BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Voor de archiefinspecteurs onder ons...
Korte vraag: op welke manier/in wat voor programma/app houden jullie de inspecties bij? Wij werken nu met een excel-bestand, maar ik denk dat een wiki oid makkelijker is, hoe zien jullie dat? Is er software speciaal voor ons ontwikkeld?
Elk antwoord op prijs gesteld!
groetjes,
Bas
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Neem eens contact op met Frans Smit, zie ook jullie eerdere gedachtewisseling, en de informatie op de website van de VNG.
24 november organiseert BRAIN een themadag in Almere over dit onderwerp. Staat gemeld bij de evenementen.
-
Permalink Antwoord van Frans Smit op
-
Hallo Yvonne en Bas,
Op Archief20 heb ik een reactie gegeven op deze vraag van Bas.
De BRAIN dag vindt plaats in Almere op 28 november. De PR wordt door anderen gedaan maar hier kan ik alvast aankondigen dat een werkgroep van gemeentelijke archiefinspecteurs een eerste versie van een procesmodel voor archiefinspectie gaat presenteren. Dat is iets anders dan een checklist, een baseline, een matrix, een normenkader of een vragenlijst.
We laten ons o.a. inspireren door onze weerbarstige werkelijkheid, door kwaliteitsmanagement en door risicomanagement. En we hopen dat dit de start wordt van een hechte samenwerking en cocreatie (zo heet dat toch heden ten dage?) van archiefinspecteurs en hun omgeving, met als doel om de kwaliteit van archiefbeheer bij gemeenten op een hoger plan te tillen.
Hartelijke groet, Frans
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
Dag Bas,
Kan je misschien iets specifieker zijn? Wat bedoel je precies met je 'inspecties bijhouden'. Het inspectieproces, inspectieresultaten, kengetallen, benchgegevens?
Groet,
Marius jansen
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
Hoi Marius,
Het gaat me vooral om de verschillende werkprocessen van de inspectie. In Utrecht voeren we bijvoorbeeld integrale inspecties, follow-ups, thema-inspecties en specifieke onderzoeken uit. En net zoals bij de organisaties die we inspecteren willen we op elk moment een tussenstand van zaken kunnen geven als daarom gevraagd wordt, willen we zaaksgewijs werken (doen we overigens al zoveel mogelijk door het gebruik van zaakmappen op onze share, en het daarin opslaan van alle relevante documenten), en willen we gemakkelijk een overzicht kunnen geven van alle in jaar x uitgevoerde activiteiten voor een jaarverslag (en daarmee onze urenbesteding inzichtelijk maken voor, uiteindelijk, de burger).
Hier ligt ook een andere gedachte aan ten grondslag: als gemeentelijke archiefinspecteurs van Utrecht voeren wij op dit moment ook inspecties uit voor de gemeente Nieuwegein, en voor alle gemeenten die zijn aangesloten bij Archief Eemland, op basis van contracten/dvo's. Een ontwikkeling die ik in de toekomst zie toenemen, wederom in het gedachtengoed van bezuinigingen en centralisatie/regionalisatie van taken. En om dat professioneel aan te kunnen pakken moet ook ons werk zakelijker/efficienter opgezet gaan worden. Met tools/software die ons werk makkelijker en inzichtelijker maken.
Helpt dit iets?
groet,
Bas
-
-
Hoi Bas,
Helder, misschien heb ik wel enkele (simpele) suggesties. De volgen later vandaag (vanavond).
Groet,
Marius
-
-
Hoi Bas,
Zoals toegezegd voeg ik een heel simpel Excelbestandje (nog wel) bij waar je misschien iets mee kan. Besef heel goed dat dit nog veel functioneler kan (moet?) worden ingericht en uitgebouwd. Maar soms kunnen we met relatief simpele oplossingen al een heel eind komen. Het kan ook gemakkelijk worden aangepast op het model waar Frans Smit het over had en dat voor 28 november op de agenda staat in Almere. Maar misschien heb je zelf al iets geavanceerder.
- Bijlagen:
-
-
Dag Marius,
dank, ik zal de onze tot nu toe even bijwerken en ook hier neerzetten, dan kunnen we vergelijken. Ik denk dat het er om gaat welke metadata mbt de processen we willen vastleggen ;-)
groet,
Bas
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
