het al dan niet beschikbaar hebben van haar archiefbescheiden.

Een goed voorbeeld van dossiers, die risico's voor de organisatie bevatten, zijn personeelsdossiers. Veel overheidsinstellingen beschikken niet over een bedrijfsregister met gevaarlijke stoffen. Een dergelijk register bevat een overzicht van de gebruikte stoffen, hun gevaren en de vereiste voorzorgsmaatregelen. Als met kankerverwekkende, mutagene en/of reprotoxische stoffen of processen wordt gewerkt, gelden er aanvullende registratieplichten (Arbobesluit art 4.2a, 4.11 en 4.13). Voor kankerverwekkende stoffen of -processen of voor stoffen die als mutageen zijn ingedeeld komt daar nog extra registratieplichten bij, om vast te leggen en bij te houden.

Kijken we naar een gemeente blijkt het in de praktijk zeer moeilijk om de bewaartermijn van alle personeelsdossiers te bepalen. Want dan moet wel duidelijk zijn wie er met gevaarlijke stoffen werken. Voor de vroegere brandweer is dat duidelijk evenals de medewerkers van een afvalstoffendienst. In mijn blog over personeelsdossiers en gevaarlijke stoffen heb ik de risico's geduid. Die risico's zijn vooraf niet altijd duidelijk, maar kunnen later bekend worden zoals in het geval van het werken met chroom-6 verf.</p>

Vanwege het risico voor de organisatie is het legitiem om met de risicoanalyse een langere bewaartermijn te hanteren.